作者简介：史丹蕊（1982— ），女，汉族，河南周口人。主要研究方向：人事档案管理。

摘 要：机关事业单位在我国分别承担着各项任务与职责，在社会主义现代化建设当中是必不可少的一部分，是现代化建设当中的中流砥柱。而人是生产力发展的源泉，有人就有力量，一个事业单位如果想要创造出有价值的辉煌成绩，更是离不开人的努力与发展。而人事档案管理的作用是对事业单位当中的员工信息进行整理，管理以及保密而存在的，其中不仅仅包含了员工的学历经历，更有政治面貌，品德作风相关的文档材料。现如今现代化发展速度飞快，为了更好地适应时代的发展，发挥人的主观能动性与创造性，将事业单位发展的更好，所以需要将目光投向人事档案管理，从基础抓起，利用人事档案管理更好地筛选人才，挖掘人才，建立人才团队，让真正有本事有能力的人担任职务与项目，建设优秀事业单位，创造优秀成绩，所以现如今对于人事档案方面的信息化改革刻不容缓。本文主要着眼于机关事业单位在新形势发展之下人事档案管理还存在着哪些问题以及需要改善的地方，并针对问题找到专门的政策，更好地适应时代的发展与变化。

关键词：事业单位;人事档案;优化改革;信息化

社会在不断进步与发展，在新时代的发展背景之下，经济飞速前进，事业单位在迎来新发展与新机遇的同时，也面对着新的更多更重的挑战，为了更好地适应时代的变化与发展，各个事业单位开始对人力资源内部不断地进行查缺补漏，进行改革，促进事业单位的发展。在人事档案管理方面，经过观察可以发现各个机关事业单位对于人事档案管理的“应用”相对较少，对人事档案管理内容与作用的理解范围与方向较为狭隘，以至于在实践运用中无法发挥档案管理原有的作用与实力，出现“资源浪费”现象。对于人事档案管理的作用仅仅理解于对事业单位内部员工的经历，经验以及过往等进行简单的整理与梳理，通过事业单位所持有的档案为证明，维护自身权益等等方面认识较少。除此之外，人事档案管理更重要的是在于帮助事业单位明确对员工的认识，全面了解员工的思想品德，专业才干以及做事风格等等，帮助事业单位更好地打造人才队伍，促进事业单位事业的健康发展，基于以上几点原因，现如今的事业单位应当对于人事档案管理重视起来，不再将“经验管理”作为人事档案管理中的主要理念，改变固有的想法，结合时代的发展潮流与趋势，深入探索档案管理背后所暗藏的意义与作用，不断进行优化创新，促进事业单位的现代化发展，实现事业单位的长久化发展。

一、机关事业单位人事档案管理概述

（一）机关事业单位人事档案管理的特点

（1）全面性。人事檔案的内容包含着员工个人的履历，自传，考核评价状况，政治历史，奖励处分，入党入团，职位变化，工资变化，甚至于个人家庭住址与家庭成员等等各个方面相关的文件材料，能够全面记录员工的思想变化，成长状况，并且能够更好地展现员工的家庭情况，专业情况，个人情况等各个方面。人事档案如同员工个人的信息储存器，通过这些信息能够更好地反应个人的情况，为后续的工作提供参考性。

（2）现实性。人事档案管理工作中所包含的内容较为广泛，不仅包含了事业单位员工过往的经历以及表现，并且也会记录员工在职的专业情况以及培训情况，在后期事业单位在评选职称，人员考核以及鉴定方面都提供了很重要的依据，并且帮助事业单位更好地对员工有一个全面性细致性客观性的分析与了解，更好地为后期事业单位人事部门对于员工培训以及人才挖掘等等提供参考，作为正确使用人才，合理解决劳动薪资问题的一项重要依据，人事档案具有现实性的特点，是区别于其他档案的重要标志。

（3）动态性。事物的发展不是静止的，而是不断变化的。人事档案管理的内容并不是一成不变的，而是根据员工的自身教育经历，培训经历或者荣誉经历而不断变化着，具有动态性的特点，而正是因为人事档案管理不断跟踪员工的“足迹”进行实时变化，才能够给事业单位提供档案支持，供给各种评估数据进行参考。

（4）保密性。人事档案管理在内容方面对于员工的信息较为全面，而事业单位用人战略的制定与发展大部分根据人事档案上的信息进行安排，所以为了员工个人的信息安全以及自身权益，为了事业单位的战略发展以及未来发展，人事档案管理区别于其他档案管理，具有保密性的特点，不允透露与外泄情况的出现。

（5）真实性。人事档案管理内的内容在最后敲定与确定之时会经过重重审核与考察，确保材料内容的权威性与真实性，并且会杜绝各方势力对于档案中的内容进行修改，正因为其材料确定之时的严格，所以具有真实性的特点，才能够给事业单位在职位评选，荣誉分配，人才战略的制定等等各个方面给予参考。[1]

（6）流动性。人事档案管理与员工能够对应起来才有工作的意义，才能够发挥人事档案的作用，如果人与档案脱节，人事档案管理的工作人员不及时关注员工的动态或者变化。因此，在工作过程中，员工的档案根据员工的岗位变化以及工作变化而变化，坚持“档随人走”，工作或职位调动后的一段时间必须将员工档案转移到对应负责的人事档案管理的部门与人员手中，因此具有流动性的特点。

（二）机关事业单位人事档案管理重要性

机关事业单位中人事档案管理有着很大的作用与意义，不仅会参与事业单位内部员工的考核与审核，同时在人才培育，人才发展以及后期事业单位制定的相关人才发展战略都有着重大的借鉴意义。

为事业单位人事考核与培训提供信息参考。机关事业单位中人事档案管理当中的包含着较多的内容，除了包含员工在所在职位的事业单位的当中经历以及情况，还包含员工过往的学习经历，荣誉批评，以及所有各个组织不同考核评价的相关信息以及记录等都记录在档案之中，记录详细并且清晰，不仅能够反映出个人的岗位专业性，政治思想，工作作风等等，并且能够帮助事业单位对员工进行全面地了解与分析，能够客观而又真实地了解员工的考核情况，后期也可以针对员工的优点缺点开展有针对性地培训工作，让人力资源培训做到真得有效果。

促进事业单位人力资源的优化配置，建立专业“强劲”的人才队伍。人事档案管理客观而又真实地反映了事业单位员工的学历，经历以及发展，在开展人事工作时能够采取科学的手段，助力事业单位更好地完成人力资源方面的优化与配置，对事业单位内的人才结构与人才应用情况进行进一步的评估处理，分析与总结出未来事业单位关于人才储备干部，人才使用策略及规划等等一系列制定未来事业单位发展的用人计划，更好地帮助事业单位创造出更多的工作效益与经济效益，对于打造高素质专业化人才队伍，促进机关事业单位发展与提高都有着建设性的作用。

改革适应时代发展，不断持续推进进程。社会主义现代化不断建设，市场经济不断发展，在全球信息化发展的背景之下，行业转型，产业升级不断加快，对于机关事业单位而言，应当及时契合时代发展要求，及时进行转型。人事档案管理负责着整个事业单位员工的信息资料，在开展相关工作时格外注重系统化，科学化以及程序化的特点，有利于事业单位及时调整人才培育战略以及人力资源分配情况，帮助发现相关工作的不足，为高层领导进行决策时提供正确的信息，这对于未来机关事业单位的发展与改革来说有着重要的意义和深刻的作用。

保障员工个人权益的保护伞。人事档案中所记录的个人信息详细而又真实，保存着本人过去签字，事业单位入职任命文件或者相关荣誉记录以及文件等等，内容全面。如果员工在生活过程当中出现了损害自己利益情况的出现或者需要有关部门出示相关的证据或证明，都可以凭借档案为凭证，维护个人权益，保障个人利益。

二、新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理制度未完善

为了能够适应社会与时代的发展，各个机关事业单位进行大大小小不少的改革，对于其中的一些改革，我们不能否认改革过后的确带来了一些成效，但是回过头去观察与审核时，仔细发现其中依旧有很多的不足，尤其是在人事档案管理制度方面表现得相当显著。

现阶段事业单位的人事档案管理综合之前的弊端，设立了专门的部门与人员对于人事档案管理的工作事务进行专门负责，虽然取得了很好的成效，工作方面也有了一些提升，但是并没有建立与形成良好完善的管理机制与体系规划。没有专门的部门与人员对于这一部分的工作进行监管与监督，无法更好的保障工作质量，并且在工作的实施过程当中可以发现，在工作过程中经常出现工作人员像“流水线”形式一样的工作方式在所谓的“制度”方面进行游走，在这种情况下难以发挥改革与变化之后原本真实的作用与实力，除此之外，对于人才建设方面还有很多的问题，员工的思想方面去较为落后，对位职位的理解与所完成的工作的理解不到位，部门中相关工作的管理工作人员并不明晰职责的具体内容，缺乏具体并且有指导性地系统地规划，员工仅仅将人事档案管理的认识停留在简单的对于员工信息与过往经历进行简单整理的表面，并不了解背后所蕴含的“真实”意义与作用，认识度较低，除此之外员工在工作过程中没有明确的奖惩制度，致使员工在工作过程当中没有工作积极性，无法发挥员工本身的主观能动性与创造性，不利于工作产出与效益生产，进而影响到事业单位的发展与部门工作的管理与管理成效。

（二）人事档案管理信息化水平不高

现如今的我们处在信息化的时代当中，网络连接着世界各地不同的人，各种各样的程序，数据通过显示屏向我们展示着各种信息，从前遥不可及的事情现在已经成为我们的日常生活中的一项常见的事情所存在，面对时代得如此变化，人事档案管理并没有及时抓住机遇，需要进行进一步的改革创新。

面对时代给予的优越的机会，现如今的人事档案管理并没有抓住，大部分事业事业单位依旧选择保持原有的人事档案管理方法，仅仅利用人工将事业单位内的员工人事檔案进行简单的整合与梳理，例如纸质档案管理，经验性管理以及手工抄录等方法形式，但是这些形式方法并不能很好的对于档案进行及时的更新与完善，仅仅将目光与工作停留在表层，对于深层次可能带来的效益并没有研究，并没有抓住时代给予的机遇，导致档案信息化水平较低，信息化建设停滞不前。尽管一些事业单位已经对人事档案开展了信息化管理，但是在工作过程中仅仅局限于完成上级安排的任务与指标，并且在信息化的运用方面主要是以人事档案的储存与查阅为主，并没有发挥信息化背后的真实作用与意义，利用率较低，并且在现如今的人事档案管理当中，档案管理人员的思想方面也呈现落后的趋势，固步自封将自己处封闭于落后地带，并没有结合时代发展特点，结合信息化进行改革，忽视如果充分利用信息化后可能带来的高效与便捷，不仅浪费了工作时间，也无法创造出理想的工作效益，更多的是带来了许多不必要的资源浪费，让事业单位的用人以及运营成本不断地提高。

三、新形势下解决机关事业单位人事档案管理问题的对策

（一）完善机关事业单位人事档案管理制度

为了促进事业单位工作的运营以及对于人才的认识与了解，提高事业单位的经营效率，打造事业单位优良的工作作风，对于事业单位人事档案管理的改革迫在眉睫。现如今各个事业单位中关于人事档案管理制度并未形成良好的有关制度的建立，无论从人员还是从规章制度方面都没有明确的方向，为了能够更好地发挥人事档案管理的作用，应当尽快完善事业单位人事档案管理的制度。

没有规矩，不成方圆，应当不断建立健全机关事业单位人事档案管理机制与规章制度，结合事业单位的具体情况，初定“初稿”并应用于实践当中，从实践当中寻找问题，最后确定适合事业单位适合的人事档案管理的规章制度，帮助在之后的工作中实现工作效率的提高。事业的发展离不开人，人才队伍的建设对于未来事业单位的发展有着重要的影响，事业单位应该不断提高员工的思想素养，定期开展业务培训，加强员工的专业性学习，并且明晰工作内容与工作责任，做到“事有专人”，每一件事情都能够找得到人，不断加强总体队伍的发展与培养，建设一批高素养，有信念，有思想的人事档案管理专业人才。

（二）提高机关事业单位人事档案管理信息化水平

科学技术水平不断进步与发展，经济发展水平不断向前，信息化已经成为现如今社会与时代发展不可避免的潮流，面对如此趋势，事业单位应当抓住信息化的机遇，紧跟“互联网+”的潮流，加快信息化建设，实现产业优化产业升级，将信息化的特点运用在事业单位人事档案管理之中，发挥人事档案管理的真实作用与意义，以达到事业单位效益提高的目标。

新时期不断发展，数字信息不断产出，推广，普及应用到千家百姓当中，技术的进步改变了信息传递与存储的方式，数字化信息成为一大潮流趋势，为了能够更好地适应信息化趋势，提高人事档案管理水平，事业单位应当首先加大对于人事档案管理的资金支持，加强人事档案管理人员的工作环境建设，购置现代化的电子设备，为人事档案数据化与网络化提供创造的媒介，在硬件条件完善的前提下，有效利用信息技术，不断建设事业单位信息检索平台，将人事档案数字化，提高人事档案的存储，处理，检索的便利性同时也能供事业单位内进行简单的查询以及业务办理，不仅方便了事业单位内部的员工，同时减少了业务办理与查询的成本。

在事业单位人事档案数字化与信息化的过程中，我们也需要遵循国家发布的相关档案的法律法规，严格依法办事，拒绝法外之情的现象出现，格外注重人事档案的安全性，加强人事档案管理电脑的安全设置，外聘专门的技术人员作为指导加强对数据的加密以及对电脑的防护，对于电子人事档案的收集，整理，归纳，移动等等各个环节做好严格地管理与保密，确保人事档案管理的安全性，同时加强人事档案管理人员的思想意识，不得外漏事业单位内部的员工信息，明確奖惩制度，让人事档案管理的员工真正地将保密的原则根植于心，从客观与主观两个层次与方面保障人事档案的安全。

四、结语

我国正在不断地向前发展，信息化，现代化已经成为不可阻挡的发展趋势，面对时代的变化与发展，事业单位应当及时跟上步伐，及时对事业单位人事档案管理进行改革与创新。现如今人事档案管理内部的仍有不少问题，人事档案管理制度不完善，人员责任不清晰，人事档案管理方法落后等等，这些都是影响人事档案管理工作质量，限制人事档案作用发挥的重要的问题，都是需要我们去解决的，只有通过不断查缺补漏，不断进行开拓创新，寻找解决方法，结合时代发展方向与趋势进行改革才能更好地适应社会，才能够更好地给予事业单位参考资料，发挥事业单位的实力，不断提高政务服务水平。

参考文献：

[1]于文倩.事业单位人事档案管理的思考[J].黑龙江档案，2020（05）：41.