彭 艳

（广州市番禺交通建设投资有限公司，广东 广州 511400）

互联网给我们的生活和工作带来了巨大的改变，在这样的大数据时代下，给到了企业的档案管理新的工作方式思路，档案信息记录了企业方方面面的生产经营活动，具有很重要的价值，如果能利用好企业的这些档案信息，会在一定程度上影响到企业的发展程度，在现代的企业经营发展中，档案管理的工作已经成为企业管理组成的重要部分。因此企业一定要重视档案管理的工作，在档案管理的工作中一边探索一边总结，找到最适合本企业的档案管理方法，提高档案管理工作的效率，期待达到最佳效果，为企业的快速发展助力。

1 企业档案管理工作的现状

1.1 企业领导者本身也对档案管理工作重视程度不够

一直以来，企业都没有认识到数据信息能够给企业的发展带来的巨大价值，没有深切的了解到企业档案管理能够提高企业管理的发展效益。大多对于企业数据的处理方式都只是简单的存储，而且随着时间的推移，累积起来的数据信息量之大，需要花费空间人力财力等才能提高档案数据保存的水平，就更加不愿在档案管理方面下功夫了。另外一方面就是档案管理方面的人才缺失，在日常工作中不注重对这方面的培训，直接管理方案的人员素质已经直接影响了档案工作的水平，传统的管理模式中很少利用到互联网。

1.2 企业档案管理体系和制度不够完善

缺乏健全的管理制度还有必要的内部监督机制，在各个部门之间有一个非常普遍的现象，那就是本来应该是统一保管起来的各种数据信息，但是为了图方便，普遍是分散保管，导致企业档案材料散失的情况时有发生，尤其是涉及一些设计图纸或者是合同等重要的信息。这已经影响到了企业档案的完整与安全性。另外就是在档案交接方面还没有一个完善的流程，收集和移交资料的时候，档案的催收工作不及时造成档案管理工作缺乏了时效性。以及在新老工作人员资料交替阶段，中间缺乏了必要且全面的沟通，也会发生资料转移时的缺失。这都给一个企业的发展造成了负面的影响。

2 了解大数据及其特点

2.1 什么是大数据

大数据，突出了信息的特征，那就是海量的资料，多到不能用常规的方式去处理。在官方的解释上只有通过新处理模式才能具有更强决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。面对这笔信息资产，我们只要利用好，就能实现低成本创造出高价值，为企业的经营发展乃至社会的发展进步提供有力的依据。

2.2 大数据特征总结

要想利用大数据为企业档案管理服务，发挥出大数据在档案管理方面的优势，就要在了解什么是数据之后，分析其特征，抓住大数据的特点加以利用。以下为大数据的四个特征：

1）大数据特征之大容量。我们一直在说信息爆炸，其实信息爆炸已经显现出了大数据的第一个特征，数据量的存储随着时间的推移越来越多，不管是自动还是人工产生的数据通过了互联网聚集了起来，用海量来形容也不为过。类比到企业的经营活动中，每一个项目的进行，每一位企业人员的信息，每一笔资产的进出这都是信息，都是需要记录下来的数据。

2）大数据特征之多样化。数据的多样性一方面指的是保存的格式越来越多样，从最基本的文本形式到音频、图片、视频以及模拟信号等。另外一方面就是数据的来源也是越来越多样了，类比到公司经营中，就是数据不仅是来源于公司内部的，也可能来源于公司外部。

3）大数据特征之速度快。大数据的速度快也是体现在了两个方面，一个是数据产生的快，同样的另外一个就是数据处理的快。在数据处理方面有一个非常有名的“1秒定律”，就是在秒级的时间范围内得出分析结果，一旦超出这个时间范围，所得数据就失去了价值。在企业的运营、管理和决策的每一个步骤中也有对“快”的另类描述，比如说实时、价值送达时间、光速等。

4）大数据特征之真实性。数据真实性这一点的特征，其实是在以上三点的基础上衍生出来的。数据产出量多并不能为企业决策提供什么有效地帮助，更为重要的是在海量的数据之中提取出真实和高质量的数据支持企业做出正确的决策。

3 大数据来临下档案管理面临的危机

3.1 档案信息的安全性面临挑战

我们享受着大数据带来巨大便利的，信息的安全性也遭受史无前例的冲击。档案管理人员本职工作不只是分析和处理数据，还有保护档案安全，保证档案不被泄露的责任和义务。如果信息的安全性遭受到危机，给企业造成的危机和损失将是巨大的。

3.2 档案的管理思想不应止步不前

每一种管理方式都有自己特有的管理思想，当传统的管理模式发生改变时，管理思想也应随之发生转变。相比较传统的档案管理，在大数据环境下的创新型的管理模式要更加注重档案的完整性以及多样性，与之匹配的应该是档案管理人员的工作能力。他们应该认识到档案数据信息所体现的价值不在于档案本身，而是原始数据整合之后所创造出的新价值。档案管理人员应具备大局观念和数据思维，利用好大数据创新的工作方式，为公司做出正确的决策提供有力的支撑。

3.3 档案管理人员的专业技能和素质水平应紧随其后

企业档案数据要想完全发挥出应有的作用，只升级技术是不够的，最重要的还是运用数据的人员，其中就包含管理档案的人员。档案管理人员不能尽快适应大数据时代的发展和进步，不管是在思想理念方面的落伍，还是专业的技术知识方面的短板，这都大大影响了大数据新技术应用在企业档案管理上的效果。

4 大数据对企业档案管理工作的优势

4.1 企业档案数据的利用率明显提高

有了大数据智能化特点的加持，企业的档案数据通过一系列的总结、分析、分类、整理操作后，档案数据的存储更加科学，更加细致，大大缩短了档案管理的搜索调取时间，不仅是提高了档案信息的利用率，也是提高了企业员工的工作效率。员工的高效工作，从另一方面来说[1]，也就是加快了企业的发展进度。

4.2 有效解决企业档案存储的质量问题

传统的档案信息存储离不开纸质的记载，纸质记载信息一个是有年限的限制，时间长了，纸质易脆，字体不清等，另外随着企业的发展，对纸质信息的存储空间也有一定的要求，还有可能会遇到的天灾人祸，比如说火灾洪水地震等，但是大数据记录信息资料的方式，不存在这些问题，只需要占用到少量的空间就能保质保量的储存企业信息档案。

4.3 极大提升企业档案数据价值

这一点体现出了大数据的第四个特点真实性，去其糟粕取其精华，在巨量的数据之中分析出真实的，高质量的有助于企业决策的数据出来，这一点也是改变了传统的只记录数据不做分析的弊端。在与传统方式数据量记录相同的情况下，利用大数据之后资源的价值显然提高不少，改善资源丰富但是可利用的资源匮乏的现状。另外企业数据经过一系列的收集、分析以及处理之后，整合出高质量资源，挖掘出新的价值以外，也是提高了数据本身的价值。

5 企业档案管理如何利用好大数据做出创新

5.1 依据大数据，不断升级档案信息管理的模式

随着企业的发展积累起来的大量的纸质文件越来越多，管理起来也是越来越麻烦困难，改变势必再行，随着互联网大数据的发展趋势，需要档案管理者不断升级档案信息管理的模式。第一点是要制定整个档案工作守则的大框架，完善档案服务流程，从客观的角度出发计划好档案信息管理的每一个步骤，这一切一定是遵循企业发展的实际情况。第二点是建立起相关的档案数字化网络，将企业所有的档案进行一个数字化整合，整合后进行系统的存储，建立起档案的信息服务平台，这样既可以对电子档案数据进行有效的处理也能随时方便的调取所需信息[2]，提高工作效率，满足企业的信息需求。

5.2 企业档案管理人员素质和应用水平都需提升

在大数据背景下的企业档案管理工作需要专业的档案管理人才，传统的档案管理人员年龄可能整体偏大，对于新型的管理模式比较陌生，需要对本单位管理人员进行整体的培训，学习更加先进的相关管理理念和管理方式，档案管理人员建立起数据化的管理思维，重视起数据资源带来的价值，同时掌握应用计算机技术和信息管理技术等。增强档案管理人才接受新事物的理念，加快适应信息新时代的管理档案的环境。另外也可以大力引进一些专业的管理人才，提高整体档案管理者的水平素质，以此来适应新型档案管理工作的新形势。

5.3 提高档案数据的网络安全性

大数据确实为企业档案管理工作带来了翻天覆地的变化，但与此同时我们要注意到网络安全，档案上记录着本企业的所有生产经营活动，一旦信息有所泄露，对本公司将产生不可预计的影响，为了保护本企业的数据信息，一定要有时刻保护档案安全和保密的意识；另外还要内外网分开，提升安全级别，避免黑客攻击[3]；最后要注意在数据存储上注意备份，能够保证档案资源的长期安全储存。当出现网络安全性问题时，一定要及时处理并维护好。

5.4 档案管理的服务水平逐步提升

档案的存在本身就是为了服务于民，为使用者提供相应的服务。在大数据背景下，服务水平和意识更要提高。首先在于企业档案管理本身，一定是时刻有着创新思路，在这个时代，创新是非常重要的，有了创新就不会固步自封。创新思维是档案管理工作一个重要的保证，也是管理人员不断提高服务水平的助力点。第二点就是改变传统的服务模式改变成创新服务，在现在的大数据环境下，数据信息管理应该是从内部的单独资源转变成共享型的资源体质，一定要提高和社会共同发展进步的能力。最后一点就是优化整个档案管理工作的服务流程，不管从计划中还是实际中的服务流程一定要明确到位，真正的实现服务价值。

6 结束语

大数据时代给企业的档案管理工作带来了无尽的可能性，也带来了更严峻的挑战。档案管理者应该抓住这次机会，尽可能的挖掘大数据为档案管理带来的益处，充分的了解到大数据时代档案管理的新风向、新形式，合理地将大数据引入到档案管理的工作中，提升企业档案管理的现代化水平。并且一定要对档案的管理工作人员自身的素质提出更高的要求，最新的技术加上高素质的人才，才是提高档案管理工作效率，保证数据信息得到有效利用的重要保障。