流动人员档案管理水平提升的有效策略

2021-04-14黄芳

卷宗 2021年21期

黄芳

（福建省政和县人力资源公共服务中心，福建南平 114475）

人员流动的含义主要是指人员在各个城市、地域之间发生的短期、长期或重复性周期的运动现象[1]。人员流动对于社会发展来说有优势也有劣势，其中人员流动能够在一定层面上增加社会经济效益，使得各个地区的文化能够互相交融。但是，过度的人员流动带来了更多污染和土地工序问题，使得迁出地的劳动力逐渐减少，各个地区之间的经济发展存在显著差异。随着时代的飞速发展，当前我国各个城市之间的人员流动现象愈演愈烈，这在无形之中给人事档案管理工作带来了更多的挑战。为此，档案管理部门必须要积极重视对流动人员的档案管理工作，紧密联动相关部门，制定合理的管理措施，由此实现档案管理水平的提升，推动个地区经济发展。

1 流动人员档案管理的必要性

档案管理工作作为各个单位部门最常用的一种记录方法，其不仅能够将不同时期的相关信息记录下来，为日后的决策提供参考，还能够作为历史凭证，具有重要的利用价值。档案能够最大程度的将资料真实完整的保存下来，相对于其他信息资料来说，档案具有可靠性、真实性。与此同时，通过档案的记录，能够体现出人类实践活动的广度，人们通过对以往经验进行总结和反思，通过记录探索出信息中的规律，并为未来的发展方向指明道路，避免了无用功的发生。目前，各个城市、各个地区几乎都设立了专门的档案馆，并保存了大量的完整的档案文件，不仅能够方便人们随时随地的查阅，还可以利用档案资料，发挥其应有的价值。

流动人员由于数量较多、人口复杂，涉及的因素很多，给档案管理工作带来了更大难题，尤其是当下社会正处于转型之中，各个地区的流动人员出现了明显的数量增多。档案管理部门作为各个部门之间信息统计和收集的重要部门，受到多方面因素的影响，流动人员档案管理工作依然存在很多问题。为此，加强对流动人员档案管理存在的问题进行分析和逐个突破，积极探索出高效的管理模式，具有重要的现实意义。

2 流动人员档案管理中存在的问题

2.1 管理方法滞后

目前，个别单位在流动人员的档案管理过程中，依然沿用以往的方式方法，管理方法较为滞后，使得档案管理水平久久得不到提升。在档案的收集、整理、存储、检索过程中，没有引入智能化系统，依然是靠行政命令，人工调查和统计，不规范的材料整理，进而造成了流动人员档案出现不同程度的偏差、失真。个别单位在档案管理中，依然用手工填写材料，用手工拆卷、组卷，这种模式很容易造成内容错误。同时，应用纸张进行保管，若环境条件潮湿或保管不善，就会出现档案资料褪色、损坏等，严重影响到档案信息的安全性和准确性。

2.2 转递程序紊乱

流动人员档案资料不允许本人携带，也不允许用邮寄的方式来传输。但是个别单位为了节省时间和人力，让流动人员自行携带自己的档案资料，并交由指定部门。这一现象在传递的过程中，就会增加很多威胁因素。一方面，流动人员不得不将档案转回单位，另一方面个别流动人员擅自修改了档案内容，或者是因为其他原因没有及时将档案转回，就会增加档案遗失损坏的风险，档案管理部门也无法及时接收到档案资料，造成信息滞后[2]。

2.3 管理人员不足

档案管理工作对于管理人员的综合素质要求较高，档案管理部门必须要配备一定比例的专职干部和人员。但是在现实生活中，依然有个别单位的工作人员一兼多职，并没有聘请专门的工作人员任职。这些人员在工作中敷衍了事，对于档案管理工作认知不高，认为档案管理工作就是统计资料、保管资料。再加上材料收集范围较大，数量很多，一旦工作量增加，就会造成档案管理人员粗心大意，增加误差情况的发生，档案的参考价值也大幅度降低。

3 提升流动人员档案管理水平的有效策略

3.1 完善规章制度

档案管理部门要在现有的基础上积极完善规章制度，加强档案部门员工的教育培训，并全面提升员工对流动人员档案管理的重要性认知。转变员工陈旧的思想观念，在部门内部加大档案管理相关知识的宣传，让更多的人认识到流动人员档案管理的价值和作用，并在法律法规的约束下合理操作档案管理流程。进一步调动档案管理人员的工作积极性，构建专人负责制度，完备归档手续，将档案管理的具体流程一一规范。明确鉴别内容和归档的要求，规范查阅制度、借阅制度，确保流动人员档案管理工作有条不紊的进行。

3.2 加大资金投入力度

要想提升流动人员档案管理水平，就必须要加大资金投入力度。档案管理部门要将档案管理工作的具体开展纳入单位经费的预算之中，并为档案管理部门配备更多的现代化设施设备。定期对各项设备进行维护和保养，实现动态化管理模式，以能够推动档案管理工作适应时代发展需求。与此同时，档案管理部门还可以让第三方公司开发研制专门的流动人员档案管理软件，在信息化平台上建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，最大程度的利用信息技术的优势，实现档案管理的科学化发展。

3.3 加强智能化管理

在信息化发展的今天，信息技术已经被应用于档案管理部门中。信息化管理作为新时代下档案工作的必然趋势，其主要是指运用电子档案代替传统的纸质档案，并全面实现文字、图像、视频等资料的自动化搜索和整理。应用信息系统，依照不同的档案年份进行分类，不同的档案有对应的编号，能够便于后续工作人员查阅提取。针对档案资料出现变更的情况，还需要及时补充完整。与此同时，档案管理部门还应当应用大数据技术，对各个流动人员档案展开动态化管理，通过数据的统计和分析，能够查阅当下流动人员的现状。流动人员的档案管理工作应重内容、重管理、重利用，改变以往的封闭性管理模式，进一步实现档案管理工作的开放性。将档案管理工作的重心转移到为各项事业发展提供优质服务的层面上来，实现档案的智能化、现代化管理[3]。

3.4 落实岗位职责

明确的岗位职责能够让每一位工作人员意识到自己肩上的责任和义务，流动人员档案管理工作要做到责权清晰、依法依规。在法律法规的背景下，档案管理部门要完善规章制度，并以高度的政治责任感和为民利民的服务敬业意识，促使每位工作人员深刻意识到流动人员档案管理的紧迫性。尤其是当前社会上比较突出的隐私问题，要求档案管理人员真正尊重档案对象的权益。与此同时，档案管理部门要制定完善的考核制度，将工作人员的工作成绩和薪资待遇挂钩，要求工作人员严格认真落实规章条例，向流动人员说清楚档案管理工作的重要性。让档案管理对象明白，如何依法依规配合工作人员，如何提升档案质量。这不仅能够对用人单位负责，还能够对流动人员负责，更是对社会安全负责。严明禁止档案中的信息虚构伪造，一旦出现该情况要严肃追究责任到人头。档案管理人员要本着先调查、先走访、先核实的原则，做好各个方面的登记工作，由此进一步提升流动人员档案管理水平。