朱玮

摘 要：信息社会背景下办公室文书档案管理建立在電子信息技术应用的基础上，以文书档案信息资源为管理对象，做好文书档案数字化、网络化，以适应新型社会发展的现实需要。本文详细分析了信息社会背景下办公室文书档案管理存在的问题，以及改革探索的方面，并提出了信息社会背景下办公室文书档案管理的新探索，对进一步做好文书档案管理具有重要现实意义。

关键词：信息社会;文书档案;办公室

概述

信息社会，又叫信息化社会，是指以电子信息技术为基础，以信息资源为基本发展资源，以信息服务性产业为基本社会产业，以数字化、网络化为基本社会交往方式的新型社会。从信息社会的定义来看，主要涉及信息及数据的生产（包括采集、处理、存储）、应用（利用信息技术改造和提升传统产业）、保障（保障信息传输的基础设施及安全机制）。办公室文书档案是与科技档案相对而言的各类档案统称。信息社会背景下办公室文书档案管理建立在电子信息技术应用的基础上，以文书档案信息资源为管理对象，做好文书档案数字化、网络化，以适应新型社会发展的现实需要。

1 信息社会背景下办公室文书档案管理存在问题

信息社会，电子信息技术的快速发展和应用，极大地提升了办公室行政管理效率，也深刻地改变着办公室行政管理模式，使传统办公室文书档案管理呈现出诸多不相适应的问题，应给予足够重视[1 ]。从信息社会视角来看，目前办公室文书档案管理还存在：

1.1 文书档案价值评估亟待优化

信息社会背景下，文书档案的产生、应用及保障均与电子信息技术密不可分，但在日常管理过程中，注重文书档案的前端质量控制，末端利用的价值评估有待强化。重管理轻利用的现象依然突出，办公室OA系统的利用，极大提升了行政管理效率，但文书档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与单位的发展阶段不相匹配，文书档案数字化、网络化、信息化水平滞后，因此，需要不断调整和优化文书档案利用价值评估，逐步建立并完善满足单位实际运行需要的电子文书档案检索目录，借助信息技术，使办公室文书档案信息及其蕴含的价值得以发挥，从而发挥办公室文书档案在提升行政管理效率方面的应有作用。

1.2 文书档案管理人员素质薄弱

信息社会背景下办公室文书档案管理者需要较强的信息素养，不仅要掌握文书档案采集、处理及存储，还要熟练利用信息技术，将文书档案应用于改造和提升机关管理水平，并严格遵守办公室文书档案信息传输的设施及安全体制机制[2 ]。熟练掌握和应用电子信息技术，并将其与办公室文书档案管理融合起来，共同推动办公室文书档案管理朝着科学化、智能化、便捷化方向发展。

1.3 文书档案管理整体规范缺乏

信息社会，电子信息技术的应用，万物互联成为现实。办公室文书档案与其他业务工作也建立了紧密联系，信息孤岛被打破。但从现实情况来看，立足于单位职能，缺乏信息社会背景下办公室文书档案整体发展规划，缺乏相应的协作运行模式，尚未建立起“全生命周期”文书档案管理运行模式。

2 信息社会背景下办公室文书档案管理改革探索

信息社会背景下办公室文书档案管理从文书档案信息生产、应用及保障等各个方面进行改革，才能使办公室文书档案管理更加科学、更加系统、更具条理性。

2.1 树立系统管理理念

根据机关、企事业单位，以及社会团体等性质，立足办公室行政管理的现实需要，一是要牢固树立系统管理理念。建立“大档案”管理模式，制定统一的文书档案管理模式、工作标准，使文书档案编制及归档要求满足办公室日常管理的现实需要。二是要切实做好系统保障。既要做好办公室日常行政管理过程中产生的文书档案资料，还要及时将传统文书资料制成电子文档格式，并将重要电子文书档案进行备份，检索式文书档案则选择机读模式管理。三是要践行系统管理模式。在人、财、物等方面，全面打牢信息社会背景下办公室文书档案基础，即，办公室文书档案管理应坚持“专”“兼”相结合的理念，以其专职档案员管理为主，各业务部门配备1名兼职人员，协助做好文书档案收集移交;将信息社会背景下办公室文书档案管理所需经费纳入单位整体预算，给予必要保障和支持。注重信息设备的投入和使用[3 ]。如，针对重要文书档案的备份，既可选用U盘备份，也可选用磁带光盘备份，并作为文书档案存储建档介质。

2.2 推进“三全式”改革

“三全式”办公室文书档案管理是针对信息社会背景下文书档案面临的特点和实际，从文书档案的形成、归档及利用的全过程管理、全员式参与和全方位管理等理念的集中体现。

2.2.1 全过程管理。也即全生命周期文书档案管理理念，从文书制发到其归档、整理，直至最终的销毁，均应采用科学有效管理方法。信息社会对信息来源的准确性要求高，办公室文书档案归档时要统一归档方式及符号，如电子文书档案打印纸张选择，文书档案编号等，都需要严格规范运行。

2.2.2 全员式管理。办公室文书档案既来自办公室的日常行政管理过程中产生的具有保存价值的文书资料，也包括各个部门的产生的具有保存价值的文书资料[4 ]。因此，既需要专职档案员负责收集、管理，也需要各个部门配备相应的兼职档案员，并动员单位人员，严格按照办公室文书档案归档标准和要求，建立责任制管理模式，将文书档案管理责任到人到岗。

3 信息社会背景下办公室文书档案管理探索

信息社会背景下办公室文书档案管理存在着诸多非传统要素影响，也需要转变档案管理理念，系统构建新形势下文书档案管理模式，不断提升文书档案管理的能力和水平。

3.1 建立文书档案管理信息系统

从硬件和软件两个方面全方位建立文书档案管理信息系统。其中，硬件方面，就是要积极采购计算机，购置数码相机，扫描仪等相关设备，既要做好新增电子文书档案的收集、归档与整理，还需要做好已经归档的纸质文书档案的信息化、数字化转化。软件方面，则需要立足信息社会背景下，电子文书档案管理特点，建立专门的档案数据库，安装专门的文书档案管理软件，将其内嵌至办公OA系统，实现文书制作与文书档案管理的同步进行，从文书档案信息加工系统、存储系统到信息查询、保密系统的搭建，建立符合信息社会建设和发展需要的专门的文书档案信息管理平台，提升办公室文书档案管理的现代化水平。