事业单位管理中计算机信息管理系统的应用

2021-08-10秦健

消费电子 2021年7期

秦健

【关键词】事业单位;计算机;信息管理系统

一、引言

信息技术是二十一世纪最大的成果，给社会发展和人们的生产生活方式带来颠覆性的转变。信息技术所带来的信息资源的革命性发展是前所未有的，信息资源快速的流通性和共享性加速了信息的传播速度，拉近了人与人之间的距离，提高了信息获取的便利性。而依托信息技术发展起来的计算机信息管理系统更是在各个企事业单位得到了普及和推广。在计算机管理系统的辅助下，实现了各部门业务的有效整合，规范了各项业务流程，降低了人为操作失误引发的各类风险，减轻工作人员负担的同时极大提升了工作效率。

二、事业单位传统信息管理方式存在的弊端

（一）以人工统计汇总为主

在信息管理系统没有全面推广之前，无论是事业单位还是企业通常都会选择人工统计汇总的方式进行相关数据的处理。但随着事业单位的发展和进步，尤其是随着信息量的增多，传统的信息处理方式逐渐暴露出其弊端，工作效率低下，纸质信息查找难度大、不易保存且会占用大量的空间，而且很难建立起相关数据之间的联系，导致大量信息数据的浪费，信息利用率低下，不仅如此，各部门之间的信息数据无法实现共享，限制了信息的传播，阻碍了部门之间的有效沟通，严重制约了事业单位信息化的发展和进步。

（二）信息处理错误率高

在传统信息管理时代，依靠人工进行数据分析和处理，除了上面提到的效率低下之外，更重要的是信息处理错误率高，无法为信息使用者提供高质量的数据，进而造成决策上的失误，不利于事业单位的发展。在过去，对于信息处理的方式大多是将数据进行梳理和汇总，再进行分析和提取，这个过程对于工作人员的经验、工作方式、思维方式都有着较高的要求，一旦任何一个环节出现问题，就会造成信息管理的漏洞。由于数据不共享，对其中一项数据进行修改，而忽略了对其相关数据的核对和修改，那么就会造成各部门之间数据的不一致，给后续工作埋下隐患。

（三）数据调取、查阅难度大

在人工信息管理时代，为了查询到某个数据，工作人员可能要翻阅大量的纸质材料，信息获取的不及时性让信息本身的价值得不到有效体现，极大降低了工作效率。此外，这些纸质文档要占用大量的存储空间，而且随着时间的推移，纸质文档还有破损的风险，给后续查阅和调取造成了极大的困难。不仅如此，对于纸质文档的修改，无法进行实时跟踪和记录，因此不排除人为篡改数据的可能性，从而降低信息的准确性[1]。

三、计算机管理系统在事业单位管理中的应用价值

相对于一般的企业，事业单位作为一种社会组织，更多的是为人们日常生产和生活服务的，因此，人们对于事业单位的工作效率和质量都有着较高的要求。不仅如此，因为工作内容的特殊性，很多事业单位是面向全社会的，因此，在业务处理过程中，就会涉及大量信息的处理，这就要求事业单位必须将信息处理的效率和质量放在工作首位，从而不断提升工作效率。因此，在事业单位全面推行信息化管理，不仅是深化事业单位改革的需要，更是时代发展的需求。

（一）电子档案的建立，提高工作效率

信息管理系统应用的第一步就是信息的数字化、电子化处理，通过将各类纸质文档的数字化，建立起事业单位的电子档案，电子档案可以以部门为单位进行建立，结合本部门的工作内容进行相关数据的整理，并将信息汇总到系统中，从而将原本杂乱无章的信息进行分门别类地整合，实现信息的规范化管理。利用电子档案，我们能够实时对数据进行更新，提升了信息的时效性和准确性。

利用计算机信息管理系统，能够实现对电子档案的有效管理，包括记录、查阅和调取，极大地提升了工作效率，规范了工作流程，同时实现了信息数据的公开和透明。不仅如此，还实现了信息的同步和共享，针对一些公开的数据，各部门可以利用系统随时进行查阅，提高了信息的使用率。此外，在OA办公系统的辅助下，各类申请类的业务就可以通过网络开展，比如用车申请、维修保修、财务审核、物资采购等等，这样既做到了规范化管理又简化了流程，同时也提高了工作效率，降低了纸质化办公室时代所造成的对纸质资源的浪费，为事业单位可持续发展奠定了基础[2]。

（二）促进事业单位精细化管理程度的提升

管理精细化是深化事业单位改革的重要方向，现阶段，精细化管理理念在我国事业单位中得到了广泛的认可和推进。而实现精细化管理的前提是必须加强管理的规范性和高效性，这同样离不开计算机管理系统的使用。在计算机管理系统全面应用的背景下，事业单位的管理层能够及时对事业单位各部门的工作流程和服务内容进行查看和管理，从而掌握到详尽的信息，以便后续各项工作内容的推进、制度的制定和落实，同时对各部门业务进行有效监管，进而切实提升事业单位工作效率，确保各项业务稳步推进。

反过来，在精细化管理思路的带动下，也能够进一步推动计算机管理系统使用的规范性。管理者利用信息管理系统对各项数据进行定期的审核和评估，从而让各项数据的准确性得以提升。同时，还可以对各部门的工作效率进行监管和评估，进而促使各部门提高服务质量，提升工作效率。

（三）提升信息的安全性

事业单位承担着社会公共事务服务工作，因此，其工作范围内涉及的部分信息具有一定的机密性，基于此，在信息管理过程中，如何提升信息保密性，做好信息安全管理工作显得尤为重要。在传统管理时期，对于纸质的信息资料，通常会通过保密等级的标记对信息进行保密存放，这样的方式固然能够起到一定的警示作用，但无法有效提升信息的安全性。而利用计算机管理系统，可以通过设置权限、防火墙、数据加密以及身份验证等方式加强对信息的防护和监管，这也是计算管理系统的优势所在。通过权限的设置，能够有效避免信息的泄露，不同部门工作人员根据各自工作内容能够查看和使用相关信息，或者根据级别的不同授予查看、修改的不同权限，极大提升了信息使用的安全性。此外，针对计算机管理系统的数据，要有专门人员对其进行定期维护，做好数据备份工作，及时进行系统的升级，尤其针对互联网的使用要加以严格控制，結合不同的业务范围严格控制外网的使用，有效降低信息泄露的风险，确保事业单位信息化管理工作的安全、可靠[3]。