徐世荣

摘 要：在互联网、大数据、云计算等各种高新技术不断发展的环境下，社会各个领域也开始步入到一个全新的发展阶段，在大数据背景之下一系列智慧项目的提出与实施，也促使全面实现综合档案数字化管理进入到了一个全新的层面，而为了能够更好地提升高校档案管理质量，本文也就大数据下高校综合档案数字化管理进行了分析。

关键词：大数据;高校;综合档案;数字化管理

引言

在办公自动化系统、财务系统软件不断普及的环境之下，基于互联网、大数据能够有效整合各种信息系统，实现业务流程数字化管理的协同平台开始逐渐进入到人们视野之中，同时也成为各单位与企业信息化建设主流，这也为高校综合档案数字化管理工作带来了全新机遇。大数据背景之下，高校综合档案数字化管理不仅是时代发展必然趋势，也是有效提升高校综合档案管理效率和质量的重要方法，而为了能够更好地做好这一项工作，笔者也对其进行了如下分析。

一、大数据下高校综合档案管理现状

1.档案数据信息量大，查找利用较为困难

大数据时代背景之下，高等院校在各项工作之中产生了各式各样的数据信息，如网页数据、图片数据、视频数据、音频数据以及文本文件等等，而这些均属于高校综合档案数字化管理过程中需要收集的信息内容，整个信息量可谓是十分巨大。可是，就目前各个高校档案管理系统使用情况来分析看，其大多是C/S或 B/S的单一服务器系统架构，这些系统在应用过程中最多只能做磁带或者是光盘备份。

在档案信息资源数据存储量不断增加的环境下，若不能引进云存储技术或服务器集群，就很有可能会引发磁盘物理存储容量不足，从而促使档案信息数据库出现崩溃等情况。高校在面对这些越来越复杂且大量的数据信息的时候，如何对其进行高效管理是需要着重思考的一个问题，所以说，高校综合档案管理存在的问题之一就是档案数据信息量大、查找利用十分困难。

2.档案数据多源异构，系统处理较为困难

高校档案数据信息来源十分广泛，而且种类也十分复杂，具体包含了高校内部教研、教学、后勤等多种数据信息，而且不同部门业务工作存在差异，这个时候其产生的档案数据信息自然也会存在差异。

相关研究调查显示，在高校数据信息之中，表格、音频、文档、网页以及视频等非机构化电子文件所产生的数据信息，在整个校园网数据信息之中就能够达到85%。在纸质档案管理过程中，管理人员通常是以“份”“卷”等形式展开管理工作，对于存储空间、地点以及环境都具有一定要求，查询材料也具有较强的局限性，有时候还会因为各方面因素所影响而出现部分资料无法有效存储，最终查档困难。

可是，在大数据时代背景之下，综合档案数字管理工作也开始进入数字化管理，所有纸质信息都能够转化成为数据信息，而这些数据信息均是十分重要的数据源，并且各个数据源结构差异也十分显著，这也就促使高校综合档案数字化管理数据呈现出了多源异构这一现象，而现如今，高校档案数字化管理工作还是有待完善，所以，在对这些数据信息进行处理的时候也存在着一些问题。

3.档案数据信息需求多元化，管理难度较大

在大数据时代背景下，高校各个部门不仅是档案数据信息生产者，同时也是档案数据信息使用者，这些档案数据的存在为学校科研、规划、教学管理以及校园文化建设等多方面都起到了一定的促进与指导效果。

使用人员的差异促使管理人员也面对着不一样的档案材料需求，所以现如今，现有的档案管理体系无法满足使用者档案数据多元化需求。对于这一点，高校在发展过程中需要主动构建出一个高科技平台作为支撑，而大数据技术的存在则能够为新平台建设提供良好的环境。

二、大数据下高校综合档案数字化管理特点与优势

1.特点

首先，载体数字化。传统形式下的档案资源大多是以书面、纸质等形式而存在，在对其进行存储的时候，需要为其提供相应的空间进行存储，存储空间消耗较大，而且在使用的时候也需要耗费较多时间来查找。可是，数字化管理就能有效改善这一现象，其能够让档案资源信息载体以数据的形式直接存储在光盘、云空间、磁盘之中，再加上大数据技术本身就具有强大的存储功能、流通性，所以将其有效应用起来就能真正提升收录便捷性，让使用者能够更加迅速的查询与使用，提升存储安全性。

其次，信息共享化。大数据技术是网络技术下的产物，综合档案数字化管理工作在开展过程中，大多是对电子档案进行管理，而要想有效查找这些资料，则可以借助于大数据技术来查询，还可以实现及时传输，这自然能够有效实现信息资源共享，减少传统管理模式下只是档案传递期间有可能会引发的档案信息丢失、受到损坏等情况。

最后，管理实效化。综合档案数字化管理工作的有序推进，能够借助于大数据处理技能、共享功能，来有效突破档案使用时间、空间限制，真正做到随时随地资源收集、整理与使用，在这种管理模式下，档案管理人员整个操作过程自然会因此而变得更加的即时且动态，最大程度提升档案管理工作实效性 。

2.优势

首先，数字化管理是借助于大数据技术展开的管理，因为依赖于技术，所以能够减少一些人力资源成本，同时让档案立卷机制因此而变得更加的简洁。传统档案管理模式下的档案立卷工作在实施过程中，大多是以人工收集、整理为主，可是，并不是每一位档案管理人员都能对档案资料形成完整了解的，这个时候就很容易会引发档案资源零散、混乱等管理现象，不利于后续的管理。但是，数字化管理工作的推行，则能够借助于大数据技术来对档案数据资源信息进行迅速录入以及编号存储，这样自然能够在很大程度上简化了立卷步骤以及人工操作而引发的不必要的问题，有效降低人力成本。

其次，能够省时省力、减少不必要的经济支出。高校传统综合档案管理工作在实施过程中，大多是以纸质载体来进行管理，这种形式下，工作人员需要耗費较多的时间与精力来对其进行整理、收集与归纳，而且在管理与存储过程中还需要耗费一定的管理费用，经济支出与消费也不少。但是，大数据背景下高校综合档案数字化管理，则能以机器读档的方式来对档案数据进行存储，这样自然能够在一定程度上减少不必要的经济支出，同时提升整个管理工作效率。

最后，档案管理办公效率能够得以有效提升。大数据下的高校综合档案数字化管理工作在实施过程中，大多是借助于大数据技术、计算机信息管理系统来直接将一些繁杂的数据信息呈现出来，这样管理人员在使用与查找的时候自然会更加便捷，从而迅速为使用者提供方便，最大程度提升了整个综合档案数字化管理效率。

三、大数据下高校综合档案数字化管理措施

1.做好基础设施建设

高校综合档案要想真正做好数字化管理工作，离不开完善的基础设施，所以在发展过程中一定要做好基础设施建设。通常情况下，高校可以从以下几点着手：

首先，对软硬件相关设备及时进行更新换代，让其能够满足档案管理工作正常运行。

其次，对于基础网络设施也需要做好检查与维护工作，以此来保证相关设施能够不受到任何干扰，从而发挥出互联网流通性。

再者，对于档案室内的设备安全一定要重点进行保护，避免因为人为破坏、操作不当对档案资源造成损坏。

最后，在完善基础设施之后，还需要对基础设施使用技术展开有效普及与推广，通过这一方式来提高档案管理人员合理应用意识与能力，减少因为人为使用不当而引发的管理问题。

2.完善综合档案数字化管理制度

高校综合档案要想真正做好数字化管理工作，完善的规章制度体系也同样重要，因为这是有效约束管理人员、提升管理效率与质量的重要举措。所以，强化管理制度完善十分重要，对于这一点：

首先，对档案管理各个环节负责人进行明确，如生产、审核、录入以及归档要求等等，这样才能有效保证各项工作推进的合理性。

其次，对于档案信息整理流程同样需要进行明确，以此来保证纸质档案、电子档案均能够实现有效归档，及时对各种类型的档案进行整合与管理，借助于制度体系进行约束，从而有效保证档案真实性与完整性。

最后，还需要对档案借阅、审批进行合理规范，如借阅要求、归还时间、使用范围等等，另外，还需要做好数据审核工作，这样才能更好地提升高校综合档案数字化管理质量和效率。

3.做好综合档案安全保管工作

在大数据背景之下的高校综合档案数字化管理工作，还需要考虑到网络环境的开放性，在管理过程中做好综合档案安全保管工作，以此来有效提升数字化管理质量。

首先，从制度上对其进行规范，尤其是对于档案应用、存储以及传输等环节更是要做好审查与监督工作，避免出现因为管理不当而产生的档案资源信息受到损害、泄露等情况。

其次，对于数据信息还需要及时进行备份，对于一些重点档案资料则需做好安全加密，借助于安全保密技术来提升其安全性，从而有效减少档案资源受到损害。

4.拓展数字资源、开展大数据挖掘工作

大数据下的高校综合档案数字化管理过程中，资源建设属于其发展根本，更是数字化档案管理重点，所以高校综合档案数字化管理可以按照“存量数字化，增量电子化”等要求，来对馆藏纸质档案、照片、缩微胶片等一系列传统实体档案进行数字化加工，以此来便于电子档案检索与利用。

在这一过程中需要注意，大数据背景下的高校综合档案数字化管理工作一定要面向师生生活、教职工需求，以此来不断拓展现有档案分类体系下的收集内容与范围，从而形成大档案概念。例如，学校各个院系内部会议文件、重大实验设备使用记录、学生思想活动谈话记录等等都可以将其作为有价值的数据信息，将其存储起来，有效丰富高校综合档案。

除此之外，高校综合档案数字化管理工作，本身就是高校数据开发与利用的关键，在工作过程中，我们还可以借助于数据分析引擎、云计算等技术，在海量的档案数据之中选择具有价值信息的档案进行二次、多次开发，以此来更好地发挥出其价值。

5.构建综合应用系统

大数据背景下的高校综合档案数字化管理过程中，还可以积极构建综合应用系统。高校综合档案数字化管理工作本身就是一个信息综合体，工作人员需要对数据进行收集、录入、加工、检索与使用，而这些环节都离不开强大的数据档案管理系统与综合档案资源数据库。为此，在数字化管理过程中，可以积极借助于综合应用系统来进行管理与优化：

（1）数字档案管理系统。这一系统主要有三大部分，分别是数字档案管理、日常业务管理、档案查阅这三个部分，其中數字化采集模块既可以借助于存储技术、检索基础来批量对纸质档案材料进行数字化采集;系统日常业务管理则主要是进行档案整理与著录;档案查阅这一部分则是借助于大数据技术所提供的远程查档与阅档工作提供服务。而且该系统还能与学校OA系统实现有效对接，这样就能真正有效实现校内流转的电子公共自动归档，以此来真正实现档案收集、存储与利用数字化。

（2）档案资源数据库。大数据背景之下，非结构化数据呈现出了显著增加的趋势，具体而言，就是由移动网络设备而产生的通过图像、视频、音频以及图表等表现出来的信息数据正在不断增加。在大数据背景之下，高校综合档案数字化管理过程中，需要对大量非结构化数据信息进行管理，具体包含目录数据库、文件数据库以及多媒体数据库等等，而构建档案资源数据库即能够对这些分散的结构化与非结构的数据资源相互关联在一起，从而有效克服结构数据与非结构数据内外部分界等情况，形成超大规模的数据资源库。在这一过程中，还可以基于此来积极借助于大数据分析技术，来对数据资源块进行提炼与优化，以此来构建出数据资源目标，这样就能进一步提升整个数据检索效率，真正做好高校综合档案数字化管理工作。

四、结语

综上所述，大数据背景之下，综合档案数字化管理是发展必然趋势，借助于计算机网络技术、大数据技术来对档案管理工作进行创新与改进，能够最大程度提升高校综合档案数字化管理水平。为此，高校在发展过程中，一定要做好基础设施、软硬件、管理制度、人才培养等多方面的优化工作，以此来为高校综合档案数字化管理工作的有效推进提供良好保障，从而真正有效实现档案资源价值最大化。

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（作者单位：荆楚理工学院档案馆）