李妍花

摘 要：自然资源档案管理较为复杂，且随着国土资源的不断增长，其对管理人员的要求更加严格。对于这一新形势，如何有效提高自然资源档案管理效率是当前档案管理人员重点探究的问题。对此，本文作者结合自身多年工作经验，对如何提高自然资源档案管理效率提出了几点意见。

关键词：自然资源;档案;管理

新经济常态下，国土资源日益增长，传统档案管理模式已经无法迎合新时期档案管理所需[1 ]。《国土资源业务档案管理办法》第十六条中明确提出，国土资源管理部门必须要在推进档案管理工作不断规范的前提下，进一步强化档案管理信息化建设，促进管理效率的提升。面对这一要求，现代化、效率化、系统化的档案管理模式备受关注，提高自然资源档案管理效率不仅能够为开发、整理与规划土地资源提供可靠依据，而且在土地权属纠纷、违法占地行为认定与处理中发挥着不可替代的作用。

1 自然资源档案管理现状分析

1.1 历史档案资源有待整合利用

自然资源管理部门组建之前，涉及相关档案材料的管理工作通常是由水利、农业、林业、规划等不同部门负责，近年来机构改革推进，自然资源档案也由自然资源部门直接予以管理，而水利、农业等相关档案材料由原部门予以管理。

1.2 管理制度不完善

由于管理制度不完善，自然资源档案管理工作漏洞百出，主要表现为：其一，在移交、借阅、保密等方面，因规定不够严格，重要信息泄密、资料丢失的情况较多[2 ];其二，不规范整理档案、卷宗目录宗地号登记错误、不按顺序胡乱混合各载体档案材料，查找档案资料费时费力。

1.3 自然资源档案库房容量紧张

自然资源档案往往涉及诸多卷宗，尤其是针对不动产登记相关的档案材料，每年都以极快的速度递增[3 ]。现阶段，对于不动产登记档案，各地自然资源管理部门依据沿用传统的管理模式，档案管理工作表现出显著的分散性特征，加之库房容量始终有限，纸质档案的不断增多，馆藏空间不足、利用率较低、管理成本增长等问题日益严重。

1.4 自然资源档案管理人才匮乏

随着大数据、云计算等技术的日益成熟，我们进入了“互联网+”时代，自然资源档案种类多、数量大、业务强等特征日益凸显，对档案管理人员的要求日益严格。同时，各地区自然资源部门刚组建起，档案管理人员均为国土、规划等原职责部门档案人员之间转入，档案管理队伍的综合素质相对偏低，管理人员的创新能力和业务水平有待提升，实际工作中缺乏积极性。为了能够积极迎合自然资源档案管理新需求，应积极构建一支专业化、科技化的档案管理人才队伍。

2 提高自然资源档案管理效率策略

2.1 整合利用历史档案资源

如何有效整合与利用较为分散的自然资源历史档案直接关系到自然资源工作是否能够顺利进行[4 ]。首先，尽快对历史档案材料予以整合归档，同时对档案管理人员予以优化配置;其次，应当落实好历史档案材料的规范化移交工作，遵循规定的移交流程，確保历史档案的安全完整，以便于后期对其实施统一管理;最后，应当对历史档案信息化数据实施整合，依托于信息技术，利用局域网实现档案资源共享，当统一的自然资源档案管理系统成功搭建之后，再把这部分档案直接迁移到统一的数据库之内。对于没有移交到自然资源部的涉及水利和农业这类档案材料，要主动积极和相关部门展开沟通，建立档案共享机制，真正做到历史档案的有效传输和共享。

2.2 完善管理制度

结合《国土资源业务文件材料归档范围和档案保管期限表》《中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知》（厅字〔2009〕39号）和《电子文件归档和管理规范》（GB/T18894）等文件，不断完善《档案文件归档制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案统计制度》《档案库房管理制度》，以制度保障管理的顺利实现，确保档案管理工作所有环节都有章可循，有据可依。与此同时，相关部门也要做到与时俱进，不断创新管理理念、方法、手段和模式，特别是当电子文件问世后，更应严格遵循国家相关标准与要求，把行业标准落到实处，尽最大努力完善与自然资源相适合的归档制度。档案管理工作需尽可能做到专人专岗，参照规章制度展开有效管理。首先需加强管理，保证制度管理是针对每个人的，没有区别对待，单位领导与普通员工均要严格遵循。其次，从细微处着手，保证能够有效执行各项制度，把管理落实到思想上、工作上以及作风上，同时加强目标管理，把更多的时间与精力投入到长效管理机制的建立上。

2.3 构建多层次的数字化网络系统

新形势下，自然资源档案管理应加快数字化建设部分，积极引入信息化技术与互联网，构建多层次数字化网络系统：第一层，推广普及是主要目标，借助国土调查所获取的土地资源档案、建设用地档案等，借助外网进行广泛宣传与推广，以此来合理使用自然资源档案[5 ]。在第二层数字化网络系统下，积极引入新兴信息技术，构建数据库、云数据，解决库房容量不足的问题，并借助互联网进行宣传与推广。第二层次，构建自然资源档案管理内部局域网络，凭借这一网络便捷性、安全性等特性，同其他部门进行有效衔接，共建共享资源与信息，确保各项工作有序开展。第三层次，构建同其他职能机构对接的网络系统，对相关标准与规范进行完善，同其他职能机构共建共享档案信息，有效提高档案利用率。

2.4 提高档案管理队伍水平

为促进档案管理水平的提升，自然资源档案管理部门必须要致力于推进信息化建设工作，加快打造一支专业化的档案队伍[6 ]。从当前的实际情况来看，档案管理人员队伍综合素质能力有待提升，自然资源管理部门必须要更加深入地摸索和创新人才队伍建设方法。首先，应当积极开展多元化的培训教育活动，要求档案管理人员着重学习《国土资源业务档案管理办法》等相关文件，同时根据业务具体情况，对档案归档、收集等涉及的知识予以详细讲解。其次，档案管理培训内容必须要层次分明，与过去的档案管理工作比起来，档案信息化建设工作表现出极大的复杂性，风险较高，因此培训的主要内容必须要涉及档案理论知识、法律以及信息化技术等方方面面。最后，应当尽可能吸引更多优秀人才，通过建立完善奖惩制度来发挥出人才的工作积极性和主动性，有效留住人才，确保档案管理队伍的稳定性，为促进自然资源档案管理工作效率提升提供坚实保障。