杨祥 杨蕾

摘 要：随着现代信息技术的快速发展，企业较多的业务均采用电子的形式进行统一管理，逐步实现了由传统纸质到电子化管理模式的转变，由此也引起了文件归档介质与方式的转变。而业务信息系统的建设缺乏电子文件管理功能，导致了其归档管理遇到了诸多的困难。本文在对电子文件管理相关知识学习的基础之上，结合公司运营管理的实际情况，对电子文件管理的相关工作经验进行了总结。

关键词：企业;电子文件;管理

随着办公自动化的不断推进，企业越来越多的文件信息都以电子的形式存在，相应也对电子文件档案管理提出更高要求。电子文件不仅成为经济社会发展的重要组成部分，也在一定程度上影响了企业电子文件的管理和创新。因此对于企业而言，如何做好电子文件的收集、归档和管理成为了企业必须解决的现实问题。特别是企业档案管理部门应该主动适应时代发展趋势，将电子档案管理作为主要工作方向，充分认识到电子文件管理的重要性，解决在电子文件档案管理过程中出现的各种问题，进一步提升企业电子文件档案管理效率。

1 基本概念与特点

1.1 电子文件定义

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.2 電子文件特点

电子文件与传统的纸质文件存在着明显区别，由于电子文件更依赖于现代信息技术，因此其自身也体现出以下几方面特点：

1.2.1 依赖性。电子文件的生成过程需要依赖一定的数字设备，由于不同历史时期信息技术的发展水平不同，相应产生的数字产品也存在一定的区别，特别是在软硬件更新换代之后，不同产品之间存在一定的兼容性差别，这就造成了电子文件在存储读取过程中对于原有的硬件设备和软件环境产生了依赖性。随着网络信息技术的不断发展，这一问题可能会得到系统的解决。但以现有的技术条件电子文件在生成和运行过程中还是对原始环境有较强的依赖性。

1.2.2 非直读性。电子文件与传统的纸质文件不同，不能直接进行阅读和信息获得，需要借助一定的软硬件设施才能够获得电子文件的相关信息，这就需要采取不同的手段和措施，保持电子文件的长期可读性，需要对原有的软件设备进行留存。

1.2.3 分离性。虽然电子文件也依附于一定的载体，但载体对于信息内容不具有原始性。因此，电子文件与载体结合的相对松散，甚至电子文件通过一定的软硬件设备，可以以其他载体的形式存在和读取使用。

1.2.4 复杂性。随着网络信息技术不断发展，电子文件的种类和形式也越来越多，进一步增加了企业对电子文件管理的难度。加之电子文件背景信息对文件的真实性和完整性产生的至关重要的影响。因此，在电子文件归档过程中，需要人工采取相应的技术手段对电子文件进行归档。

1.2.5 便利性。电子文件是在网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，在标准化的前提之下，电子文件可以通过一定的信息技术实现信息共享，这一信息共享不受到时空限制。

1.2.6 安全性。电子文件的信息安全对电子文件保管和使用至关重要。因此，在采取必要的管理措施之外，还应该提升档案管理人员的安全意识，并采取必要的技术手段实现电子文件存储、保管和传输的安全。

2 电子文件管理面临的问题

2.1 技术问题

电子文件的安全性和计算机保密技术息息相关，存在着不安全的隐患，由于电子文件对信息技术和软件设备具有较强的依赖性，电子信息在传输过程中容易受到病毒侵袭和黑客攻击[1 ]。在存储过程中也存在数据丢失，数据乱码等问题，这在一定程度上给电子文件的安全管理带来了诸多不便，而且在保管过程中，电子文件具有一定的保管期限，文件载体也具有一定的寿命周期。此外，电子文件的载体易损坏，稳定性能较差，如遇到质量较差的磁盘，会影响电子文件的可读性和寿命。

电子文件在收集整理管理使用过程中会受到多重因素的影响。一是在电子文件收集过程中，部分企业的档案管理人员对于电子文件的背景信息和元数据重视程度不足，导致部分档案信息不够系统完整。特别是随着网络信息技术的不断发展，电子文件的技术环境发生了深刻变化。信息技术发展越快，电子文件的形式和载体就越多，一旦电子文件离开了特殊环境，就难以对其进行系统的利用和开发。二是在电子文件管理过程中受到网络信息、人员、规章制度等多方面影响，也在一定程度上影响了档案信息的安全性，未来如何保障档案信息安全，必然成为企业档案管理部门必须思考的现实问题。

2.2 管理问题

在对电子文件的管理过程中，由于未能引起人们足够的重视，部分企业在电子文件管理过程中忽略了与电子文件管理相配套的措施，致使企业电子文件在管理过程中出现了信息丢失问题。企业在电子文件管理过程中没有形成相应的电子文件备份，一旦物理环境或软件信息系统出现故障，难免存储在硬盘或计算机系统的文件出现丢失或损毁问题。同时，部分企业在电子文件管理过程中，没有看到电子文件与纸质文件共同归档的重要性，也容易在电子文件管理过程中出现文件丢失或损毁的问题。

3 电子文件管理的建议

3.1 提高科学管理的认识

不少企业档案工作者都把重点放在保管档案的数字化上，很少顾及企业业务工作产生的电子文件管理，这样就加剧了信息处理现代化与档案管理手工化的矛盾，使得档案工作始终没有摆脱被动服务的状态。新形势下，企业管理者应给予电子文件管理足够的重视，加速推动企业电子文件信息化管理进程，结合电子文件管理的实际需要，对相应的制度机制进行完善和创新，确保电子文件能够得到安全有效的保护和使用，避免电子文件浪费。

3.2 加强信息安全管理工作

电子文件在管理过程中应将信息安全作为重要方面，加强对电子文件的安全防护，确保电子文件的原始性和真实性。目前这方面的技术主要有：签署名技术、加密技术、身份验证、防火墙等，这些技术措施对于保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密都具有明显的效果。因此在信息系统建设的过程中需加强对信息系统的管理，确保电子文件的安全。要提高信息安全意识，根据企业保密管理的相关要求，电子文件档案管理人员应该系统学习相关保密知识，主动地运用到电子文件管理之中，防止出现电子文件内容失密、泄密[2 ]。同时要采取身份认证、数据备份、防火墙都多重安全措施，切实保障电子文件信息安全。

3.3 确保完整性和真实性

电子文件完整性的主要问题是电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失。为此，在档案收集过程中，一定要做好衔接，既要明确档案收集的范围，也要与企业其他部门沟通，规定档案收集时间，通过完善电子文件档案收集制度，更好地约束档案收集行为。在档案收集的基础之上，为了确保档案电子文件的完整性和真实性，还要定期对电子文件进行存档，对于更换或调整载体的电子文件要采取专门的备份措施。对于电子文件的任何修改、传输和操作都应该进行登记备案，以防止对电子文件内容进行恶意删改，从而造成不必要的损失。

3.4 开展鉴定和归档

电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要包括识别文件价值和区分文件真伪，只有那些对本单位工作具有利用价值的才有保存价值，档案部门所保管的电子档案，应当是真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。文件编制部门必须将电子文件归档，以保持该电子文件的原始性，维护电子文件的凭证价值[3 ]。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件内容的完整性、文件办理过程的完整性等。归档可以完全打破传统的归档方式和工作方法，利用文档信息管理系统，及时将生成的电子文件进行在线接收与归档，以此保证电子文件的归档的及时性与完整性，其工作流程如图1所示。

总结

随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件作为一种新的重要的信息资源会倍受青睐，一些困扰着我们的技术难题也在逐步解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员需要思考的重要问题。

参考文献：

[1]刘家真编.电子文件管理——电子文件与证据保留[M].北京：科学出版社，2009.

[2]冯惠玲编.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2007.

[3]刘越男编.建立新秩序——电子文件管理流程研究/当代档案学理论丛书[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

（作者单位：大亚湾核电运营管理有限责任公司）