马永香

【摘要】人力资源档案管理工作是一项有关人力资源社会保障办公室的重要工作，随着时代科学技术的快速发展，对于人力资源档案管理的信息化建设就显得十分重要，在此基础上，本文对人力资源档案管理现状进行了分析，重点讲述了对于人力资源档案管理信息化建设的必要性，提出了人事档案管理信息化建设的安全措施，以期为提供参考。

【关键词】人力资源档案管理;信息化建设

随着科技的不断发展，社会的不断进步，在快速发展的信息技术世界里，人类社会也得到了全面发展。先进的技术和先进的管理理念被人们广泛采用，在人力资源档案管理的路途中为其发展创新。档案管理的工作是人力资源档案管理的一个重要的内容，在科技飞速发展的21世纪中，我们应该与时俱进，利用先进的互联网、数字化信息化的档案媒介，加强建设先进的档案信息体系，将落后的纸制的档案管理变为先进的电子信息管理，这也将提升档案信息管理体系的进程[1]。加快人力资源档案信息管理的效率以及资源的共享，对档案管理工作不断完善。信息化建设已成为现代人类最重要的生活和工作方式。信息化的快速发展中增加了对信息以及数据的储备量的要求，同时加快了信息交换的速度。对信息的现代化建设会促使人力资源管理有更新的发展。人才是时代发展中的第一要素，在激烈的市场竞争中，信息化也为人才资源的管理提供了更详细、更好的管理方式。在此基础上还需要制定战略人才计划，让信息化在具体工作中有所提升和发展，公司不断转型升级和不断发展提升。

一、人力资源管理概念

一个公司的发展离不开人力资源管理，是一个公司各项管理起步的重要组成部分。人力资源管理不单单包括人才管理，还包括未来发展规划、单位制定和管理制度、优化管理流程等。人力资源部门制定的一些未来发展规划可以有效防范单位风险，提高人员配置的合理性。信息时代，人才需求旺盛，为吸引更多优秀人才到企业工作，需要制定足够的工资系统，才能让人才与单位一起进步。

二、人力资源档案管理现状

目前，我国人力资源档案管理工作虽然取得了一定成效，但仍有一些问题需要相关负责人及时解决。这些问题有：首先，人力资源档案管理人员记录信息的数据庫没有一定的准则，现如今，部分人力资源社保办已逐步实施人力资源档案管理电信化管理。但在实际运行中，相应的数据库没有一定的标准，所开发的软件平台的兼容性和通用性很低，给系统组网带来了困难。部分人力资源社保办没有建立档案管理信息，这使得档案定制更加困难。其次，对于人力资源管理人才的广泛缺乏，也使得人力资源管理工作目前需要更加专业、广泛的人才参与，以提高档案管理的效率。但是，从人力资源和社会保障局目前的人才状况来看，档案管理人才尤其是职工档案信息管理人才短缺，对职工的档案管理质量有一定的阻碍作用。最后，档案管理不统一，现如今，人力资源和社会保障办公室各部门之间的联系不够紧密，无法实现资源共享，难以提高人事档案管理的效率。

三、人力资源档案管理信息化建设的必要性

1、人力资源档案管理的客观需求

影响人力资源档案管理的原因很多，其中人力资源档案管理的重要因素是，档案信息的使用环境和档案信息的存储模式。因为，人力资源档案管理的原因是真实的，人力资源档案管理的结构受到不同程度的制约。所以，人力资源档案管理一般是不会被外部原因所影响的，档案信息的使用受到很强的局限性。随着社会经济的进步，人们对于落后的管理方式无法满足人们当前的要求，因此应该创新改进当前落后的管理方式，这样才能够满足当前社会发展的要求。针对档案信息资源我们应该要充分利用它，并且要强化其资源的建设，这样才能促进档案信息进一步发展让更多的人能够使用。

2、人力资源档案管理的信息化结构是现代化管理的唯一路径

因为档案管理长时间都是存在封闭或是半封闭的形式，所以导致了档案的存储方式和使用的环境受到了限制，从而也造成人力资源档案管理的变得很特殊，许多人甚至不敢发展使用档案信息管理的资源。随着社会经济不断发展人们对于个人档案信息的要求要求越来越高。我国信息科技的快速发展以及人力资源档案信息化被更多的人使用，因此也使其变得更加重要，人力资源档案信息化建设推动档案管理系统的完善以及档案管理的开发利用，促进信息资源的共同享有。

3、人力资源档案运用信息化有利于提升档案服务水平

人力资源档案管理工作是为了给企业、事业单位提供方便的存在，方便人才随时能够被挖掘，制定措施，提高企业、以及事业单位的管理水平能力。与传统的档案管理方式比较，人力资源档案信息化的使用更有利于档案服务水平的提高，已成为时代发展的必然要求。第一，人力资源档案管理信息化，可以将传统的纸质档案资料转化为数据存储在计算机中，输入相关人才信息即可实现智能查询，能够减少人的成本和时间成本[2]。二是，在进行数据库信息核对中，对档案的规范化也提出了相关的要求。第三，信息化管理下的人力资源档案能真正发挥档案本身的价值，而不再被认为是一堆废纸。而是可以为公司和机构提供真正重要的信息。

四、人力资源档案管理信息化建设的保障条件

在人力资源档案管理的发展中我国应当具备相应的条件，企业的人员信息档案在信息化管理方面有较多阻碍，这些阻碍是现实存在的，管理人员应该要重视并且想尽办法扫除阻碍，为档案信息系统的结构性发展创造保障条件。只有满足人力资源档案信息化的保障条件，才能促进人力资源档案信息化的发展，实现档案信息化。

1、进一步完善人事档案信息化架构的相关法律法规

根据档案行政管理现状来看，按照规范合理的工作流程，积极执行各项档案管理事务，从档案行政、技术、经济的角度，加强对信息化人力资源档案的系统建设，能更好的保证人力资源档案管理的质量，更好的维护所属档案人的人身权利以及相对的知识产权，加强档案管理职责，加强对人力资源信息的统一管理。同时应建立完善信息保密制度，对本单位内部档案管理人员进行严格纪律的训练，通过权限分类确定访问者的数量，从而进一步确保了文件管理的安全性。

2、提高档案管理人员的专业素质

在信息技术飞速发展的今天，人力资源档案的信息化与高质量、专业的档案管理密不可分。企业、事业单位培养的现代档案管理队伍，应以现代档案管理的要求、利用计算机操作的相关知识、专业的档案管理软件、扎实的档案管理专业知识等为基础进行档案管理意义。第一，要努力吸引优秀的复合型人才从事人力资源档案管理工作，更新工作队伍，增加人才。第二，对现有档案管理人员加强培训和重视档案管理工作的教育，确立对应的档案管理的规章制度和培训流程。第三，建立奖励机制，来增强档案管理员工的积极性。

3.加强档案队伍建设，提升人力资源档案信息管理人才

为人力资源管理的工作吸引人才看似很容易的工作，但在实际过程中却非常复杂，工作量非常大。所以，需要大量优秀人才在管理过程中共同努力，以提高工作质量。特别是信息化时代的海量数据，需要人力资源进行分析和处理，这就需要更多的专业人才。新时代人力资源管理不仅需要专业的人才管理知识和实践管理经验，更需要信息技术全面应对新时代人力资源管理的能力[3]。在信息化人力资源管理建设过程中，首先要整合大数据，以大数据分析的形式发现人才发展规律。在吸引人才时，重要的是要突破固有的观念，通过更多的信息渠道招募更具有实力的档案管理人才，或通过对内部有能力的员工的培养来使之成为人力资源专员，通过人才的引入来提高人力资源的管理水平。

4、完善组织管理体系

随着信息技术的不断发展，各大企业应先树立信息化人力资源档案管理的意识，同时加强对管理体系的建立、完善[4]。第一，将档案法律法规作为档案管理中的重要法則。这是实现人力资源档案管理信息化的前提条件，应严格遵守。在相关法律的约束下，相关档案管理工作负责人才能具备正确的管理意识和思想观念，才能更加自发的投入到人力资管档案管理的信息化建设中[5]。第二，企业领导应对档案相关责任意识有充分的关注，在得到充分的关注下，档案管理工作才能得到更好的开展，紧跟时代步伐，成为时代的先行者。通过电话或视频会议、个人约会或现场建议等方式，让自己成为榜样。引导员工培养管理人力资源档案的意识，以及如何让他们快速了解信息技术时代的科学技术。

5.有效保障档案数据库的安全运行

多种多样的因素将会影响人力资源档案信息安全，比如与网络、应用、管理等密切相关。

计算机的相关因素会影响人力资源档案信息管理系统的安全，但这个因素对于人力资源档案信息管理安全的影响不是最大的。网络安全主要由网络系统中的软件系统和硬件系统影响，外部损坏对网络安全并不会存在威胁[6]。应用安全是指档案信息的电子传输能够保证档案信息的安全性，并且电子信息不会因为别的因素破坏或泄露。管理安全是指文件安全信息管理，则档案信息的管理一定根据相关的规章制度进行，以确保档案信息的安全[7]。为了保证人力资源档案跨利益管理系统的正常和安全操作要求应用高科技计算机技术，保证软硬件的正常运行和档案信息的安全。

五、结束语

当今是一个信息快速发展的社会，信息技术被更多领域应用。人力资源管理信息化是时代发展和技术进步不可或缺的前提，而在这个过程中，面临的机遇也将同看不见的挑战一同存在。这是不能否定的，对于人力资源档案管理的信息化建设已经成为了在人力资源获取中的重要竞争优势。因此为了更好的建设信息化的人力资源档案管理，我们应以科学谋划为前提，结合实践不断完善，在实践中找寻更加便捷、高效的档案服务。

参考文献：

[1]郭晓娟.关于人力资源管理信息化建设的必要性探讨[J].上海商业，2020（05）：69-71.

[2]杨淑芬.人力资源档案管理信息化建设的必要性分析[J].办公室业务，2019（12）：74+84.

[3]黄卫东.人力资源档案管理中运用信息化的必要性探究[J].办公室业务，2017（18）：169.

[4]高文峰.浅谈人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件[J].黑龙江档案，2014（03）：38.

[5]云云左.事业单位人力资源管理信息化建设的模式初探[J].现代经济管理，2020，1（1）：13.

[6]王心欣.大数据时代背景下企业人力资源管理信息化建设的创新途径研究[J].中国管理信息化，2020，23;434（20）：60-62.

[7]李乔乔.政府部门人力资源管理信息化建设策略研究[J].产城（上半月），2020，000（002）：1-1.