刘萍

机关后勤工作是党和政府工作的重要一环，机关后勤档案管理更是集政策、保密、专业于一身的繁杂工作。随着政府自身建设的加强，机关后勤服务工作已经从服务型和保障性的边缘职能向具有核心意义的建设、监管的中心职能转变。因此，推进机关后勤档案管理规范化、科学化，夯实新时代机关事务管理基础，建设现代化的后勤管理“大数据库”，进一步推进公共机构节能、办公用房、公务用车、接待服务、后勤服务等信息化平台建设，不断提升机关事务智能化水平，更好地做好政府机关服务显得尤为重要。

1 机关后勤档案管理工作现状

一是后勤档案管理重要性持续强化。近年来，机关后勤档案管理工作取得重要进展，各级党委政府对档案工作的重视程度越来越高，各单位档案室建设日益标准，工作环境得到不断改善。二是档案管理信息化程度不断提升。档案工作的信息化建设有了新的发展，结合电子政务档案，档案管理系统软件逐步改版升级，档案工作信息化技术含量全面提升。三是档案培训专业化程度不断增强。对档案人员的培训工作细致深入，档案人员综合素质、专业化程度不断提高。四是后勤档案管理面临高质量发展新挑战。随着政府机关职能的转变、业务范围的不断拓展及部门间沟通交流的增多，机关后勤档案的信息数据呈现爆炸式增长，数据类型向多样化方向发展，档案管理工作内容发生了质的变化，档案管理者必须具备更专业的档案知识，掌握一定的信息技术处理能力，才能更加适应岗位的需求。

2 机关后勤档案管理存在的问题

2.1 机关后勤档案管理人员整体素质有待提升

现阶段机关后勤档案管理人员存在思想观念不与时俱进、专业化程度不高、档案管理效率较低的问题。档案管理工作者对自身的职业认同感较低，在实际工作中，部分档案工作者存在全局意识不强、开拓创新精神不足、对信息化专业知识钻研不深、在实践中提高自己的工作能力干劲不足等现象，这些落后的思想和行为降低了机关后勤部门档案工作的效率，对推进“服务型政府”的建设也造成了一定影响。

2.2 机关后勤档案管理与先进技术不接轨

机关后勤单位目前仍然实行封闭式的服务体系，服务对象主要是政府里的机关干部，对外接触少，档案管理人员走出去培训和学习的机会不多，大多数单位机关后勤工作依旧遵循传统的老路，档案整理、登记、归类、存储方式缺乏科学方法和先进技术支撑，导致机关后勤档案管理服务功能发挥不足。

2.3 机关后勤档案管理信息化制度体系不健全

国家档案局对档案信息化管理工作提出明确要求，为新时代机关档案管理信息化发展指明方向。但是机关后勤档案的实际信息化水平不高，新的制度体系仍不完善，结合信息技术的新制度、新技术更加欠缺，存在着档案的扫描、传真、保密及网络等技术比较落后的现象。部分机关后勤部门档案管理工作效率低下，导致一些重要的文件、数据无法按时存储和归类，甚至造成缺档、丢档的现象。

3 加强机关后勤档案管理工作的对策建议

3.1 牢固树立宗旨意识，提升机关后勤档案服务水平

一是后勤部门的档案管理要“暖人心”。档案管理员应该做到主动、热情、积极地为对方提供档案信息服务，做好档案查阅登记工作，遵守相关档案查阅规章制度，解决查阅人的实际问题。二是后勤档案管理人员要“细心”。要注重突出档案的规范管理，按照《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围及要求》等法律法规，专门对文书、会计、财务、声像等各门类档案进行补充分类和整理保管，把各项工作做到精准到位，严格把关和监督检查。对档案室基础设施及时进行排查检修，并定期检查档案材料，每天注意观察档案室温湿度，做好记录，防火防盗工作有没有做到位等，做到档案安全工作万无一失。三是后勤档案管理人员要“热心”。机关后勤部门本身就是服务部门，档案管理更应该将相关模式和经验应用到实际服务当中去。例如，机关后勤单位的餐厅和接待部门的档案管理员平日应注意收集就餐和会务人员的信息反馈、对就餐和会务人员的兴趣爱好等建立考核小组，建立职工就餐微信群等，随时征询相关人员意见，及时整理成册并加以整改。

3.2 增强机关后勤档案人员专业能力，推动档案管理工作转型升级

重视档案管理员的学习和培训。将参加上级档案管理部门组织的业务培训和本单位业务培训学习有机结合，熟练掌握政府金宏网与其它政务网的相关程序，对档案的收发、归档、存放、查阅等能准确、方便、快捷的操作。对于机关后勤的公务用车管理应当利用公车平台收集各单位公车信息，对单位所管辖公务用车有一个信息化和标准化的监督作用，通过查看档案材料中的备案合同、公务活动车辆租赁审批单等相关手续及制度建立情况，不但可以规范各部门的车辆租赁行为，而且可以提升公务用车使用效率，降低出行成本;而对于机关后勤单位的办公用房管理也应该发挥其档案管理的能动性，收集所管辖单位的办公用房面积、人员编制等信息，及时将公房相关数据上传到上级机关事务管理部门汇总。通过建立公房档案，对各个机关单位的办公用房使用标准、台账登记备案、动态调配管理等制度进行细化完善，以制度规范促进管理规范，促进机关后勤档案工作转型升级。

3.3 夯实机关后勤档案基础建设，提高信息化管理水平

一是要建立专门的档案室，档案室内应该配备相应的档案硬件设施，比如，智能移动密集架、移动柜、保密电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、复印机、湿温度计等及防盗设施、灭火设施等，达到“九防”要求，最大限度地提升档案保管条件;二是结合档案管理法律法规及规范，建立健全机关后勤档案管理标准化体系;三是全力打造档案信息化管理體系，建立智慧入档、智慧存储、智慧查找、智慧安防等多方位、全链条机关后勤档案智慧管理体系，促进机关后勤档案工作转型升级，是新时代档案工作的必然需求。

总之，在新的历史和环境挑战下，做好机关后勤档案管理工作任重而道远。要采取“走出去、请进来”相结合的方式，多听取相关专家对档案管理的先进理念，认真学习先进地区好的经验做法，更好指导档案工作的开展。要紧紧结合时代背景和发展要求，采取有效措施，积极探索机关后勤档案管理的新模式，树立新时代的机关后勤档案服务理念，打破机关后勤档案的“小而全”的状态，按照“制度化、信息化、标准化”管理思路，整合所拥有档案资源，提高档案利用效率，达到服务机关、服务社会、服务民生的目的，为服务型政府建设贡献档案力量。

（作者单位：青岛市城阳区机关事务局）