沈洁

摘 要：新冠疫情作为重大突发性公共卫生事件，对各行各业工作秩序都带来了重大冲击，轨道交通档案管理工作面对特殊形势，积极应对，努力探索，针对处于空白状态的防疫档案收集整理工作梳理出一套切实可行的工作方案和机制。本文就此做一探讨，以期供今后有关工作参考。

关键词：防疫档案;轨道交通;收集整理

2020年突如其来的新冠肺炎疫情给人们的生产和生活带了前所未有的影响。在这场全民参与的防疫抗疫阻击战中，各行各业共克时艰，与病毒全力斗争，尽最大努力保障社会生活有序开展。上海轨道交通在新冠疫情期间，贯彻黨中央国务院和市委市政府各项决策部署，广大员工凛然逆行、众志成城，实现地铁乘客零感染、员工零感染，为各行各业复工复产提供了坚强保证，也留下了大量具有保存价值的文件材料和影像资料。这些资料不但是上海地铁防疫工作的真实写照，也为今后上海轨道交通系统总结经验教训，再上新台阶提供了基础。因此，防疫资料的收集和整理尤为重要。根据上海市档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的实施意见，申通地铁作为疫情防控档案成员单位（市档案馆接收范围），在疫情平稳期间开展防疫档案的收集和整理。防疫档案工作以围绕企业中心任务、服务企业需求为着力点，履行好档案部门的职责和使命，收到了较好的效果。

防疫档案，是指在防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录[1 ]。上海轨道交通防疫档案涵盖特殊时期地铁客流组织和行车安排、项目建设复工复产、设施设备防疫要求、经营项目管理调整、员工思想动态疏导等各方面。疫情开始蔓延时，笔者尝试查阅2003年“非典”时期相关档案，但是遗憾地发现：由于过去缺乏规范、监督等原因，“非典”疫情期间所形成的各类文件材料没能及时收集和有效管理，只能在年度报告等重要文件中找到部分段落，大部分与生产运营相关的防疫档案散失、损毁，甚至未纳入收集归档范围，给档案资源建设和日后查考带来了损失和不便。因此，在防疫过程中提高档案意识，做好防疫档案的收集归档、管理与服务工作，是档案工作的当务之急。在疫情暴发和存续期间，完整、齐全地收集防疫档案，可以记录疫情防控工作全过程，为掌握疫情状况、调整防疫策略、查考有关事项提供依据和凭证。疫情结束后，这些档案可被用于运营的案例研究、完善管理制度、认识规律修补短板等，为今后预防和应对类似疫情提供经验教训以及储备知识。如何收集和整理这些档案，是档案战线工作人员近一个阶段研究的重要方向和目标。根据上海市档案局《关于贯彻落实〈国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见〉的实施意见》[2 ]等文件要求，笔者在工作实践中摸索，整理出一些可行性较强的档案收集整理方案和路径。具体包括以下几个方面。

1 防疫档案收集整理应坚持正确的工作原则

防疫及其档案管理具有事发突然、涉及面广、不确定性强等特点。针对这种情况，要做好防疫档案的收集整理工作，应坚持正确的工作原则，确保这项工作有序进行。具体应坚持三项原则。

1.1 统一领导、协调沟通的原则

防疫档案的收集来自于轨道交通建设、运营、经营等不同板块、部门和单位，各有特点。开展防疫档案的收集，应由档案部门牵头，设立临时性的防疫档案综合协调小组进行，可将各单位及各部门现有的专兼职档案人员纳入该临时协调小组，由档案工作人员进行指导。

1.2 各负其责、过程控制的原则

按照“谁生成、谁归档”的要求，对防疫工作或防疫活动产生并形成的档案资料，派专人管理，防止造成防疫档案多头管理或无人管理的极端情况。临时协调小组按疫情发展的程度采取月度、季度或年度的时间节点开展定期的防疫档案自查、互查、指导、监督。

1.3 完整收集、科学利用的原则

防疫档案的收集应做到“应收尽收”，各单位档案工作人员应主动出击，不但注重档案收集的覆盖面，更要重视归档防疫材料的齐全性。同时利用档案信息化管理系统对防疫档案做好数字化加工和录入，便于统计及后期的共享利用。

2 上海轨道交通在防疫档案收集整理工作中的做法

2.1 强化档案意识

防疫档案工作得以顺利起步并开展，得到了集团公司领导的重视和支持，将防疫档案的收集和归档列入整个疫情防控工作体系之中。

各下属单位在防疫攻坚战中处于防疫处置的最前线，他们保存并能提供与防疫全过程直接相关的档案材料，同时具备足够的业务能力，通过防疫过程中的具体事件进行档案收集和分析，产生具有参考价值的报告。此项工作起动后，各有关单位高度重视，安排专、兼职档案人员参与此项工作。档案部门对专、兼职档案人员进行宣传贯彻及业务培训，并由各单位档案管理人员进行单位内的二级宣贯（宣贯流程如下图一），确保防疫档案工作落实到全体工作人员，为后续工作的开展打下了坚实的组织基础。

2.2 构建工作机制

按照防疫档案“应归尽归”的原则，由档案部门制定《上海申通地铁集团有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案——归档范围和保管期限表》，为防疫档案收集工作的具体开展指明了方向。由于疫情的突发性和发展的不确定性，同时防疫材料涉及门类广、来源复杂、载体繁多，归档范围无法一次性界定。实践中，以整理现有文书材料为切入点，由档案收集单位根据半年积累的与疫情相关的收文和发文，找出规律并草拟归档范围大类，然后根据收文处理涉及的单位（部门）和发文单位（部门），由专、兼职档案人员深入业务部门调研防疫工作产生的材料，拟定重要程度;最后由档案部门进行合并归类，确定大类并细分归档范围二级目录及三级目录，同步制定保管期限表。同时，文书类防疫档案分类也可参考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围与档案保管期限表》[2 ]，结合自身企业疫情防控工作特点，主要包括：上级机关和单位领导在防疫工作和活动中的重要决定、通知、指示和批示，印发的各种文件;上级单位对各业务方面防疫工作进行监督指导时形成的工作方案、情况报告、调研材料、重大措施实施情况记录及报告等;集团在疫情开始之际及过程中成立领导机构、工作小组、专项小组的文件;各类与防疫工作相关的会议记录、会议纪要;集团领导层作出的重要决策、实施方案、总结、报告、简报、新闻宣传材料等。