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新形势下行政办公室的管理实践

2021-05-10李军

科学与财富 2021年36期
关键词:管理理念新形势

李军

摘  要:行政办公室的管理为整个单位运行保驾护航,为此,需提升行政办公室管理实践水平,重点解决管理中存在的现实问题,针对工作给予一些价值性建议。本文通过分析行政办公室管理工作的实施现状,进一步分析了新形势下行政办公室管理的实践路径。

关键词:行政办公室;管理理念;新形势

引言:对行政办公室的管理工作实践加以改善,是为了提升管理水平,切实发挥出行政辦公室的职能。基于此,本文对行政办公室管理的不足之处以及管理实施对策进行了简要描述,希望能够对实际工作有所帮助。

1.行政办公室管理工作的重要意义

行政办公室所覆盖的工作面比较广泛,其管理任务也具有综合性的特点,大的管理任务包括一些规章制定,会议记录等,小的管理任务甚至涉及到卫生和安全方面。行政办公室管理工作水平,会影响到许多相关部门的工作开展,为相关单位的运行提供协助,不管是对内还是对外,行政办公室的设置都是必不可少的,而面对当前复杂的社会环境形势,行政办公室的工作职能变得更加重要,是效率与质量把控的关键,为此,行政办公室管理工作还需与时俱进发展、打破常规,进一步创新管理模式、理念以及制度等,充分发挥出协调、组织、计划、监督、激励以及革新等多项功能,在新环境下保持良好发展[1]。

2.新形势下行政办公室的管理现状分析

2.1管理理念和思想较落后

行政办公室的工作起到承上启下作用,因而往往无法带来实际效益,因此长期以来在管理方面不受重视,管理理念延续几年甚至十几年,在当前新时代背景下明显落后,像是由于工作具有较强的琐碎性,实际管理过程中职责混乱,导致对内、对外都产生不利影响,再加上办公室许多工作都是重复进行,而管理人员思想上未认识到办公室管理的重要性,在工作态度上较为散漫、工作执行不严谨,甚至开展工作的随意性较高,发布通知不够及时,不仅降低了行政办公室的管理效率,也会影响到单位的形象,还可能影响到各项决策。

2.2管理规章制度完善度不足

有关行政办公室管理的相关理论形成较晚,因此相应体系也是不够成熟,大部分国内的行政办公室管理会借助于国外一些经验,而本身的管理规章制度却体现为完善度不足,使得管理工作开展混乱,还会生成一些不必要的损失。在部分单位当中,由于行政办公室管理制度不够规范,使得相关工作任务流程不明晰,落实效率偏低。再加上许多单位没有将人力资源理念合理运用到行政办公室岗位分配当中,比如说存在人情化现象,管理人员会碍于人情而松散管理任务,导致管理质量下降,而相应人才也没有被划分到合适岗位,造成人才浪费,甚至出现人才流出严重情况,不利于行政办公室的未来发展[2]。

2.3管理中的信息流通不顺

行政办公室作为重要的部门之一,负责协助领导级的决策工作,而为了保证其这一功能发挥出来,单依赖于行政办公室本身是无法完成的,行政办公室管理工作需要做到走出办公室,与其他部门之间进行良好的沟通和信息共享,从而提升自身的管理水平。行政办公室还会负责协调关系,不管是与上级领导的关系,还是与外部社会的关系,都需进行信息流通才能够实现。但目前的情况来看,一些行政办公室管理中体现出信息流通不顺情况,这主要是由于没有良好沟通机制,再加上行政办公室从某种程度上来说也是对其他活动执行的管理者与监督者,因而对外沟通会形成无形阻碍,影响到管理工作顺利开展。

2.4管理人员素质有待提高

行政办公室当中,执行管理工作的主体还是人,因而管理人员素质也是重要因素之一,但由于时代的变迁发展较快,许多管理人员未做到与时俱进发展,比如在计算机应用技能方面掌握不足,或是对外沟通能力不足、管理人员责任心较低、服务意识不足等,这都会导致行政办公室管理水平的下滑。再加上岗位安排的不合理导致人员工作积极性下降,也会影响到管理工作状态,办公室管理人员大多只是将分发下来的任务做好,被动性过强,影响到行政办公室管理效率。

3.新形势下行政办公室管理的实践路径分析

3.1在行政办公室管理中融入先进的管理理念

在目前的新形势下,行政办公室的管理工作直接关系到整体单位的执行效果、服务效果以及领导效果,办公室是具有综合性的行政机构,为了提升管理水平,需结合时代特点来融入先进管理理念,保证行政办公室的各项职能充分发挥出来。例如,可以融入精细化管理的理念,推进行政办公室服务的长效性实现,精细化管理不仅是一种先进理念,更是目前管理领域的一种文化,精细化管理不仅可以提升行政管理质量及效率,更重要的是注重细节管理,提升单位的实力。精细化管理理念的融入也需结合本单位实际情况,可适当补充内容,提升管理的规范效果。行政办公室工作主要是进行上传下达,面对的服务对象是整个单位,也对整个单位的秩序化管理起到关键作用,因此,办公室上传下达的及时性与细致性会影响到领导人员进行决策的合理性,同时,根据行政工作的特点来说,也是十分注重细节,采取精细化管理理念会获得较好效果。具体而言,在融入新理念过程中,可从以下几个方面着手。

3.1.1对行政办公室的管理任务细化处理

以往行政办公室管理采取的模式都较为模糊,也不利于考察管理效果,管理的功能发挥也不够显著,为此,在融入了精细化管理理念后,可以将管理任务进一步细化,将管理落实到细节,同时要保证行政办公室管理工作具逻辑性,比如说将某项任务细分为几个小任务,理清实施步骤,对每个步骤的职责进行落实,确保管理人员真正依据精细化理念完成管理目标[3]。

3.1.2构建完善的精细化管理体系

落实行政办公室的精细化管理,还要基于完善体系,即以推动本单位未来健康发展作为目标,以推动行政办公室管理程序化和规范化为小目标,保证档案管理的流程明晰、管理水平达标,提升业务接待以及会议通知管理的及时性和高效性。此外,在构建行政办公室精细化管理体系时,还要把控体系障碍并予以解决,提升精细化管理模式的实际效果。

3.1.3强化人员之间的协同意识

面对当前形势,行政办公室管理工作实施不应当只局限于“办公室”本身,要想做好精细化管理,还需与其他部门充分沟通,强化人员的协同意识,做好与其他部门的协调工作,提升行政办公室管理水平。例如,办公室人员应当要主动出击,在纵向与横向上做好沟通,避免办公室形成信息孤岛,了解各个职能部门的主体工作,这样才能够更高效地实现上传下达,也能监督布置的任务落实,还有助于收集各部门信息,从而调整行政办公室的管理方向。

3.2把握行政办公室的管理职能并规范管理工作流程

行政办公室职能把控协助上级职能、协调各部职能、计划参谋职能以及后勤保障职能等,要进一步明确这些职能,将行政办公室管理工作提升到新的高度,发挥出行政办公室的作用。与此同时,行政办公室还需对管理工作的流程进一步规范,例如,行政办公室负责着单位中的各项小事,日常管理工作也基于这些小事执行,由于其管理的事务性比较强,因此可能较为单调,不过不能够忽视小事中的细节,办公室管理人员要积极培养精细化管理意识,在管理上做到细致、耐心,避免对日常事务粗放管理,以本单位的整体发展目标为基础,细化其管理工作流程,把控关键的管理节点,像是行政办公室会对一些执行计划加以确认并安排,可以将计划中的具体活动流程细致划分,做好各项要求的执行与操作,涉及到决策的内容则要上报,同时还要秉承着特事特办、急事急办以及遇事速办的原则,提升行政办公室管理的灵活性,保证管理工作的有序进行[4]。

3.3完善行政办公室管理的相关规章制度

面对复杂形势,完善的管理规章制度是实行行政办公室管理的重要前提,同时,为了调动行政办公室管理人员积极性,还要结合科学的约束机制与奖惩机制,确保管理行为的规范性。一般来说,行政办公室的管理工作与本单位工作密切联系,其涉及到的内容复杂且多,因此,要制定更为健全的行政办公室管理制度,这样才能保证行政管理工作有章可循,提升办公室的管理氛围,建立起系统化的行政管理机制。例如,在完善制度的过程中,需从自身实际情况着手,还要采纳各方主体对行政管理工作实施的建议,并积极鼓励员工参与到制度建设当中,为行政管理工作提供更佳的制度基础,将原本制度中的精华部分保留,而糟粕部分去除,提升制度的完善性。再依据制度来落实相应岗位职责,划分办公室管理员工的职能,可制定责任说明书,对管理人员的行为加以约束,制定出各项管理指标,确保指标设置的科学性与合理性,基于指标开展管理工作,更好地保证管理实施效果。针对具有较强主观性的管理工作,要对指标进行定性设计并做好评价。对行政办公室管理人员实施奖惩手段,管理能力突出且认真负责的员工给予一定獎励,而管理不负责且专业水平不足的给予惩戒或直接淘汰,提升行政办公室管理的专业水平。除此之外,还需做好针对行政办公室岗位的相关调研工作,进一步完善员工职能,例如,应当做到合理安排专业人员,依据人员情况调动管理岗位,最大程度上发挥出行政办公室的人才队伍价值,也提升行政办公室管理工作的衔接效率。

3.4加强行政办公室管理思想文化作风建设

目前,许多行政办公室管理工作都开始重视严谨性及技术性,而办公室管理人员的思想文化作风会直接影响到管理质量,为此,还要强化其思想文化作风方面的建设。例如,时刻关注国家大的政治方针,将有关的政策性内容导入到行政办公室管理工作中,规范员工思想,行政办公室管理人员应当做到谦逊、公正以及认真负责,还要具有较高的服务意识,可积极采用以人为本的思想,全面提升工作落实水平,不管是处理各项日常事务,还是写报告,行政办公室管理人员都应做到严谨,不可具有蒙混过关的心理,对外办事要保持良好服务态度,不可“看人脸色”、“拖拖延延”,为了更好地服务上级部门,还要学会“走出办公室”,积极进行基层调研工作,落实主动服务,避免处理事务时“闭门造车”,不断提升思想水平。此外,还要强化行政办公室管理的宣传导向工作,利用宣传让全体员工认识到行政管理工作的重要性,培养员工正确的价值取向,增强行政办公室工作的内部凝聚力,让办公室或单位本身与员工之间形成共同体,也能提升管理质量并有助于本单位在未来的可持续发展。

3.5对行政办公室管理人员开展专业化培训

行政办公室管理工作质量与人员素质之间有着直接联系,为此,还要对管理人员开展专业化培训。例如,全面提升行政办公室管理的专业素养,结合本单位的发展需求,广纳专业水平更高的行政办公室人员,并完善岗位分配,对于现有的行政办公室管理人员,要结合新形势开展专业培训,确保人员的能力与时俱进,重点培养其分析能力、观察能力以及处理问题能力,端正管理人员工作态度,行政办公室管理人员要具有奉献精神并敢为人先,在管理人员具有创新意识,不断优化行政管理工作机制。此外,还要采取考核机制,定期开展行政办公室管理人员综合素质的考核,对于考核不通过人员可加大培训,也可调整岗位,确保行政办公室各岗位人员工作水平最高,确保行政办公室管理工作的质量提升,还要采取一定的激励手段,可提升优秀管理人员薪资水平,也可进行岗位晋级,最大程度上提升管理人员的工作积极性,从而提升管理效率。

结论:综上所述,行政办公室是许多类型单位都设置,主要负责处理一切行政事务的机构,行政办公室的管理工作十分重要,管理的质量与效率都会影响到本单位的发展。由本文分析可知,新形势下行政办公室管理的实践路径包括:在行政办公室管理中融入先进的管理理念、把握行政办公室的管理职能并规范管理工作流程、完善行政办公室管理的相关规章制度、加强行政办公室管理思想文化作风建设等。

参考文献:

[1]程诗涵.人本管理制度在高校行政办公室中的实践探索[J].公关世界,2021(21):84-85.

[2]巩庆银.办公室行政精细化管理实践途径[J].产业创新研究,2020(13):137-138.

[3]臧圣洋.事业单位办公室行政管理工作的实践思考[J].农家参谋,2020(01):180.

[4]崔超.办公室行政管理精细化的实践路径分析[J].现代经济信息,2019(17):30-31.

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