庄小雪

（黄河水利职业技术学院，河南 开封 475003）

随着我国改革开放的不断深化，高校教育、教学和管理工作都步入了新的发展阶段，呈现出良好的发展态势。作为高校管理工作的重要组成部分，档案管理工作至关重要，只有大力加强档案管理工作，才能使高校各项工作取得实实在在的成效，而加强质量保障体系建设则更具有支撑作用。尽管当前高校档案管理工作基本上能够满足高校发展的需要，但仍然存在质量不高的问题。深入分析其原因，最根本的就是要档案管理工作质量保障体系建设方面还没有引起高度重视，在组织实施的过程中还存在诸多制约因素。对此，应当深刻认识到构建档案管理工作质量保障体系的重要性，并坚持问题导向，着眼于解决高校档案管理工作质量保障体系建设的制约因素，采取科学的方法和措施，推动高校档案管理工作质量保障体系建设取得更大突破。

1.高校档案管理工作质量保障体系建设的重要性

高校档案管理工作涉及到方方面面，既需要档案部门加大工作力度，也需要各个方面的支持与根本。在组织实施的过程中，需要深刻认识到加强质量保障体系建设的重要性，特别是要树立创新发展理念，不断强化质量保障体系建设的系统性和效能性，努力使档案管理工作取得更大突破。

加强质量保障体系建设的重要性突出表现为：只有大力加强质量保障体系建设，才能使档案管理工作得到提升，如在确定档案工作目标之后，紧紧围绕这一目标组织实施，并发挥方方面面的力量和作用进行优化与完善；只有大力加强质量保障体系建设，才能使高校档案管理工作更具有的系统性更强，如有的高校建立了调查分析机制，通过对档案管理工作效能和质量进行分析，了解和掌握档案管理工作存在的问题，并制定有针对性的整改方案，能够改革和创新管理机制，最终促进档案管理工作向纵深开展并发挥多元化功能与作用；只有大力加强质量保障体系建设，才能形成更具有综合性的管理体制，如通过对管理范围、发展路径、发展目标以及职能定位进行明确，特别是根据新形势下高校档案馆的发展趋势以及未来发展需要组织实施，更能够发挥高校档案馆的功能与作用。总之，通过大力加强高校档案管理工作质量保障体系建设，特别是运用科学的方法和措施，大力推动高校档案管理保障体系改革和创新，才能使其更好的服务于高校改革、创新、发展以及教育、教学、管理、科研等工作。高校对此应当有清醒的认识，既要进一步提高质量保障体系建设重要性的认识，也要在组织实施的过程中不断进行优化，促进档案管理工作向纵深发展。

2.高校档案管理工作质量保障体系建设的制约因素

通过对高校档案管理工作质量保障体系建设情况进行调查与分析，尽管从总体上来看，很多高校在组织实施的过程中也进行了优化和完善，但仍然存在一些制约因素，直接导致质量保障体系建设的科学化水平不高，需要引起视，特别是要坚持问题导向，既要对自身存在的问题进行分析，也要采取有效措施认真加以改进，唯有如此，才能使档案管理质量保障体系建设实现更大突破。

从高校档案管理工作质量保障体系建设的制约因素来看，主要包括：档案管理工作思路缺乏创新，还没有将档案管理工作纳入到高校整体发展战略当中，在组织实施方面缺乏针对性和实效性，而且在构建档案管理工作目标责任机制方面也没有进行科学设计和安排，直接导致一些管理人员责任意识不强，在管理工作不注重质量意识，甚至出现了很多疏忽与漏洞，质量无法得到保障；档案管理工作方法缺乏创新，至关重要的就是个别高校在开展档案管理工作的过程中还没有进行专业化设计，而且也没有将“质量管理”引入到管理体系当中，PDCA循环的应用也相对较少，必然会制约档案管理工作向纵深开展；档案管理工作模式缺乏创新，不注重构建“大档案”管理体系，档案管理工作还没有形成强有力的合作机制，各个方面、各个领域参与档案管理工作的意识不强，而且在运行机制建设方面也没有形成有效的措施，此外信息技术在档案管理工作中的应有也相对比较有限，更多的是保存资料，还没有从“管理”与“服务”相结合的角度开展档案管理工作平台建设，同时也不注重强化档案管理工作对其他方面的支撑作用，高校在这方面应当引起重视并不断优化和完善档案管理工作模式。总之，尽管很多高校在开展档案管理工作的过程中普遍都重视质量管理工作，而且在组织实施的过程中也进行了优化和完善，但仍然存在诸多问题和不足，特别是由于个别高校对高校档案管理工作质量保障体系建设的重视不到位，在组织实施的过程中仍然面临诸多困境，需要采取切实有效措施认真加以改进。

3.高校档案管理工作质量保障体系建设的优化策略

3.1 创新档案管理工作思路

思路决定出路，只有科学的思路，才能促进工作的有效开展，而且也能够在保障质量方面取得突破。因而，高校在开展档案管理工作的过程中，要想使质量保障体系建设取得更好的成效，首先要在创新档案管理工作思路方面狠下功夫，努力适应新时代档案管理工作的发展需要。在具体的实施过程中，应当更加重视档案管理工作的综合性和融合性，特别是要将档案管理工作与其他工作进行结合，如强化档案管理工作与教学工作的结合，为教师开展教学创新提供档案支撑，进而才能使质量得到保证。要进一步强化规范意识，特别是要在流程体系建设方面进行优化和创新，努力使档案管理工作能够按照规范化的流程组织实施。创新档案管理工作思路，也需要落实“以人为本”理念，更加重视“人”这个因素，不断强化“人才保障”，既要切实加大对档案管理人员的教育和培训，提高他们的综合素质；也要引进1－2名具有较强综合素质的复合型、创新型档案管理人才，并发挥他们的作用，成为推动档案管理创新的引领者和实践者。创新档案管理思路，也需要不断优化和完善档案管理载体和平台，进一步加强相关投入，配备专业化的档案管理设施和设备，为有效开展档案管理工作创造条件。

3.2 创新档案管理工作方法

对于提高档案管理工作质量、构建科学化质量保障体系来说，还要在创新档案管理工作方法方面加大力度，通过健全和完善档案管理工作方法体系，努力提升档案管理工作的效能化水平。在具体的实施过程中，要大力加强质量管理体系建设，切实加强对档案管理工作开展情况的调查与分析，了解和掌握真实情况，并不断进行优化。要强化目标责任机制建设，明确档案部门、部门领导、管理人员以及其他各个领域和各个方面的工作责任，并以制度的形式确定下来，在此基础上进一步健全和完善激励约束机制，对于确保档案管理工作质量的人员给予一定的奖励，反之则需要给予一定的惩处，这对于强化管理人员责任意识至关重要，而且也能够促进管理人员不断创新管理方法，提升工作质量，以更好的服务高校各项工作。创新档案管理工作方法，也需要在持续提升档案管理工作质量方面进行深入研究与探索，如将PDCA循环应用于档案管理工作质量保障体系建设当中，如下图所示：

PDCA循环紧紧围绕高校档案管理目标，做好计划、实施、改进、对比“四个阶段”的工作，努力形成“闭环”系统，并且要对相关管理工作进行梳理和总结，对于好的经验应当融入到档案管理工作制度当中，形成长效完善机制， 只有这样，才能使高校档案管理工作能够形成长效质量保障机制，进而促进高校档案管理工作质量的持续提升，高校在这方面应当加大研究力度，努力使PDCA循环在高校档案管理工作中的应用实现更大突破。

3.3 创新档案管理工作模式

要在创新档案管理工作模式方面加大力度，特别是要正确处理好管理与服务之间的关系，更加重视服务导向，努力使档案管理工作能够在促进高校改革、创新方面提供支撑和保障。在具体的实施过程中，应当不断拓展服务领域，建立健全涵盖收集、整理、归档、统一管理、提供利用、安全保密综合服务机制，努力使档案管理工作的覆盖面更高，形成管理与服务相结合的运行模式。在创新档案管理工作模式的过程中，还要将信息技术广泛应用于档案管理工作当中，配备专业化的硬件设备和软件系统，同时还要在推广“互联网+档案管理工作”模式方面加大工作力度，推动信息化、数字化乃至智能化建设。例如：在构建“数字档案馆”的过程中，应当进一步加大大数据技术的投入力度，既要对档案资料进行数字化转换，也要在依托相应的平台强化档案管理与服务工作的便捷性和特色化。要将档案管理工作与校园文化建设进行有效结合，加大对校园文化的宣传力度，同时还要为高校科研提供有针对性的服务，这对于提高工作质量至关重要，档案管理部门和人员应当在这方面加大研究力度，努力实现工作模式创新。

4.结语

在开展高校档案管理工作的过程中，要想使其取得更好的成效，应当大力加强质量保障体系建设，只有这样，才能使档案管理工作的全面性、综合性和系统性更强。对此，高校应当进一步深化构建档案管理工作质量保障体系的重要性，坚持问题导向，运用创新思维，采取有效措施，积极探索档案管理工作质量保障体系建设的有效路径。在具体的实施过程中，重点要在创新档案管理工作思路、创新档案管理工作方法、创新档案管理工作模式等诸多方面加大力度，推动高校档案管理工作质量保障体系建设取得更好成效，不断提升档案管理工作水平，以更好的服务高校改革、创新和发展，为高校教育、教学、管理、科研等工作创造良好的条件。