周曰武

[摘 要]随着事业单位管理的不断发展，人事档案管理已成为单位管理的重要组成部分。人事档案汇总了事业单位员工的各类个人基本信息。因此，只有做好个人信息管理工作，才能促进国家能力和事业单位管理的现代化发展。文章主要阐述了我国目前事业单位人事档案管理的基本情况，并提出相应的改进意见，对事业单位内部管理具有重要参考价值。目前，我国事业单位的人事档案管理中内部控制存在着对档案管理考虑不足、管理模式相对落后、信息化滞后、文件价值和作用发挥不足等问题，导致其直接相关管理价值无法发挥到最大，严重阻碍了事业单位进行公共服务管理职能的开展。

[关键词]档案管理;事业单位;问题;解决对策

中图分类号：G271           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）24-0058-03

20世纪70年代，我国开始慢慢实施事业单位的人事档案管理，在人事档案管理的实践中积累了丰富的经验。然而，深化事业单位改革的关键是在我国事业单位内外部环境差异较大的背景下进行的。同时，根据媒体的发展和应用，传统的文件管理模式已不能满足当前事业单位的需要。传统的人事档案管理方式普遍存在效率低下的问题，极大程度上弱化了事业单位的公共服务功能，对事业单位的改革和发展产生了负面影响[1]。因此，事业单位目前应积极研究和解决人事档案管理中存在的问题。在新时期社会发展的背景下，事业单位关于人事档案管理应该引入新的目标，对其现有的管理模式进行相应的改革创新[2]。目前所使用的人事管理方式存在一定程度的弊端，探索新的管理方法是目前需积极进行筹措的重要改革内容。传统的人事档案管理当中存在一些管理制度跟不上经济发展速度的问题，要想对事业单位人事档案管理中存在的问题进行解决，必须要求参与建设的管理人员根据各机构人事安排的实际情况实施能够使档案管理人员具备相应专业素质以及技能的管理措施[3]。

一、档案管理工作

档案管理是事业单位发展的重要组成部分。个人档案的相应管理是档案管理的关键。档案管理主要是需要将各个部门员工的个人信息进行综合汇总。因此，良好的个人信息管理体系对事业单位的发展具有重要意义。

人事档案管理工作开展的过程中必须确定档案管理组织的内部结构架构以及内部人员组成结构，以确保在后期人员调动以及岗位变动的过程中有效实现资源配置最优。且当业务发生变化时，人事档案管理部门必须及时处理且记录工作人员的学习经历和业务记录，确保在进行人事调动过程中的公平，这对维持事业单位的稳定运行具有重要作用[4]。目前，档案管理在具体业务中并没有表现出较为明显的作用，但是由于在具体实施上存在一些差异，给业务单位的发展带来了很多负面影响。未来，事业单位应着重补充人事管理制度、对管理者提出更高要求的同时有效提高人事文件管理的应用效率，这是事业单位未来健康发展的基础[5]。

二、我国事业单位人事档案管理的意义

从投资者的角度来看，所作出的任何投资决定的基础都是要求被投资者在未来一定期限内应创造相应的利益，且利益必须比所投入的成本高。而这个原则同样适用于事业单位的人事档案的管理当中，只有事业单位的相关管理人员充分认识到合理科学地进行相应的人事档案管理可以创造的价值，才能充分调动事业单位管理者对人事档案管理的重视度。

（一）优化事业单位的内部人才结构

在进行事业单位的人事档案管理的过程中，其内容主要包括个人学历、身体状态、政治地位、业务能力、违纪行为、家庭状况等基本信息。大多数事业单位在首次录用工作人员时，都会对人员档案管理的具体内容进行审查和确认。为了更好地确保事业单位采用的人事档案管理的业务流程的合理性以及结果的准确度，必须完善事业单位人事档案管理制度。在中国事业单位人事管理过程中，科学合理地使用人事管理系统，可以简化和补充事业单位对于档案管理的理解以及提高执行度，起到简化和完善人事管理程序的作用。目前，我国大部分事业单位的人事档案管理需根据事业单位的职务变化以及岗位变化进行调整。另外，人事档案中有相关违规以及负信息人，应在第一时间通知相关机构，确保事业单位的正常运行。

（二）有效强化事业单位的内部控制构建

目前，中国大部分事业单位的内部控制构建包括财务管理、业务分配和人事管理三部分。这三个内容在事业单位这个巨大的系统中相互作用。而内部控制的构建就是为了确保这三部分内容能够在事业单位这个巨大的系统中进行有序工作。并且事业单位社会职能的执行能力在较大程度上对于人事管理计划的依赖程度较强，因此，合理的人事档案管理制度能够使得事业单位在人事管理方面的完善性达到较为可观的效果。而我国的内部控制制度的建设主要包括人事管理和内部控制。如果各部门能够迅速改善或强化内部人事管理制度，那么事业单位的人事管理水平和业务效率将大幅提高。这种变化间接表明了事业单位的控制能力可以有效提高工作效率以及工作人员的积极性。

三、事业单位档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理的重视

缺乏对档案管理的重视主要表现为事业单位在日常运行过程中对档案管理的重视度不高。档案管理员对相关档案的价值和功能以及各类档案在事业单位工作过程中所具有的重要意义缺乏充分了解。因此，缺乏对档案管理的重视是我国目前较为常见的普遍性问题，且内部对于档案管理无论是资本的投入还是人力资源的投入都呈现严重不足的现象。其次是档案管理负责人和員工不重视档案管理的日常工作，日常业务不及时进行相应归档、不定时进行文档整理、文档管理不严格、文档管理异常，从而导致经常性发生文件丢失的现象。事业单位内部的档案管理整体水平较低，严重影响了文件管理的日常工作态度，且各岗位、人员配合不到位，文件管理规章制度应用不严。

（二）档案管理机制不完善

实际档案管理工作在进行开展的过程中，其工作流程本身具有一定的复杂性以及规范性。因此对于相关业务流程的规范要求较高且需工作人员严格按照相应的规范流程执行。但是就目前的事业单位档案管理现状而言，科学合理的档案管理制度以及规范的业务流程较为缺乏，直接导致档案管理人员在实际工作中缺乏可参考的依据。此外，虽然一些事业单位的相关文件管理制度建设相对完善，但仍存在一些问题没有得到充分的认识以及解决。在实际业务流程中，缺乏有效的监督导致严重的违法违规行为，严重降低了事业单位的档案管理水平。档案在事业单位的有效利用率较低，而这一现象发生的主要原因是由于人事档案管理制度的不完善。例如，人事档案管理系统相对落后，无法对最新的政策指示进行相应的整合，严重妨碍了事业单位的人事档案管理朝着正确方向发展的步伐。

（三）档案管理人员的业务素质较差

专业性要求较高是档案管理中较为显著的特征，因此在实际的工作过程中档案管理所涉及的相关从业人员是需要具备一定的专业知识以及专业技能。但是我国目前大多数事业单位档案管理人员专业素质能力相对较低，专业知识的储备较为薄弱。并且事业单位自身也缺乏相应的培训体系，难以提高其专业素质。档案管理无法进行有效的改革和创新，导致管理模式落后。档案管理本身缺乏积极性和自觉性，导致工作过程中出现敷衍现象。

（四）信息化建设相对落后

事业单位人事档案管理要加强计算机层次的人事档案管理。目前，事业单位员工档案管理仍沿用传统的管理方法，缺乏现代信息技术的应用，虽然事业单位的人事管理配备了先进的管理软件，但由于认识不足，没有充分考虑信息技术的优势，不利于事业单位人事档案管理。

目前，各行各业在发展过程中都呈现出信息化、数字化的发展趋势。媒体的使用有效促进了各种生活方式的发展。为了提高档案管理的水平和效率，信息化建设势在必行。但是，从事业单位的现状来看，信息化建设程度滞后，投入不足，软硬件结构不足，档案人员的业务能力较弱，难以充分重视信息化建设的作用。

四、事业单位档案管理存在问题的解决对策

（一）加强档案管理的重要性

首先，相关事业单位的管理人员应在不断借鉴国外成熟经验的前提下转变观念，正确认识档案管理的重要性和必要性，提高档案管理的水平和效率，充分利用档案，为岗位调动工作提供必要的参考。工作人员调动等决定涉及事业单位未来的发展，它对提高事业单位的公共服务能力具有重要作用，事业单位管理者只有高度重视档案管理，才能促进事业单位的内部运作，充分重视自上而下的档案管理，实现内部人力资源配置的合理优化。

其次，档案管理机构的负责人和工作人员要注重工作流程，摒弃长期的浅薄心态，正确认识档案管理的重要性，积极学习先进的管理理念，并将其转化为实际工作，全面提高档案的管理水平，增强事业单位人员和档案管理人员的责任意识和承诺意识。

在管理过程中，形成一支合格的档案管理队伍，各基层单位签订岗位责任书，明确管理者和部门负责人的职责和完成具体任务的时限，从而推动事业单位人事档案管理工作的进一步发展，同时，建立健全事业单位人事管理和考核机制，对相关工作内容的责任可以放在预警信号上。维护和推进人事管理规范化，有效促进事业单位全面发展。

（二）完善档案管理机制

首先，要积极完善档案管理机制，制定严格的工作流程，确保档案人员在实际工作中做到有章可循，包括归档、保管、移交、传输和转移等各方面档案保管过程当中所涉及的内容。并据此制定具体程序并严格执行。违反规则的档案管理人员应受到适当的制裁，以规范员工行为。其次，要加强监督。只有把制度落到实处，才能充分发挥档案管理的作用，否则，这项工作只能浮于表面，流于形式，因此，各机构应加强对档案管理各个环节的监控，确保档案人员严格遵守相关规章制度。

各单位经营管理成本的增加，大大增加了人事档案管理的工作量，为了更合理地节约资源，提高人事数据管理的效率，电子管理系统可用于更有效地管理信息，开发环保、低碳的管理系统。在事业单位人事管理中，运用现代科学技术可以实现人事信息负担的快速发展和人事数据管理的科学化组织，可以使用计算机更好地管理信息，随时获取员工信息，在一定程度上节省时间，提高工作效率。

（三）完善人才培养机制

为了实现事业单位档案管理的规范化、标准化和专业化，针对事业单位档案人员业务素质不高的问题，可以从两个方面入手：一是事业单位要建立完善的内部培训体系，为档案管理人员提供必要的培训平台和培训机会，提高他们的专业知识和技能，同时，公共机构应建立适当的激励机制，鼓励档案管理人员自学，提高专业水平，并奖励取得相关资格的人员;二是事业单位要注重档案管理队伍建设，积极吸纳新鲜血液，引进以档案管理为重点的大学毕业生，增加档案管理人才数量。良好的人才培养机制可以为事业单位未来发展注入持续的新鲜血液，从而显著提高员工素质和专业技能。

（四）加强技术支持

信息手段的应用意味着计算机将在提高档案管理水平方面发挥重要作用。公共机构应将促进档案管理电脑化作为绝对优先事项，并提供充足的人力和物力资源。档案管理计算机化发展的优势在于，它不仅可以实现档案的数字化，而且可以简化档案管理的各个环节，减轻档案管理人员的工作量，方便档案的存取。首先，公共机构应改进信息结构，购买所需的软件来整理信息，从而为后续工作创造物质基础。其次，机构应建立档案数据库，包括数字档案，用于存储、访问、转移和转移。最后，各机构应培训信息专业人员，以便充分重视各种信息结构的作用。同时，要注意相关操作能力的培训，确保功能合格。

档案管理必须运用现代技術手段，合理利用计算机网络技术可以有效提高工作质量，促进事业单位人力资源管理的全面发展，利用现代技术手段将计算机文本信息转换为数据可以节省时间，在一定程度上提高了工作效率。

五、总结

在我国事业单位未来的发展方向中，对于人事档案管理的重视程度将会逐步提高，且人事档案管理在事业单位的发展过程中将扮演极为重要的角色。因此，只有不断提高档案管理网络在实际工作中的应用程度以及应用水平，才能建设高质量的信息化人才队伍，极大程度上推动事业单位向前发展。而事业单位作为社会公益性事业单位，必须高度重视档案管理的作用，加快完善档案管理机制和信息化建设，注重人才培养，充分发挥档案管理的价值，为事业单位的工作提供借鉴。

参考文献：

[1] 王泳秋 . 浅谈事业单位档案管理工作存在的问题及对策 [J]. 人力资源管理 ， 2018（06）：337.

[2] 张亚玲 . 关于事业单位档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J]. 数字化用户 ， 2017（32）：175.

[3] 冯家富 . 事业单位档案管理中存在的问题及策略分析 [J]. 湖北广播电视大学学报 ， 2014（02）：158.

[4] 刘美莲 . 浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J]. 科教导刊 ： 电子版 ， 2014（05）：20.

[5] 吴少君 . 分析乡镇事业单位档案管理中遇到的障碍及采取的对策 [J]. 办公室业务 ， 2014（17）：187.