宋 剑 左效波

1.山东省乳山市中医院政工科，山东乳山 264500；2.山东省乳山市人民医院质量管理办公室，山东乳山 264500

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续。各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建成小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”随着医疗卫生体制改革的不断深入与发展，医院档案管理工作已经成为医院行政管理的重要组成部分。面对不断增多的医疗档案和其他档案数量和种类，基层公立医院应对档案工作的归档、整理、保管、利用等工作细节提出更高的要求，档案工作的科学化管理及开发服务功能迫在眉睫。

1 基层公立医院档案管理工作中存在的问题

1.1 医院负责人缺乏依法管理档案意识，档案管理机构不健全

目前，因医疗卫生单位根深蒂固的“重业务、轻管理”思想，在缺乏领导重视、档案管理职能弱化的情况下，大多基层医院的档案管理机构仅仅是文书岗位职能的延伸，并没有进入到档案管理的范围，仅限于对文书、红头文件进行归档，对档案业务管理基本一窍不通，更加认识不到综合档案对医院文化传承、内涵建设的影响力。而病历档案、会计档案、科研档案、人事档案、基建档案、党建档案、宣传档案、设备档案则分属各个职能科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案的状态，医院档案室对其他类型档案的管理更起不到指导作用，缺乏基本的组织管理体系[1]。

1.2 医院档案管理制度未与时俱进，管理方式陈旧落后

随着人们对医疗需求的逐步提高，医疗制度也不断改革发展，但基层公立医院的档案管理制度并未随着时代的发展变化而更新修订，更缺乏督导考核机制，没有形成完善的管理制度和管理模式。很多基层公立医院的档案管理工作仍以手工操作为主，无现代化管理内容，缺乏科学分类和统一管理，存在随意性、散漫性、分散性，管理漏洞巨大。在制度尚未完善的前提下，各专业档案管理实际操作与制度背离的现象始终存在，如医院的出生医学证明、科研档案、招标采购档案、药品采购档案等都没有实现集中统一管理，问题比较突出[2]。

1.3 档案信息化建设尚在起步阶段，与医院整体信息化结构不对称

由于决策者对档案管理工作重视意识缺失，医院的信息化建设工作同样侧重于临床一线和职能科室，对档案管理的信息化建设缺乏投入。虽然互联网的飞速发展已经越来越广泛地应用于现代临床，但基层医院的档案管理工作却依然停留在手工操作阶段，缺乏科学化、信息化、智能化管理，收集、整理易遗漏、查询不便、开发利用不畅等现象比比皆是。熟悉计算机操作的档案专业人才的缺乏，也是影响医院档案信息化建设的主要因素之一。将档案信息化有机融入医院信息化发展大局，使档案工作全面深化改革创新，是当前公立医院档案工作科学化管理迫在眉睫的工作之一[3]。

1.4 缺乏专职档案管理高素质人才，档案管理工作效率低下

现阶段基层医院档案管理工作者多为兼职人员，在档案管理过程中缺乏专业理论和管理能力，所以归档不齐全、履职不到位、服务不到位、不能与时俱进等问题，在基层公立医院还大范围存在。高素质档案管理人才队伍的缺失，严重影响了档案科学化管理的进程。在这种情况下，医院的档案开发利用工作仅满足于“查阅”的被动状况，只简单发挥了其原始属性，失去了档案开发利用的真正价值。而档案的分散管理，也不利于医院对整体档案工作进行综合分析、研判、开发、利用，现行档案也就不能发挥正确作用和服务价值，从而陷入了恶性循环[4]。

1.5 档案开发与利用技术有限，档案管理种类范围狭窄

档案资料是医院宝贵的财富资源，对各类档案的收集、保存、管理，其终极意义是用于分析、研判、开发和利用，然而大部分基层公立医院因档案种类繁多、统一管理难度大、档案管理人员专业素养有限等因素，档案管理工作仅限于资料的收集、统计、保存。另外，从医院管理层到专业技术人员，都看重医疗技术的提高和经济社会效益的提升，而对重大医疗活动的记载、科技成果的创新、专业论文的发表都没有及时归档保存，造成重要档案资源流失，对医院长远发展、文化底蕴、历史沉淀的积累形成巨大损失。同时，开发利用档案信息资源的手段传统、方法落后，无法真正实现数字化、网络化，档案信息资源的开发利用效率极低[5]。

2 加强基层公立医院档案工作科学化管理的几点建议

2.1 领导率先垂范，科学确定档案部门管理网络

档案工作科学化管理是一项复杂的系统工程，也是推动医院智慧资产管理达到优秀水平的良方妙药。领导班子高度的战略共识和顶层设计是管好、用好智慧资产的中心。档案管理部门是储备智慧资产的中心，是反映医院历史真实面貌的再现基地，是维护医院及职工合法利益的证据，是科学化管理的庞大数据库。新形势下档案工作要坚定不移贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念，要彻底消除看门守摊的传统工作模式，推进档案工作科学化管理进程。不仅要发挥档案管理部门工作人员勇于担当、积极作为和无私奉献的拼搏精神，更重要的是领导的率先垂范。主要领导重视、分管领导保障，档案工作才能全面正常运行，发挥巨大的作用。主要领导要系统地进行档案管理体系的顶层设计，科学定岗定责、明确职能，做好档案主管、监督指导、保管利用、电子文档等岗位人员的确定。档案管理部门负责人应忠诚担当、知识全面、创新协调共享能力强。

2.2 档案工作科学建章立制，营造良性的档案工作环境

普及档案管理工作在医院发展建设中的重要意义，制定科学合理、实用性强的医院档案规章制度。如建立《医院档案管理奖惩办法》《档案分类编号方案》，并根据医院及科室职责的发展变化，修订完善《医院档案管理制度》《各部门档案信息管理办法》等，使档案管理工作有法可依、有章可循、行之有效。规章制度应体现归档文件范围、保管期限、整理规范等要求。如基建项目档案的动态管理，要在立项阶段、制定基建管理文档质量制度和组织参建单位培训监管、验收等方面提出具体要求，档案内部管理规章要完善，在验收、信息化、开放、审批鉴定、安全保障等环节不能出现管理漏洞。将各类档案管理工作纳入科室目标考核责任制，切实营造公平、稳定、求进、可预期的档案工作氛围，档案管理部门负责人对各部门归档文件进行指导、监督和验收，并对各部门档案形成质量进行严格考核。达不到要求的，通过通报批评、扣罚奖金等方式进行管控，做到赏罚分明、责任到人，树立制度标杆[6]。

2.3 全员参与建设进程，注重信息前期控制及过程源流管理

医院各行政职能部门是档案管理工作的源头，决定着档案的真实性和完整性。科学化管理的核心要求之一就是实现“应归尽归、应管尽管”的资源管控目标，确保各类归档文件的源头质量，并充分开发档案信息资源[7]。首先是要加强全员意识教育，按照“谁形成、谁整理、谁负责”的原则，形成归档文件的部门，都必须参与档案管理工作，按照管业务必管档案的要求，将档案工作纳入各项工作流程，纳入科室目标考核，与其它业务同部署、同落实、同检查、同考核；其次要实行部门立卷，职能部门负责同志在归档之前应对本部门形成的文件材料进行审查，审查是否完整、准确、合法、有效，对部门形成的文件材料进行终身负责的承诺，不断提高档案形成者、管理者双重管控，重视过程源流管理。

2.4 全面督导考核，推进各部门档案管理元素提升

档案管理工作要做到全程留痕，责任追溯。通过科学化管理，推动各部门业务文件档案材料形成规范化，推进各项管理元素的全面提升。如通过“三重一大”会议记录，抽查重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金使用的档案形成材料；通过财务账本查归档文件的质量，如外出学习考察、物资采购、科研成果是否归档到位；通过收发文登记簿、台账，核查收文来文形成的相关归档信息；通过医院大事记、年度工作总结等，核查归档文件质量，如图片、视频、音频是否齐全；通过法规业务制度等抽查归档文件质量，如出生医学证明、住院病历、药品采购档案等是否进行集中统一管理，是否存在缺项漏项；通过投诉意见等查阅行风建设、医疗纠纷情况档案，明晰责任源头，防止事故再现。通过以上方法来验证存储的档案能否全面反映职能科室业务及医院发展情况。

2.5 加快推进信息化建设步伐，完善档案信息化管理技术

档案工作科学化管理要求文档监管、收集整理、利用服务、安全保障、信息化建设等方面都具有示范性，努力探索新的管理模式。档案工作信息化必须同单位的信息化建设融为一体，同步推进，联手共建，避免各自为政，形成了信息孤岛。依托单位信息化建设成果，搭建档案管理信息化平台，对医疗、药品、人事、宣传、招标、科研、党建等档案进行分类管理，做好档案信息的分类汇总工作；改进传统意义的档案管理制度，明确档案管理人员分工和责任；制定档案信息分级管理制度，调取和查阅档案信息都需要有级别权限，加强保密工作；加强档案管理人员的计算机水平培训，培养各类懂业务通管理的医院档案信息化管理人才，打造专业化管理团队；整合电子文件和电子档案管理的有机融合，建立大档案数据库，运用档案管理系统对档案收集、管理实施在线控制[8-11]。

2.6 树立合理开发利用档案资源意识，使档案发挥自身价值

档案的开发和利用是基于档案管理工作的拓展和提高，使档案工作更具价值。医院主要负责人及档案工作负责人要认识到档案资源在医院科研、教学、医疗管理、人力资源管理、物资管理中的重要作用，配套现代化档案管理互联网系统，树立起开发利用档案资源意识，尤其是病历档案、人事档案、科技档案、设备档案的开发和利用。病历档案能够助力医疗纠纷事件的解决，对处理医患关系有积极作用，也对医疗、科研有所帮助；人事档案数据可以为院领导在人力资源配置、选拔任用干部、招聘人才、培养学科带头人时提供有利参考，为医院的人力资源管理提供重要依据；对科技档案进行开发和利用，可以加固现有临床研究成果，鼓励成果的临床应用、学科人才培养和学科建设，促进医疗技术的发展进步；对医院设备档案的精细化管理，可以提升医疗设备的使用效率和使用水平，有效体现医疗设备的利用价值，为决策者提供准确的依据，同时为后续保养和维修提供有效凭证[12-14]。

2.7 制定安全保障制度和措施，强化档案安全绿色管理

确保档案实体和利用安全是档案机构头等大事，如果档案损毁或失密，其后果不堪设想，也会对部门业务甚至医院发展带来巨大影响。主要领导要树立起理念创新、绝对安全、生态环保、健康卫生的大安全意识，制定档案安全管理规章制度以及配套的实体安全保障制度，如安全责任制度、库房管理制度、档案出入库登记交接制度、档案保管与保护制度等。主要措施有：加强用电管理，库房内杜绝强电设备；通过物联网技术采用管道控制温湿度，特别是利用白昼温度、湿度差，采用新风系统调解库区温湿度达到标准要求，或者使用生态制冷方式；掌握最新档案修复技术、虫害防治技术及其他保护技术。档案主管可以通过远程监控，用手机控制设备安全运行，确保档案的绝对安全。另外，要重视档案信息安全管理，制定档案信息安全等级保护制度、档案信息安全风险评估、应急处理等制度，合理使用防火墙技术、保密技术、漏洞监测技术等来保障档案信息的安全[15]。

3 结语

随着时代的发展、医疗制度的革新，人们对医疗卫生行业提出了更高的要求。在医院追求技术发展进步的同时，档案管理工作势必要顺应发展趋势，不断进行自我建设和革新。新形势下，医院决策者和管理者都应认清本院档案管理工作面临的新问题、新挑战，拓展视野，看到档案的科学化管理在医疗、科研、管理、文化[16]等各个方面能够提供的巨大帮助、带来的良性改变，建立符合医院实际、顺应时代发展的档案工作科学化管理体系，在如何发挥医院档案的价值方面找到突破口，变被动为主动，变闲置为宝藏，使医院档案资源能够充分服务医院各项工作，为医院的发展建设提供强大的保障。