周 丽

（海南工商职业学院，海南 海口 570203）

随着我国经济社会的发展和科学技术的进步，档案的管理工作越来越受到公众们的重视。现阶段，我国对于档案信息的利用已经逐渐趋于开放性，但是这一发展现象却使一些档案信息的保密工作难以有效地进行。而为了有效地解决这一问题，首先就应该先形成相应的档案信息保密意识。其次，在根据相关企业的实际运行情况制定相应的档案管理保密方案，使其能够在一定程度上提升档案信息的安全性。最后，应该加强技术的引进。

1 档案管理保密工作的重要性

由于档案记录了许多信息和资料的内容，所以相关工作人员在实际的工作过程中应该加强对档案管理的保密工作。为此，首先就应该为档案管理保密工作的实施创设一个相对公平的环境，因为只有这样才能够有效地提升档案管理保密工作的效率。

1）档案的保密工作是档案管理的基础性工作。档案作为信息、资料的管理方式，其中包含了许多丰富的信息资源，其中的信息内容可能会涉及国家的机密文件，所以这些资料的保密管理工作需要真正地落到实处。这是因为这些信息中可能包含着之前的历史发展过程，而这些历史信息有些是不应该被公开的。另外，有些档案中的信息可能包含了我国未来发展的方向，这对我国进一步发展具有非常重大的意义，不仅会影响到社会秩序的稳定和广大人民群众的安全问题，而且还会影响到社会主义的现代化建设，所以这些档案信息不应该被公开，相关工作人员应该做好档案信息的保密工作。由此可见，档案的保密工作是档案管理的基础性工作。

2）做好档案的保密工作，可以营造一个公平的竞争环境。档案管理工作就是指不仅科学合理地整合档案中所有的信息、资料，而且还要采取合适的方法保存档案，增强档案的保密性。由于档案中包含着许多非常重要的信息材料，而这些材料不仅能够直观地反映出一家公司实际的经营情况和未来发展趋势，而且还能够体现公司中优秀员工的就业情况和实际工作情况，所以如果档案中的这些材料信息被泄漏了，那么就会被竞争公司或不法分子所利用，最终给公司带来不可预估的重大消极影响。而公司内收集管理的档案信息也失去了实际的作用。而这一点对社会市场秩序的稳定是非常不利的，同时也会在一定程度上影响到社会的安定。因此，相关工作人员就应该在日常工作中加强对档案信息的保密管理，使其不会被他人窃取[1]。

2 档案保密具体工作的策略分析

档案保密的工作要点就是保障档案信息的安全，所以高效地完成档案的保密工作在当前社会是非常重要的事情，为此，就需要从以下几个方面展开相应的论述，使其能够在一定程度上提升相关工作人员档案保密管理工作的成效。

1）要提高档案工作的从业人员素质。由于能够接触到档案信息的工作人员就是进行档案的管理者，所以这就对档案管理从业人员的职业素养和综合素质提出了更高的要求，因为这些从事档案管理工作的员工自身的素质会在一定程度上影响到档案保密工作的实施。而档案工作的从业人员如果具有良好的职业素养和道德品质，那么不仅能够有效地保证档案保密工作的顺利进行，而且还能够在一定程度上提升档案管理工作的效率和质量。如果档案工作的从业人员自身素质存在一定的问题，那么会必然会影响到档案保密工作的执行[2]。因此，首先，就需要让档案管理工作人员定期接受相应的测评和考核，同时还应该让档案管理工作人员定期接受相应的专业培训，使其能够在一定程度上提升档案管理工作人员的专业素养和道德品质，从而有效地保证档案保密工作的顺利完成。其次，应该在日常工作过程中，增强档案管理工作人员对档案保密工作的关注度， 使其能够形成相应的档案管理保密意识，在实际的工作过程中按照相应的规章制度办事，从而形成严格规范的工作作风。其中让档案管理工作人员形成相应的档案管理保密意识是非常必要的，因为只有这样才能够有效地保证档案管理者在任何条件下都能够明确自己的职责，守口如瓶。最后，还应该让档案管理工作人员形成规范的工作意识。这是因为档案管理工作人员的工作性质比较特殊，具有知秘多、知秘早、知秘深的特点，所以相比企业内的普通工作人员他们所知道的秘密意味着他们的职责更大。因此，只有形成规范的工作意识，清楚地认识到自己的职责，具有较高的责任感和较强的保密意识才能够按照相关的档案管理步骤展开相应的保密管理工作，从而有效地避免档案信息泄漏。另外，由于我国对外开放政策的推进和现代化信息技术的发展，盗密和反盗密的矛盾关系逐渐尖锐起来，再加上当前我国有些档案管理工作者在日常生活中往往会接触到许多机密的档案文件信息。而这些机密的信息会随着档案管理工作人员参与社会活动被带到不同的场所，所以往往只需要一句话就能泄漏相应的机密信息，所以档案管理工作人员在任何场所都应该做到秘而不宣[3]。

2）加强技术支持，提高保密的技术手段。随着我国科学技术的不断发展，当前我们已经实现了现代化的档案信息管理，先进的现代化技术的应用在档案管理过程中受到了广大群众的一致好评，所以该技术在现实生活中得到了许多公司的广泛应用。现代化信息技术的应用不仅在一定程度上提升了档案管理工作的效率和质量，而且还提升了档案的利用率。但是由于当前现代化信息技术的应用是在资源共享下进行的资源信息交换，所以这就意味着如果一家企业连上了网络，那么企业内的信息就实现了共享和交换。而这一点对企业内的档案信息管理是非常不利的。虽然信息化技术的应用在一定程度上使档案的信息管理更加方便，提升了档案管理工作的效率和质量，但是却增加了档案信息的危险性，阻碍了档案保密工作的有效落实。因此，在实际生活中，为了促进企业更好的发展，就应该加强档案管理工作的技术支持，提高档案管理保密工作的技术手段。同时相关工作人员还应该加强对自身专业素养的提升，不断地跟随时代的发展增强自己的计算机应用水平。但是由于当前许多公司内部从事档案管理工作的员工都是年龄较大的，或是文化素养较低，他们都不能自主地提升自己的计算机应用能力。为了有效解决这一问题，企业应该让相关工作人员接受培训，提升他们的计算机实操能力[4]。

3）加强档案的库房管理工作。由于档案信息的存放是一件比较保密的事情，所以对于档案信息存放的位置——库房来说，对档案库房进行科学合理的管理是有效地完成档案保密工作的必要条件。为此，首先，就需要在企业内构建独立于其他部门的档案库房，在此过程需要按照我国档案库房建设和管理的相关规定，来进行档案的存放。在档案存放过程中必须要保证档案信息存放的合理性和安全性，所以在日常生活中需要加强对库房档案的管理，保证库房内档案信息的管理都有专业人员负责。但是当前大多数企业和公司都不具备独立建设的条件，而且通常情况下为了借阅方便会选择建设在办公楼内，但是并不是任何一间办公房间都可以当做档案库房的。其一，档案库房不能建设在办公楼最底层和最高层，这是因为档案库房存在了许多档案文件需要避光、防潮，同时还需要做到防火、防水、防盗、防虫等等。其二，档案库房的建设需要尽量远离办公室，与公司的阅读室分开，因为只有这样才能有效地避免档案信息泄露的情况出现。其三，档案室应该严格禁烟，严禁携带易燃、易爆物品进入，同时还应该在下班之前，关好门窗，切断档案室的电源。其次，应该规范企业内档案信息的管理步骤，因为这种方式能够增强档案管理工作的规范性和安全性，从而有效地避免档案信息的泄露[5]。

4）加强对档案的日常管理。档案的管理是为了相关工作人员更好地借阅，但是为了防止档案在借阅过程中不被不法分子利用，那么就应该加强对档案信息的日常管理，严格地按照相应的规章制度进行档案的调阅、转移和销毁等过程。为此，首先就需要规范档案信息的调阅过程，档案的调阅需要先向相应的工作人员申请，在工作人员批阅之后才能够查看。其次，应该严格地记录档案的实际运用情况，每次查看、借阅都需要签名登记。最后，在档案使用完成之后就需要进行及时的检查。如果在此过程中发现了档案具有部分丢失、泄漏的情况，那么就应该及时地查清导致问题出现的原因，然后进行及时地补救[6]。

5）做好档案的审查和解密工作。档案管理工作人员在日常的工作过程中，应该合理地看待档案的保密性和开放性。档案具有一定的开放性是为了能够方便社会各界人士的合理利用，而档案具有的保密性是由于档案中的信息所决定的。

在进行档案开放之后，首先需要做的就是档案的审查工作，而在此过程中需要档案管理工作人员合理地区分、确定档案的开放区域。为此，首先就需要进行初审。在初审过程中需要档案管理工作人员按照相应的审查标准，对在开放时限内的档案进行逐一审查，并初步确认档案的开放范围。其次，进行中审。在此过错中，需要具有一定专业素养档案管理工作人员重点审查初审没有通过的档案，最终确认其是否进行开放。最后，就是进行终审。在终审的过程中，相关领导需要结合初审和中审的情况来综合分析、审查最后确认开放的范围[7]。

由于具有保密性质的方案是分等级的，一般情况下，都会将其划分为“绝密”、“机密”和“秘密”这三个等级。而这三个等级所采用的保密措施也是不同的，因为这样方式能够在一定程度上提升档案的利用率。但是档案的保密性并不是一成不变的，档案的保密年限期满之后就失去了它的保密性，所以在这时档案管理工作者不应该按照保密档案来管理，而是应该按照开放档案来管理。而能够向广大社会群众开放的档案，那么必然是已经到达了相应的期限，所以在开发曾经是保密性质的档案文件，需要先划定解密的范围，然后在进行解密处理[8]。

3 结语

档案管理工作者在实际的工作过程中，为了能够有效地完成相应的保密管理工作，首先就需要形成相应的档案管理保密意识，规范档案管理的流程步骤，然后在日常工作过程中不断提升自己的专业素质和职业道德，按照相应的规章制度来展开相应的保密管理工作。其次，应该加大监督执法的力度。如果发现有人违反了相应的档案保密工作法律条例就应该依法进行处理，因为只有这样才能够真正地发挥档案保密管理工作的作用。