唐晓琳 郭倩

摘要：档案保管状况检查是档案保护的重要内容，对于维护档案实体安全、延长档案寿命具有较大意义。文章结合实际工作经验，介绍了将PDCA循环法应用在档案保管状况检查中的方法，通过策划、实施、检查、改进，科学、有效地开展档案保管状况检查，分析了档案保管状况检查中存在的常见问题，并提出了改进建议，如提高档案人员的责任意识、加强档案人员技能培训、运用RFID等新技术提高检查效率等。

关键词：PDCA循环 档案检查 档案保管

档案保护贯穿于档案工作的始终，在档案收集、整理、鉴定、保管、利用等诸多环节中，档案保管环节耗时长，需管控的因素多，需投入的精力也较大。国家档案局2018年发布的13号令《机关档案管理规定》中第四十条规定：“机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取情况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。”由此可见，档案保管状况检查作为档案人员的基本工作内容之一，对于维护档案实体安全、延长档案文件寿命具有较大意义。如何科学、有效地开展档案保管状况检查，成为基层档案人员十分关注的问题。

一、PDCA循环法在档案保管状况检查中的应用

PDCA循环法作为质量管理的有效工具，同样适用于档案保管状况检查。该方法将档案保管状况检查全过程划分为检查策划（Plan）、检查实施（Do）、检查分析与总结（Check）、改进（Action）四个阶段（见图1），循环滚动，不断提升档案保管状况检查的工作质量与效果。……