张立云

摘  要：当前电子档案管理模式运用于企事业单位档案管理中，以往纸质档案管理模式逐步退出运用。电子档案的特点是高效、便捷，大大提升了档案管理工作的准确性和效率。为此，本文分析了企事业单位应用电子档案开展档案管理工作的特点，以及电子档案在企事业单位档案管理中运用存在的问题及对策，旨在体现电子档案的优势作用，推动企事业单位的档案管理工作更上一层楼。

关键词：电子档案  企事业  档案管理  运用

中图分类号：D630           文献标识码：A            文章编号：1674-098X（2021）04（c）-0185-03

The Application of Electronic Archives in the Archives Management of Enterprises and Institutions

ZHANG Liyun

（Jining Yanzhou District People's Hospital， Jining， Shandong Province， 272100 China）

Abstract： The current electronic archives management mode is used in the archives management of enterprises and institutions， while the previous paper archives management mode is gradually withdrawn. Electronic archives are characterized by high efficiency and convenience， which greatly improves the accuracy and efficiency of archives management. Therefore， this paper analyzes the characteristics of the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， as well as the problems and countermeasures in the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， in order to reflect the advantages of electronic archives and promote the archives management of enterprises and institutions to a higher level.

Key Words： Electronic archives; Enterprises and institutions; Archives management; Application

传统的纸质载体的档案对纸质材料的标准十分高，要确保纸质材料不易破损、质量优、可以耐腐蚀等。随着信息技术的不断发展，人们愈加注重大数据处理技术的应用，电子信息技术得以普遍的应用，这使企事业单位的管理工作变得更加便捷化。当前时期，企事业单位逐步关注电子档案管理技术，广泛地运用电子档案管理系统，不但提升了工作效率、降低了劳动力成本支出，而且提高了信息资料查询的便捷性，从而能够推动企事业单位在激烈的现代化社会竞争中处在优势地位。

1  电子档案的优势作用

1.1 降低了环境污染率，提升了工作效率

相比纸质档案，电子档案跟绿色发展的标准相适应，能够重复应用，以及无需纸质材料传输和记录信息，这使纸质档案的储存空间显著节省，降低了碳排放，形成了可应用、方便溯源和探究的高质大数据信息[1]。不但节省了财力、物力、人力，而且切实实现了档案管理效率的提升。

1.2 提高了存储空间，可以尤为便捷和精准地应用档案

应用电子档案，确保档案摆脱地域和实体（件、卷等）的制约，例如能够以电子档案管理系统分类管理以及应用开放档案或涉密档案，档案的应用和提供非常准确，档案管理工作者能够授权应用者，以及能够指定档案信息为某个页或某一行。在如此的模式之下，档案应用者可以在异地应用档案，以及档案应用者仅仅可以应用自身权限范围或被许可浏览的档案内容，这不但提升了档案的保密性水平，而且可以为应用者提供尤为精准和高效的服务。

1.3 减小了人工操作的失误率，提升了归档效率和质量

在大数据的社会发展形势下，电子档案的应用非常广泛，结合自身的归档需要和归档范围，针对业务和办公系统生成的元数据或电子文件，根据行业或国家指标设计有关系统的自动检测、接收、采集、校验等功能[2]，系统根据既定的归档原则自动对电子档案实施分类，划定编号、组件、保管期限等[3]。结合计算机程序一致地处理档案数据信息，不但减小了人为判断的失误概况，由源头搞好归档工作，保障体现档案的应用价值，大大提升了档案的归档效率和质量。

2  企事业单位应用电子档案开展档案管理工作的特点

2.1 企事业单位应用电子档案开展档案管理工作具備普遍化特点

信息化社会使人们的生活行为习惯出现了非常大的变化，其深刻影响到企事业单位的档案管理。纵观我国档案工作的发展现状而言，电子档案“单套制”[4]管理业已逐步推广和运用，档案归档并非运用以往的方式，而是结合现代化网络体系，运用信息化处理方式，这提升了工作效率和降低了工作者的劳动量。并且，电子档案跟绿色发展的标准相适应，能够重复复制、运用，勿需纸张传递和记录信息。鉴于此，企事业单位应用电子档案开展档案管理工作普遍化特点。

2.2 企事业单位应用电子档案开展档案管理工作具备集成化特点

电子档案在企事业单位档案管理中的运营，仅仅需要做好整理以及录入工作，档案管理工作就可以完成。因此，数据的整理、录入、运用都具备集成化特点，如此的集成化特点使电子档案能够共享，从而提升了电子档案信息的服务价值。高效性和完整性是电子档案信息系统的显著特点，换言之，企事业单位运用电子档案管理模式进行档案管理工作，能够有效地体现电子档案管理系统的高效性和完整性。鉴于此，企事业单位应用电子档案开展档案管理工作具备集成化特点。

2.3 企事业单位应用电子档案开展档案管理工作具备动态化特点

企事业单位应用电子档案开展档案管理工作具备动态化特点，具体来讲，主要体现在下面几点。一是电子档案可以动态化采集信息。在采集完数据信息之后，可以实时向数据库放置，此过程要求的时间十分短暂，因此，档案数据库有着实时更新的作用，如此的动态化采集档案信息的作用是以往档案管理模式难以企及的。二是电子档案信息处理的动态化。在数据库放置档案信息之后，数据库能够迅速处理收集的数据信息，并且在数据处理过程中防范人为操作失误形成，从而大大提升了档案管理效率。三是电子档案信息公布的动态化。在收集和处理完数据信息之后，相关数据信息应用者能够结合自身的要求选择数据信息，从而提升了数据运用的灵活性。

3  电子档案在企事业单位档案管理中运用存在的问题及对策

3.1 电子档案在企事业单位档案管理中运用存在的安全问题

无论是以往的纸质档案，还是当前的电子档案，档案安全问题一直是我们开展档案管理工作者需要高度关注的一个问题。由于电子档案具备操作简便和灵活性等特点，企事业单位运用电子档案提高了便捷性和数据信息的可改动性。同时，电子档案管理的媒介载体是网络，因此较易遭受网络攻击，并且由于电子档案可以被重复复制，因此较易泄露或流失数据信息[5]。鉴于此，电子档案在企事业单位档案管理中的运用需要实施下面的一些安全对策：一是实现电子档案管理技术水平的持续提升。电子档案管理系统应有效地整合各种业务系统形成的数据信息，确保统一、集中、准确处理档案数据信息，并且实时更新和升级管理系统，从而不断完善电子档案管理系统的缺陷。二是注重建设电子档案系统的安全保障机制。应根据我国有关信息系统安全级别保护规范和涉密信息分级保护要求实现安全保障机制建设的规范开展，及时对服务器的运行情况进行监测，强化电子档案管理系统的防护，定期升级杀毒软件以防范病毒感染。三是实施电子档案的异地异质备份。转换电子档案管理系统中存入的电子档案为适宜长期保存标准的储存格式，结合数据信息的重要性大小应用离线、在线等各种备份形式，应用各种备份介质（磁盘、磁带、光盘等）时需定期对电子档案的安全进行检测。总之，上述的有关对策可以保障电子档案的安全，增强档案管理工作者的安全观念，是提高电子档案管理效果的理想举措。

3.2 电子档案在企事业单位档案管理中运用存在规章制度缺乏的问题

因为大数据处理技术的应用还处在初级阶段，尽管企事业单位的领导能够明确电子档案管理的价值和意义，注重在企事业单位运用电子档案，可是企事业单位未曾建构一套标准、完善的电子档案管理规章制度，这导致相关工作者在工作过程中缺少可以遵循的根据，从而较易形成各种问题。例如，由于没有制定电子档案的归档标准和范围，因此较难判定电子数据信息的收集是否准确、完善，这往往要求拿出更多的时间和精力去收集信息，并且收集的不少电子文件可能不属于归档的范围，要么是电子文件跟归档管理标准不符合;企事业单位的电子档案管理规章制度缺乏，企事业单位的相关工作者难以明确自身可以查看或拥有的电子档案是否可以下载和传输，企事业单位电子档案的管理与运用缺少共享性，存在无序状态。为此，企事业单位电子档案的管理和运用务必完善一套规章制度。具体如下所述：一是制定电子档案的归档管理制度。清楚界定一系列电子档案的归档质量标准、归档程序、归档范围等，保障电子档案的应归尽归，以及确保电子档案的数据质量与长期保存标准相符合。二是制定电子档案的应用制度。明确电子档案的应用審批程序、应用权限以及电子档案管理的义务与责任。三是制定电子档案的保密和安全制度。依规管理电子档案的系统运维、信息发布审核、保密管理、数据备份、数据接收、数据移交等工作[6]。四是企事业单位领导层有效落实电子档案管理规章制度，实现电子档案管理地位和作用的提升，让有关工作者高度重视，懂得以电子档案管理数据信息。

3.3 电子档案在企事业单位档案管理中运用存在的人才缺乏问题

当前时期，企事业单位档案管理工作者的综合素质和业务能力都较低，不少工作者只是熟悉传统纸质载体的档案管理工作，或者是仅仅懂得简单的电脑操作，他们的信息处理技能和专业素养亟需完善，他们的信息化素养跟电子档案管理的标准还存在非常大的差距。也恰恰是由于相关工作者素质和能力的参差不齐，因此才阻碍了企事业单位电子档案管理工作的有序开展。我国非常注重人才的培养，电子档案的管理也要求具备高素质和高技能的专业人才[7]。国家档案局在数字档案馆建设中渗透人才保障的内容，需要各单位根据实际需要主动组织档案管理工作者的信息化素养、业务能力培养。为了强化电子档案的管理和应用，务必培养一批具备强烈责任心、实际操作技能、丰富理论知识的管理人才，只有培养懂得电脑操作和档案管理知识的复合型人才，才可以有效地解决企事业单位电子档案管理中碰到的挑战或问题。其中，对于企事业单位电子档案管理缺少高素质和高技能人才需要做到下面两点：一是吸收优秀的技术人才。电子档案管理的人才吸收需要以各大高校的学生为主导来源，也能够吸收外国的人才。二是定期组织培训教育活动。企事业单位应有效地体现自身的资源优势，有目的性地培训有关工作者的信息化技能、档案管理能力，实现工作者综合素质的提升，建设一支高素质和高技能的电子档案管理人才团队，从而以人才和技术上支持企事业单位电子档案的管理和应用。

4  结语

综上所述，电子档案在企事业单位档案管理中的应用具备普遍化、集成化、动态化等特点。当前的信息化社会发展背景下，电子档案在企事业单位档案管理中体现了非常关键的优势作用，企事业单位利用电子档案开展档案管理工作是顺应社会发展趋势的典型表现。为此，企事业单位档案管理工作应根据电子档案应用存在的安全问题、规章制度缺乏问题、人才缺乏问题，实施有效的对策，从而更加有效地服务于企事业单位的档案管理工作。

参考文献

[1] 周瑞廷.人事档案管理在企事业单位中的重要意义经验谈[J].办公室业务，2017（11）：85-86.

[2] 张康之，郑家昊.公共管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2019.

[3] 张雪沂.中铁十六局六公司工程项目档案信息化管理研究[D].南昌：华东交通大学，2019.

[4] 赵悦.国外先进档案管理经验分析及启示[J].办公室业务，2020（7）：185.

[5] 黄文燕.浅谈电子档案在企事业单位档案管理中的应用[J].云南档案，2020（8）：125-126.

[6] 周瑞廷.人事档案管理在企事业单位中的重要意义经验谈[J].办公室业务，2017（11）：136-137.

[7] 杨扬.济南市事业单位档案管理问题及对策研究[D].西安：陕西师范大学，2018.