王金兰

摘要：无论是企业还是单位，都需要做好文书档案的管理工作。由于这些资料比较重要，种类繁多，其中涉及到了一些业务、人事变化、企业单位发展等多种信息，是各项管理工作开展过程中的主要依据。这也就给相关的管理人员提出了更高的要求。所以，在合理妥善保存的同时，管理人员还要总结文书档案管理工作的不足，看到现代社会的需求，基于此创新管理工作，总结出适合新时期发展的、高效率的管理方式，否则就会影响到企业的发展。本文将深入的分析文书档案管理工作中的创新方式。

关键词：文书档案：管理创新;策略分析

前言：文书档案的价值是不言而喻的，而在新时期，由于档案信息量的增加，种类的多样化等，都给管理人员带来了极大的挑战。所以为了做好这项管理工作，充分的发挥文书档案的价值，企业要重视文书档案的管理，并通过创新工作方式来提高管理效率。

一、文書档案管理工作的不足

（一）缺少专业的管理人员

虽然当前的文书档案管理工作正在朝着信息化的方向迈进，但相关的管理人员却不能胜任这项工作。部分管理人员甚至没有掌握专业的文书管理知识以及相关的技能，也不熟悉相关的计算机办公软件。同时，专门负责文书档案管理的工作人员数量比较少、对于这项管理工作的重视度不高，所以工作过程中经常会出现一些疏漏，影响到档案内容的真实性。在这种情况下，也就无法有效的提升文书档案管理的工作效率。

（二）重视度低

一些领导人员并不重视文书档案管理工作，为这项工作的技术含量低、不能帮助企业增加实际收益，也不能针对这项文书档案管理工作投入足够的资金、引进先进的设备，等等。在缺少重视度的情况下，相关的管理人员自然而然的就不会重视这项工作，在工作时也就不能尽心尽责。[1]

（三）管理制度不完善

当前，一些企业的文书档案管理工作不够有序，这与相关的管理制度不完善有一定的联系。由于没有明确的细化相关的管理程序，这就会出现一些管理上的麻烦。例如：放在档案室中的一些档案文件没有有序的分类、没有及时的进行数字化的录入、没有及时记录放置文件的时间、人员等。在出现问题后也不能快速的找到相关的责任人，这就会给各项工作的开展带来影响。

二、文书档案管理工作的创新策略

（一）分类管理、电子化保存

第一，要完善当前的管理制度，细化具体的管理流程。这个过程，必须要重视档案管理的分类工作，提出完善的分类管理流程。只有做好科学的分类才能够帮助人们快速的调用或是查看。由于各部门在发展的过程中产生的文书档案比较多，所以管理人员的管理分类要更加细致。

例如：传统的分类方式一般都是按年限分类的。但在部门比较多内容比较杂的情况下，要做到进一步的分类。如果是董事会的文书档案，那么可以细致的划分为董事会的决策、股票、会议等不同的类别。这种分类保存的方式，能够理清公司内部的结构，提高档案管理的明确性。

第二，要在纸质保存的基础上，引入电子档案保存的方式。否则一旦纸质文件被损毁，那么要想恢复或者查找就变得异常困难。要引入先进的电子扫描设备，这样才能够减少信息转化的误差，确保录入信息的准确性。虽然电子档案可能会出现信息泄露或是文件遗失的的风险，但如果做好加密保存，就能够避免这些风险。所以，针对一些较为重要的文书档案可以采取扫描录入的方式，保存电子档案，这样能够为分类管理提供更多的便利。

（二）加强安全防护、建立档案检索系统

该档案进行信息化管理的过程中，做好安全防护工作也是非常重要的。所以可以通过构建数字资料平台、建立防火墙等不同的方式，提高档案储存的安全性。还需要组织专业的新系统设计人员，设计相关的安全管理系统。防止黑客或是病毒入侵，为了防止信息丢失还要做好加密备份工作、以及纸质档案的保存。

此外，在实现信息化管理的同时，还需要调整当前的文件查询方式，进一步的完善检索系统。利用检索系统划分储存的各类文件，针对重点文件设置一定的查阅权限，防止信息泄露。

档案管理人员基于自己的权限，可以直接利用检索系统，搜索相关的关键词，查阅相关的资料。

相关的工作人员还要定时定期的管理或是维护安全防护以及检索系统，及时更新各种基础设施，替换掉老旧的设备。[2]

（三） 重视管理队伍的建设

在创新文书档案管理工作的同时，要招收更多年轻的管理人才。可以适当的提高人才的聘用门槛，提高管理人才的福利待遇，这样才能够吸引更多高学历高素质的人才。同时组织新旧管理人才，共同学习新的档案管理知识、各种计算机软件的操作技能等，进一步的提高他们工作的专业性。同时领导人员也要重视管理人才的意见，让他们提出自己的想法、或是提出一些工作上的困难，在主动讨论的过程中，提出一些创新的解决策略。对于一些可行性比较高的创新策略企业也要及时的采纳。[3]

结语：

要想创新文书档案管理工作，就要先发现管理过程中存在的问题，结合现实问题，在实践的过程中朝着现代化的管理方向转变，提出更多的创新策略。这个过程也要求管理人员拥有创新思维，重视管理工作。

参考文献：

[1]李秋芹.信息化背景下文书档案管理的创新[J].企业改革与管理，2018（02）：39+90.

[2]李玉梅.文书档案电子化管理的措施分析[J].理论观察，2018（04）：147-149.

[3]高青青.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].人力资源管理，2018（2）：207-208.