摘要：本文以今年我国《档案法》条例新一轮立法修订工作为历史契机，论述了国家机关和企事业单位机关要进一步着力推动行政文书文件档案管理业务工作有序规范化开展，以高效档案管理制度建设为主要依托，优化档案资源配置，提升企业档案管理工作人员们的专业能力，强化机关事业管理档案流程的科学规范性，维护管理档案资源的信息完整性与来源的可靠性，加快机关事业信息化体系建设，促进整个机关事业单位文书管理档案向着管理制度化、规范化、标准化与数字化四个方向加快发展。

关键词：机关事业单位;文书档案;四化

一、机关事业单位文书档案的分类和作用

文书管理档案主要是指各用人单位在管理业务活动中收集形成的具有保存使用价值的相关文件证明材料。目前文书管理信息档案基本类型主要包括行政部门决议、决定、指示、公告、通知、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要等，简单地说，就是各单位制发的"红头文件"和工作总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等"白头文件"，现阶段文书相关档案还可能涉及一些人物照片、录音、影像和其他电子的图像档案等多种形式^[1]。

可见，文书档案是党政机关文化事业单位重要的公共无形资产，是机关事业事业单位公共信息资源的重要组成成分。文书文件档案的科学管理也会影响机关事业单位文件档案信息资源开发和综合利用效果，益于提高国家机关和企事业单位信息管理工作运行效率，对全面记录发展历程具有重要作用。

二、严格做到"四化"

近年来，国家和地区人民政府对于档案管理工作的重视水平也愈来越高，继2016年对《档案法》进行二次修订后，在2019年对《档案法》做进一步的修改和完善，增加一个关于信息化工程建设的专章，这些变动对机关事企事业单位的文书档案保存与管理工作提出了一个新的目标与要求。机关事业单位文书档案管理工作中要努力做到"四化"，即管理的制度化、流程化、著录标准化和存取数字化。

（一）行政管理体系制度化

文书档案监督管理体系和制定的行为准则，是对文书档案工作进行管理的关键。

1、加强落实监督管理职责任制

机关和事业单位的文书档案管理工作要做到由分管领导负责主抓，办公室主任、相关各单位配合、档案保存工作人员具体责任落实等。要明确文书档案管理的总体要求和责任分工，增强机关事业单位的档案认识，做到使档案用尽所能。

2、建立健全制度体系建设

其中包含了文书档案的受理、传递制度、承认和归档制、保存和借阅制度、资源的利用制度和档案的保密体系等，也包括了档案的管理软硬件建设的制度。例如在档案仓库的管理过程中，对于通风、防火、抗水、耐热等都有要求，要确保文书档案的审计各个环节都是有据可循，有制必依。

3、切实做好考核和监督工作

对各种制度贯彻落实情况做好监督和考核，充分发挥档案保护工作者的主体作用。提高员工积极性，创造性，确保档案的完整与安全，提高档案组织工作效率，推动各级机关企事业单位的档案管理持续进行，以实现更多的成效^[2]。

（二）实施流程的规范化

现阶段我国机关事业单位的文书档案管理工作流过程不规范的现象相对来说比较常见，例如档案的交接随意性大、归档不及时、档案的内容不完整等，都极大地增加了对档案的管理成本，降低了使用效率。因此，必须加强文书档案全流程规范化建设。一是在文书档案收集阶段，对于是否归档、保管期限确定要有明确规范，从而使得各类文书资料和档案质量保持统一、准确、客观。

二是文书档案整理过程中要有明确的规范。文档排序要按照文件重要程度、相互之间的密切联系并且可以结合文件所形成的时间来进行排序，编制页码要求不空号、不漏号。文件包装盒的排序应按照文件的保管时间和期限进行。归档内容格式应该是一致的，言简意喻，确保从内容到形式具有较高的一致性和完备性。

三是在对文书档案的查阅和借读工作中，要明确借读者的范围，特别是涉密档案，要严格填写查阅借阅单。原始文档一般不外借，必须借阅的须经负责人主管部门审批方可以进行外借，同时应当明确其归还的期限。并且应该做到及时的跟进，确保各类文书资料的安全与完整。

（三）著录要求标准化

著录与标引是对文书档案进行归档、保存的重要手段。专业性很高。但目前很多文书档案都对于作者的着录标引不够重视，混用或者滥用文章主题关键字，标题格式不统一等等，都不利于后续的查找和利用。文书档案著录依据国家和行业相关著录规则来实施，包括档号编制规则、档案著录规则、档案主题标引规则、归档文件的整理原则等。

著录项目应包含题名、文本编号、责任者与保管的期限、时间、编号、稿本、载体格式、主题字词和关键字、附件、提要和附注等。著录规则专业化要求比较高，档案管理人员必须经过专门培训后才能掌握著录规则。标准化档案著錄与标引制作有利于机关事业单位保存档案的同时有效地提高了档案资源的利用效率。

（四）存取数字化

建设文书档案数字化管理系统是当前我国各级文书档案保存工作管理机构所面临的共性任务。实施数字化体系建设的关键在于如何做好以下两个工作任务：

1、切实做好书面和电子档案资料的数字化和转换工作

通过计算机、扫描仪、数字相机等器件，依照其颜色的模式、分辨率和一些存储格式等技术把电子文件或者是纸质的档案资料转化为可以在电脑间传输、利用和处理的数字化信息^[3]。

2、进一步落实档案资料存取的数字化

一般包括目录数据库建设和档案全文数据库建设两方面内容。两个库可以通过档案管理系统同时建立，也可以单独建立。在建立过程中首要任务就是实现目录数据和全文数据相互兼容，保证系统的更改及档案信息资源的共享时的数据共通。通过数字转化和数字存取，能够更好地保护纸质的档案资料原件，并且能够高效、快捷的对档案资料进行检索与利用。

三、结语

加快机关事业信息化体系建设，促进整个机关事业单位文书管理档案向着管理制度化、规范化、标准化与数字化四个方向加快发展，是推动我国档案工作事业繁荣和蓬勃发展的重要因素，具有重要而深远的意义。

参考文献

[1]焦娜.讨论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代经济信息，2019（09）：47—49.

[2]袁玉霞.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2018（11）：69.

[3]韩娟.文书档案数字化管理的策略研究[J].兰台内外，2019（9）：1-2.

作者简介：李玮婧（1982-11），性别：女，民族：汉族，籍贯：山东高青，职称：助理馆员，学历：本科，单位：滨州市统计局，研究方向：档案管理，单位所在省市邮编：山东滨州256600