信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制

2021-02-21陈坚

兰台内外 2021年1期

陈坚

摘要：在当前医院经营管理过程当中，需要相关的工作人员能够高度重视人事档案管理工作，人事档案管理工作属于医院管理过程当中不可忽视的、重要的一大部分，同时也是医院干部隊伍建设以及人才选拔工作的重要基石。为了提高人事档案管理工作水平和工作质量，需要实现档案信息化管理，要求我国档案行政管理部门进行统一组织和规划，要在档案管理工作开展的过程中加强现代信息技术广泛运用。

关键词：信息化手段;医院人事档案;精细化管理;控制

目前，医院要对档案信息资源进行合理科学的管理处置，要通过采用网络技术、计算机技术实现科学有效人事档案管理，切实保障医院人事档案工作真实性、全面性以及时效性。与此同时，还应当以网络化以及信息化作为突破口针对于人事档案管理模式实施大力改革，这对于医院来讲是一项不可忽视重点任务。

一、医院人事档案管理现状

针对医院人事档案进行分析，具有凭证性以及唯一性的特点，在目前医院人事档案管理工作开展的过程中，通常都是采取纸质档案的模式，这样的情况下无法全面以及动态化的对信息进行充分地反映，同时，也无法实现人事档案信息资料的全方位共享。在医院人事档案管理工作开展的过程中日益暴露出诸多的问题。另外，目前医院人事流动相对大，若是缺乏相对健全以及完善人事档案材料将势必会对人事审核工作造成诸多阻碍和影响。针对于医院信息管理进行分析，其属于新兴专业，并且涉及到了诸多科学门类，专业跨度性也比较大。在人事档案管理工作开展的过程当中，相关档案管理工作人员的业务能力和业务素养直接关系到人事档案管理的效果和质量。在当前医院实施档案管理工作的过程当中，还依然存在着临时安排人员、兼职人员以及非专业人士负责，所以，目前医院人事档案管理工作难以达到理想的效果，还严重存在着应付敷衍的不良现象。

二、信息化管理必然性

1.医院对人事档案信息资源利用效率越来越高

最近几年，需要针对人事档案信息资源加以充分地利用，不仅仅需要相关的工作人员能够对于大量的纸质档案文件进行充分研究，更需要给目前档案工作人员提供更加多样化专题服务。在档案管理工作的过程当中，若依然采取传统的手段，已经无法适应时代发展潮流，在当前的时代背景之下，更加需要加强计算机技术及网络技术的利用，通过电子文件的形式进一步地优化档案管理工作。

2.传统人事档案管理方式已无法满足医院要求

针对目前我国大部分医院人事档案管理工作实际情况进行分析，目前在档案管理工作开展的过程当中还依然采取传统的人事档案管理模式，这种情况之下无法适应当前医院流动性大问题。针对目前国内人事工作的实际情况进行分析，由于人事档案利用率低，并且利用范围比较小，保密性强，传统模式之下，档案管理利用制度已经无法适应现代人力资源开发现实需要，所以目前就需要切实保障人事档案利用可以逐步延伸到整个医疗体系当中，这对于人事档案管理工作具有重大的价值和意义。

3.传统人事档案管理方式反映历史问题多

针对于传统人事档案管理模式进行分析，其主要是反映历史问题较多，反映现实问题较少，如集中体现在反映员工近期思想动态、学术水平、工作实际以及相关方面材料，但是无法对员工整体的变化发展情况进行充分的了解，严重的缺乏时效性。当前，医院档案管理深化改革的过程当中，需要进一步的加强医院人事档案信息化建设工作，只有这样才能够保障人才实现合理优化配置，同时也可以让人才实现合理的流动，这样才能够让人才队伍素质得到进一步提升，有利于相关工作人员对于人才进行正确的利用，同时也有利于对于人才进行全方位考察和了解。

三、信息化手段的实施提高了医院人事档案管理优势

在当前医院人事档案管理的过程当中，运用信息化手段具有诸多的优势，能够显著的提高人事档案管理质量以及管理效率，同时保障档案信息共享性和时效性，还能够大幅度的缩减人事档案管理整体成本，具有较良好经济效益和社会效益。

1.提高人事档案管理效率

对于当前的计算机来讲，其运算速度较快，并且自动化水平较高。医院人事档案管理工作开展的过程当中，通过加强计算机技术的利用能够全面准确及快速对存档人员信息进行反应，同时也可以有效避免纸质档案模式之下劳动力过度浪费以及抄写失误的问题，能够大幅度的缩减管理成本，提高档案管理工作水平和工作质量。在当前医院内部，需要加强医院人事档案信息的广泛利用，通过医院人事档案信息可以为目前医院提供大量的人才资料，通过采用网络技术及计算机技术也可以对于人事信息进行分析，还能够针对各类人才信息进行科学有效归类和收编，能够让不同医院人事资源信息实现良好共享，还有助于对人才资源进行合理科学分配及利用。

2.提高人事档案信息时效性以及共享性

在当前需要通过加强信息化技术的应用促使人事档案管理工作成本得到进一步缩减，提高档案管理工作效率及工作质量，实现人事档案管理的信息化，切实保障档案资料的完整性、齐全性和安全性。

3.降低人事档案管理成本

对于当前的医院来讲，在针对于人事档案进行信息化管理的过程当中，首先，要求医院进一步的加强传统模式的改革力度，促进档案工作的进一步发展和完善。其次，因为人事档案涉及到了医院内部重要的个人信息资料，所以工作人员需要具备较高的政治素质以及良好的业务水平。医院属于高技术人才流动比较频繁单位，所以在档案管理工作开展的过程当中，需要选择具备较强工作责任心人员来开展工作，并且需要进一步提高档案管理意识和管理水平。目前，档案管理的过程当中，也需要针对档案管理人员加强培训和进修工作，只有这样才能够为医院建立思想素质高以及业务水平良好的人事档案管理团队，提高医院人事档案管理水平和管理质量。

四、对策

在当前，为了有效促使医院人事档案实现精细化控制和管理，需要采取合理及科学的措施，需要建立健全档案管理制度，还需要构建深层次以及全方位医院管控模式，与此同时，要进一步完善人事档案信息数据库等等。

1.建立完善的人事档案信息数据库

在当前，医院需要针对人事档案管理工作进一步加强完善，要实现人事档案的信息化管理，针对于人事档案进行信息化管理过程当中所采用的技术主要包括了安全保密技术、网络技术以及数据库技术。通过利用电子计算机作为基础可以构建人事档案信息数据库，这样具备了传统模式之下档案管理所不具备海量的存储空间，同时也可以全方位记录医疗专业人才信息，能够对于不同岗位、不同工作人员的工作业绩进行公正以及客观化的反映，还能够为当前医院工作人员考评工作奠定良好的基础。另外，对于当前计算机硬件系统而言，若是一旦瘫痪将会造成重大的信息丢失，所以，目前在医院信息档案管理过程当中需要构建安全保障体系，避免网络受到窃听、黑客攻击、程序缺陷、病毒篡改以及技术淘汰等诸多方面因素的影响，除此之外也需要配备比较良好的搜索引擎，这样才能够为更新数据、检索数据奠定良好的技术基础。目前，针对于人事档案信息数据库进行建立的过程当中，还需要相关工作人员能够进一步开发操作简便、维护费用低、开发使用时间长的信息检索平台，这样才能够充分的检索出目前人事档案数据库当中各种有价值的信息，才可以为目前医院领导层制定科学合理人事方案奠定良好基础。

2.建立全方位、深层次信息化医院管控模式

在当前医院内部为了促使人事档案信息化建设得到进一步完善，需要鼓励各大部门通過采用电子文件的形式根据相关要求以及规格上报档案材料，并且对于人事信息进行全面以及客观地评价。目前人事档案管理工作开展的过程当中，要针对人事档案资料进行精细化控制和管理，与此同时，也需要基于计算机信息化建设基础之上针对人事档案管理实效性、全面性、客观性、公正性进一步加以完善，这是目前医院档案管理工作的大势所趋。

3.建立健全档案管理制度

当前信息化的时代背景之下，需要相关管理人士针对于传统管理制度实施有效的改革和优化，要求结合信息化时代的特点，采取科学有效措施针对管理制度进行重新化设计工作，这样才能够保障医院人事档案管理质量和管理水平得到全面的提高，同时也可以针对医院各大部门、各大科室的人员信息实时汇总。

首先，要求相关人士针对档案信息管理制度进行改良和完善，尤其是在当前医院档案管理部门内部需要积极有效推广信息化模式。针对于在职人员基本信息进行整理过程当中，需要采用计算机技术实施科学有效的归档，这样才能够让所有的档案管理人员快速有效获取信息。其中，通过利用计算机针对于信息进行整理归纳，转变传统人工管理模式，提高工作效率以及工作质量，同时也可以促使人事档案管理工作得到全方位贯彻和落实。

其次，在当前，还需要采取合理科学措施针对档案管理系统加强建设工作，促使档案管理系统更加优化和完善。在平时工作开展的过程当中，需要相关人士能够加强各种计算机设备配备工作，特别是加强软件信息系统建设工作。其中，针对于各类型的通信设备、计算机设备需要引起高度重视，这是实现信息化管理重要的物质基础。人事档案管理工作开展过程当中还需要相关人士针对硬件设施以及软件设施进行优化和完善，要结合档案信息化管理的各大要求，采取合理科学措施对于计算机实施配备，在这个过程当中需要获得上级财政大力支持。另外，对于当前的档案管理部门来讲，还需要将所需要设备罗列出来，给上级部门加以申请，经过批准之后加强和采购部门交流沟通工作。在实际工作开展的过程当中需要采取科学有效措施针对各种硬件设备实施配置和采购。

最后，要对于档案数据库管理系统加以健全和完善，在大数据时代背景之下，要为医院提供相对及时准确及完整化档案数据，就需要构建精准化的数据库管理系统。其中，应当通过利用大数据技术结合用户检索行为和信息需求从相对海量档案数据当中找到所需要信息和数据。

五、结语

综上所述，在医院人事档案管理工作开展过程当中，涉及到了诸多复杂的内容，主要就是要求相关工作人员能够针对各类信息进行记录。由于当前医院工作人员相对比较多，人员构成也比较复杂，所以其中人事档案信息和数据相对比较多，存在着比较大的管理难度。传统模式之下主要是采取人工管理模式，这样的情况之下特别容易出现失误，同时也容易导致档案丢失问题。由于当前信息时代医院人事档案工作面临着比较大的挑战，医院档案管理实现信息化是一大重要趋势。为了能够促使人事档案管理精细化程度以及管理效率得到提高，同时，为了避免管理过程当中出现较大出错率，需要医院对于传统管理模式实行必要改良和优化，尤其是需要加强通信技术以及各类信息技术良好应用，还需要让信息化管理制度得以健全和完善，这样才能够促使当前人事档案管理信息化水平提高。

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