张琳 烟台新奥燃气发展有限公司

进入21世纪以来，特别是近几年，我国乃至整个人类社会逐渐进入全面的信息化时代，企业和个人用户存储的数据量也急剧增加。档案文件的数字化管理在企业中的运用也显得越来越重要。

作者就职的单位属于燃气运营企业，作为档案管理者，作者负责高压管网部门的档案文件管理工作。档案文件管理的主要类别有：技术服务合同、四评招标文件、设计招标文件、上级文件与批复、会议纪要、四评文件、考察资料、联系函、高压管线工程文件、国土资源、规划局、发改委、城管局、高压管线工程招标文件等。以往作者作为档案文件管理者的主要管理方式是将接收到的档案文件按照合同、文件、招标、会议纪要、设计、图纸、报告、考察资料、联系函等内容进行分类，然后放入贴有标签的档案盒中，在每个文件上按时间顺序写上序号。随着文件数目的增多，序号也日渐增长。查询者需要通过档案文件管理员到相应的档案盒中查找，数目庞杂，这就导致其查询效率非常低下。

2020年，企业管理者意识到档案文件数字化在企业规范化管理中的重要性，开始重视企业档案文件数字化管理的规范化和可操作性，倡导运用企业档案文件数字化管理方式规范管理。作者作为档案文件管理者，积极探索研究，学习其他企业档案文件的成功管理经验，通过消化吸收，利用计算机操作系统和软件工程，自主开发了适合燃气企业自身特点的档案文件数字化管理系统。……