李飞荣 邓振华 朱国庆

摘要：通过分析梳理国防科技大学电子公文档案管理系统的建设背景及面临的困难，文章提出了基于文档一体化的电子公文档案管理系统建设目标，并从电子公文文档数据流向和系统业务处理流程角度进行分析设计，给出了详细的系统分析与设计过程，一起助力各部门实现文档一体化管理目的。

关键词：电子公文 档案管理系统 文档一体化

国防科技大学2009年9月开始试运行网络办公信息系统，2013年1月正式采用无纸化办公，每年办文数量稳定在1万余件。办公信息系统的应用提高了工作效率和公文流转速度，与此同时，如何对电子公文档案有效管理也成了一个新课题。

一、系统建设背景介绍

2013年，原总参办公厅保密档案局计划在军队档案系统开展文档一体化建设试点，国防科技大学被列为3个试点单位之一，试点单位建设经验为全军电子文件归档和电子档案管理提供思路借鉴。确定试点后，国防科技大学邀请专家对办公自动化系统（OfficeAutomation System，以下简称“OA系统”）电子公文归档问题进行研讨，经专家分析认为学校文档一体化建设和电子公文归档工作存在以下问题：[1]

一是OA系统电子公文质量存在先天不足。OA系统的开发设计单位是学校的信息化部门，档案部门没有前端介入OA系统的开发设计过程。信息化部门在建设OA系统时没有意识到OA系统的设计及电子公文生成与管理有档案管理的专业需求，以致OA系统不能完整地將电子公文的内容信息和背景信息移交给档案部门归档，电子公文的真实性、完整性、可用性、安全性（以下简称“四性”）和长期保存需求得不到保障。……