刘 巍

（北京易亨电子集团有限责任公司，北京 100013）

为加快剥离市属国有企业办社会职能和解决历史遗留问题，增强国有企业市场竞争力，促进国有经济持续健康发展，国务院、国务院办公厅先后出台了国发〔2016〕19号和《国办发〔2016〕45号文件，推出非经营性资产移交（以下称非经移交）政策，该政策的及时出台对于企业而言是企业摆脱困境轻装上阵、提升企业内部管理秩序的好机会；对档案管理人员而言，是一次磨炼自我、提升技能的大考之战。

1 Y公司在非经移交过程中展现的档案管理现状

非经移交政策出台后，Y公司领导高度重视，迅速成立非经移交工作领导小组和工作小组，先后多次召开专题会议，广泛听取非经营资产研究领域专家、17个法人单位负责人及退休职工的意见，制定了专门的工作计划，明确了非经移交工作的主要负责人、参与者以及资料收集整理的主责部门等。在资料收集整理过程中，Y公司在档案管理方面的薄弱环节主要体现在以下几个方面：

1）档案管理制度不健全，导致非经营性资产档案管理无序。在对17个单位档案管理制度建设情况摸底调查中，有9个单位制定了相应的档案管理制度，占53%；有8个单位处于无章可循的自由归档状态。各单位的档案管理主要有三种方式：一是设置专职档案室的，由档案室统一集中管理，各部室档案随时形成，随时移交，占25%；二是各部室按年一次移交档案室的，占41%；三是由各部室自行保管或个人保存的，占34%，这种方式档案管理现状最差，档案散乱无章，随处可见，甚至和图书资料混在一起，有的已经散失。由此看来，Y公司有约三分之一的档案没有统一集中管理，有近半数的单位缺乏必要的档案管理基础制度，有的单位虽建立了相关制度，但制度不健全或者落实打折扣，缺乏有效地保障措施。

2）非经营资产基础档案缺失或管理无序，导致资产确权困难。为顺利推进非经移交工作，Y公司按照“先易后难、先少后多”的原则，即房产产权清晰、基础资料齐整、宗地数目多寡的顺序，对17家法人单位的非经营性资产基础档案进行整理，在整理过程中发现部分单位非经营性资产大多存在历史遗留问题，特别是企业集团内部各子、孙企业涉及更名、重组、改革、分拆等事项的，由于相关历史文件保存不全，对非经移交产生了很多负面影响，其中最为棘手的是通过档案来确权及档案移交问题。通过查阅相关档案，发现按照单个产权归属划分，档案呈现年度跨越长、零散、无规律性，有些文件既没有装订成册，也没有按次序排放一起，因此虽然把相关档案收集上来了，仍然不能够直接利用，也不符合移交的条件。

3）档案管理机构设置与人员配置缺陷，导致管理工作开展滞后。Y公司及各单位设置档案室的，一般隶属于办公室，专职档案管理人员既要做好档案管理本职工作，加强对各部室档案业务的指导、监督和检查，往往还要兼顾办公室的其他综合性职责，一人身兼数职的现象普遍存在，部分管理人员本身对档案管理的重要性认识不足，缺乏工作热情和责任感；而未设置档案室的单位，档案大多分散保存在各部室，兼职档案管理人员会认为档案管理工作没那么重要，造成档案管理的懈怠。而档案管理工作是一项专业性很强的工作，涉及跨专业跨领域的技能和知识，对从业人员的综合素质、能力和知识具有很高的要求，但是受各单位降本增效管理目标导向的掣肘，目前档案从业人员的水平参差不齐，一定程度上也阻碍了档案工作的顺利开展。

4）档案管理设备和手段落后，阻滞了档案管理工作的顺利开展。档案管理需要一定的人力、物力、财力投入，尤其是随着信息化的迅速发展，档案管理的硬件设备需要不断升级优化，管理模式和手段也需要迭代更新。目前，Y公司及下属单位的档案管理还处于粗放式管理阶段，硬件设施陈旧匮乏，主要是以人工管理和纸质档案为主，占据了大量的保存空间，档案室的建设不符合相关标准，存在很多安全隐患。很多非经营资产纸质档案由于保管环境较差，受潮发霉，导致基础信息无法准确查阅获得，给非经移交工作的顺利开展带来了诸多不便。

2 Y公司的应对策略

1）建立健全档案管理制度， 确保档案管理工作有章可循。从Y公司在非经移交工作中暴露出来的档案管理问题，可以看出建立一套适合于本单位的档案管理制度，是至关重要的。只有建立健全了档案管理相关制度，才能避免档案管理的散乱无章，避免查档时无处可查的尴尬情况。Y公司全面总结在非经移交过程中的经验教训，多次邀请北京市档案局制度体系建设专家对公司档案从业人员进行档案制度化建设等方面的培训，结合各单位实际情况进行档案制度的制定、补充或修订，梳理形成档案管理相关基础制度文件7类，明确规定了归档范围、保存期限以及保密文件的收发、存档、销毁等工作程序，以保证档案管理工作的规范化运行。

2）搜集、整理非经营性资产基础档案，确保非经移交工作顺利。（1）收集查找核对非经营性资产基础档案信息。为落实好非经移交工作，特别是有关基建档案的整理工作，因为基建档案是企业进行管理、维修、鉴定、扩建、改建、恢复等工作不可.缺少的依据。Y公司需从17个法人单位的档案中整理房屋建筑、强弱电工程、给排水工程、市政管道工程、城市建设等方面形成的大量技术档案及企业分房实施条例、请示、批复和分房工龄计算表、租赁合同等文书档案，经领导小组反复分析研究，决定从产权单位入手，首先，确定各单位非经营性房产数量，区分独立产权与共有产权，在《非经营性资产移交清册》中标明房屋地点、房号、面积、使用人、是否已购买、设备设施及资产的大产权人（包含多产权现象）等基础信息；其次，按照清册中所载的资产信息到档案室进行实物资料查找，逐项梳理，做好档案完整与否的标识；最后，将档案梳理结果反馈至各单位，对于缺失的实物档案组织专人查找。（2）采取多种手段充实非经营性资产基础档案材料。对于实物档案缺失或模糊不清的非经营性资产，大都属于企业历史遗留问题，存在产权不清晰或者有瑕疵等现象，需要发挥群众力量，集结群众智慧，解决现实问题。对非经移交这项专业性强、工作量大、时间紧迫的工作，一方面要充分发挥企业领导和档案专业管理人员的作用，细致思量如何做好统计、走访、调查工作；另一面需要从各部室抽调人员下沉到非经营性资产所在地去实地探访，到所在地的政府机关去查阅相关资料，听取产权所在地的群众意见，通过实地调查收集所需要的材料，通过这两方面的工作，对弥补实物档案缺失以及梳理那些多单位共有产权的非经营性资产起到很大的帮助，为各家产权单位需要担负的责任做了很好的界定。（3）认真整理与保管非经营性资产档案。借非经移交工作契机，Y公司非经移交工作领导小组广泛宣传档案管理的重要性，发动广大员工积极参与，从相关单位和部室抽调骨干充实档案管理队伍，将产权建设档案按照建筑技术档案标准进行归档整理，将涉及房改房、职工租买房产等文书档案按照同一工程项目“房改房”专卷进行认真整理，整理出房屋建筑技术档案245卷，“房改房”专卷37卷。整理完毕后，公司指定专职的档案管理人员负责做好档案的日常保管、借阅、复制及利用等工作，按照产权单位、房产坐落位置等顺序，将整理好的非经营性资产档案存放在公司档案室指定专区内，随时准备配合非经移交工作。经科学整理、统一集中保管后，公司档案室清洁整齐，档案陈列有序、醒目易查。

3）自上而下设置专门的档案管理机构，加强人才队伍建设。通过非经移交工作，Y公司领导充分认识到档案管理的重要性，意识到科学规范的档案管理是衡量一个单位管理水平与业绩的重要尺度；要求各单位根据企业规模自上而下地设置档案室或档案管理专岗，加强档案人才队伍建设，定期组织档案管理人员进行专业知识和科技信息知识培训，更新档案管理人员的知识结构，帮助其掌握散乱档案整理、破损档案修裱等技术手段，为今后预防档案分散丢失及档案修复打下了牢固的基础，提升了企业归档查档的效率，为企业的经营服务创造了有利条件。认真总结非经移交档案收集整理工作经验，为以后全面搞好档案管理工作奠定了良好的基础。

4）加强档案管理资源投入，借助信息化手段提升档案管理水平。要想提升档案管理水平和效率，必要的软硬件投入必不可少的。Y公司也充分认识到狭小逼仄的档案存放空间、落后的档案管理手段导致了档案堆积如山、灰尘覆盖、潮湿发霉，有的影像资料由于存储不当而消磁，失去保管和利用价值。公司领导下决心对档案室进行改造，创造通风、防尘、防潮、防霉、防火、防盗条件，对档案室内的打印、复印、扫描等专业设备进行维修、保养或更换，并指定专人负责设备的维保。同时，借助先进的信息管理手段和软件，加速纸质档案向电子档案的转化，实现纸质档案与电子档案同步管理，并做好重要电子档案的备份工作；注重电子档案的传输保管工作，避免涉密信息泄露，给企业造成无法挽回的损失。

综上，是笔者结合自身经历，对公司非经移交过程中暴露出来的档案管理问题进行的浅显分析，希望日后对从事相关工作的企业和从业人员有所裨益。

3 结束语

档案记载了一个单位发展史上的优秀成果，为研究本单位经营业绩和制定科学发展规划提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短地制定好企业发展方向的好素材。企业应当把功夫下在平时，狠抓档案基础管理，做好档案的收集、整理、保存、移交等工作，这也是提升企业内部管理和服务水平的重要抓手，只有厘清各部室职能，各司其职，才能共同齐心搞好外部经营活动。就如宋朝宰相赵普所言“中国既安，群夷自服。是故夫欲攘外者，必先安内。”，外部合作伙伴会争相与内部管理规范的企业洽谈业务，企业基业长青的发展目标实现指日可待。