杨林丽 易晓静 周雪荃

摘 要：随着移动互联技术和商业模式的不断发展，越来越多的小微企业开始使用基于智能手机的移动互联网办公平台，对员工进行劳动纪律考核，协助员工办理行政事务，或者进行在线会议，这一新兴互联网应用已成为企业办公的主流管理模式。但关于研究移动互联网平台对企业组织结构及管理模式影响的文献比较少，特别是国内缺乏用管理学相关理论解释钉钉软件应用对企业结构和员工办事效率的研究。基于此，本文将现有的信息共享理论、权变理论以及平台理论，以钉钉为例分析移动互联网管理创新对企业组织绩效及组织结构的影响进行理论探究。

关键词：移动互联  办公软件  信息共享  权变理论

中图分类号：F124.3 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）08（b）--04

1 移动互联技术的应用背景

在移动互联网技术和商业模式创新的背景下，云化办公系统和企业管理模式越来越受到企业的重视，利用移动互联技术，公司可以借由员工的移动客户端进行办公管理，员工也可以利用智能手机登陆云端办公平台进行办公，完成相关的业务活动和行政流程。

此外，员工可以利用移动办公软件，随时随地参加办公会议或进行业务讨论，而不受时间和空间的限制。

上述创新性的管理功能基于传统公司业务，能够最大化的将员工从工作场所和工作条件的限制中解放出来，颠覆了传统企业依赖办公地点和物理场所的办公模式。但是，在移动云化办公系统设立和发展初期，研发周期长，投入巨大，只有大型企业才能应用（Kim et al.， 2007）。基于第三方平台的云化移动办公软件的发展（如Yammer，即后来的Office 365;阿里钉钉等）使小微企业能够依赖第三方开发的，标准化的移动办公平台进行在线办公，上述软件解决了开发时间和预算成本的问题，能够广大小微企业利用移动互联手段，在办公领域分享移动互联网的相关红利。在中国，以阿里钉钉为代表的第三方移动办公平台取得了快速发展，预计到2020年上述行业总产值将达到近500亿人民币，2018年初，阿里钉钉用户（包括企业和员工）达到1亿。

在移动互联办公应用的影响下，企业管理者与员工之间，员工与员工之间的社会和工作关系必然会发生巨大的变化，移动互联网办公为公司将带来超越传统办公条件的效率水平（Ellison et al.， 2015; Seol et al.， 2016）。钉钉重构了组织沟通方式，优化了协作方式，推动了组织变革，是企业数字化转型2.0时代的一个平台级的引领者和推动者。本文将以阿里钉钉为例，从信息共享和权变理论的视角，将移动互联技术对组织结构及管理模式的影响进行理论探究。

2 基于信息共享的信息技术平台对组织绩效的影响

移动云化办公系统作为新兴的基于智能手机的移动互联网办公平台，为组织内部搭建了一个信息共享平台，使员工办公能够基本摆脱时间和空间的限制，适用业务范围也更加广泛，例如进行员工纪律考核，在线会议等。员工可以利用移动端资源解决客户问题，提升工作效率。组织信息共享是一个复杂的过程，需要在不同的个体及群体之间交流讨论。

信息共享使组织能够通过集成的跨职能系统来减少流程步骤，整合分散的资源并进行更多并行活动。如果所有相关信息都在公司成员之间共享，那么模块化创新可以在公司内部发生，而创新也可以在行业级别上得到促进。信息交流的形式（即正式和非正式渠道）起着重要作用。一般而言，正式信息的发布是可验证的、官方的和可追溯的，而非正式信息的发布则是自发的，较少受到监控且没有记录。移动互联网平台式的信息交流都是有记录，可追溯的。正式的信息共享有助于确保信息的准确性、开放性和来源可信度，从而提高团队成员当前活动的可见性和透明度。

研究表明，具有言语和非言语线索的开放式信息共享与团队满意度有着紧密的联系（Mesmer-Magnu & DeChurch，2009）。Guzzo 和 Shea（1992）发现，团队内部信息共享构成了一种社交互动，可以满足团队成员之间的共同需求。成员行动的可见性和开放性营造了一种信任气氛，这种信任能增进社交情感，促进团队成果形成，进而提高团队任务绩效。视频会议拉近了团队成员的距离，更加提高了这种社交互动的信任度，从而增强个人对团队的满意度。

3 权变视角下的信息技术平台应用对组织结构的影响

随着市场竞争加剧和新技术日益出现，企业对信息共享的需求扩大，从而需要建立扁平化的组织形式和利于信息共享的办公环境，而移动办公软件搭建起组织内员工的沟通网络，使组织具备权变管理的高效、便捷等需求。

权变理论认为，每个组织的内在要素和外在环境条件都各不相同，因而在管理活动中不存在适用于任何情景的原则和方法，即在管理实践中要根据组织所处的环境和内部条件的发展变化随机应变，没有一成不变的、普适的管理方法。

Ciborra（1996）对“平台组织”的描述为能够灵活地将其资源和能力重组为新的组织结构，以应对新出现的商业机会和挑战。组织平台既承载组织资源和能力，又使这些资源和能力能够快速、灵活地重新组合，以适应不断变化的需求，并响应出现的机会。

权变理论研究表明，信息系统往往会增强现有的组织结构与环境的匹配度（Leifer， R，McDonough， E.F.，1985）。组织结构和过程的设计在内部协调一致并适合其环境要求时才更有效。

权变理论将组织设计视为受约束的優化问题。在组织层面，这需要通过最大程度地减少各种环境需求与内部组织安排之间的不匹配来最大化绩效成果，又需要最大化获取差异化的收益并最小化整合成本。每个组织中的子系统（销售，研发和生产等）在形式结构、成员的目标取向、时间取向和人际取向方面是不同的，这种差异与每个子系统处理的特定子环境的要求有关（Paul， Jay）。根据环境满足各层级的需求，实施移动办公软件与现有系统互补融合，可以最大限度地提高其对公司的整体价值。

4 钉钉软件的应用对企业管理的影响

Baldwin和Woodard（2009）提出了平台架构独特性的最先进的尝试，他们认为平台具有一种特殊类型的技术架构，这种技术架构不仅是模块化的，而且是围绕核心和外围构建的。

钉钉智能商业生态系统自内向外分为基座层、核心层、延伸层、增值层和宏观层五个部分。基座层是对核心层、延伸层、增值层的数据安全和隐私保护层，贯穿于钉钉生态系统中的每个组成部分。核心层主要包含钉钉输出的功能及服务对象。

钉钉输出的功能包括企业通讯录、即时通讯、DING等数十项软件模块，以及指纹考勤机、人脸识别考勤机、打印云盒等配套智能硬件。延伸层是钉钉产品服务的拓展层，增值层是配合延伸层的增值服务提供层，宏观层是影响整个生态系统的外部环境层。

模块化文献的核心观点正是模块化产品体系结构能促进创新（Langlois and Robertson， 1992）。模块化有助于克服管理复杂性，通过将模块之间的依赖关系减少到简单的互联，缩小设计人员设计模块所需的信息范围，并允许专门化，这有助于模块内部的自主创新，以及通过模块的创新重组进行混合匹配创新。因此，模块化使得企业可以通过创新获得绩效收益。

企业用户可基于钉钉平台不断进行迭代创新，云计算架构的应用使得企业能较快实现从数字化转型1.0阶段到2.0阶段的转变，创新门槛低，创新效率进一步提高。东方希望集团通过钉钉平台整合包括MES、物流、课商服务、出勤、点餐、HER、快递签收、协调办公等52个微应用，创新高效地完成信息化改造。

以钉钉为例，选取移动互联办公平台三种不同类型的功能即员工沟通，事务审批和纪律考核，作为主要参考功能来研究移动办公平台对企业办事流程效率的影响。

在员工沟通方面，研究始终表明“认识的人”会对所了解的内容产生重大影响，由于人际关系对于获取信息、解决问题和学习工作方式至关重要，（Cross， Parker， Prusak & Borgatti， 2001）。传统上小组成员倾向于共处一地，并且几乎只是面对面地互动。移动办公软件提供了将各个员工连接起来的渠道，大幅提升沟通协同效率，使员工之间可随时随地安全地沟通与协同，让工作沟通更顺畅，确保了信息交换和分析，同时改善了决策的准确性和及时性，可以很好的促进信息共享，提高办公效率。

工人可以通过钉钉随时随地查看生产现状，及时提出决策参考并随时监测预警。以东方希望公司为例，传统情况下，工人师傅通过巡检和操作台数据了解工厂运行情况;现在通过钉钉平台接入生产管控系统，负责人可以随时随地查看生产数据、生产指标，不仅实现对生产情况进行及时决策，还对环保排放进行实时监测预警，实现了随时随地的高效安全工作。

在审批功能方面，Treem 和 Leonardi（2012）特别提出了组织中社交媒体的四种可供性：可见性和关联性（内容和人员），持久性和可编辑性（内容）。移动办公软件为企业提供了即时的审批解决方案，将企业组织架构数字化，明确了审批事项的责任人，提高了审批流程和审批进程的透明度，员工在找谁审批，审批流程及审批进度上可以有更好的把握。

无纸化审批、可重复编辑修改审批信息、可抄送也有利于企业提高办事效率。同时，智能移动审批减少审批流程的中间人、可提交给多人审批极大地缩短了企业办事流程时间。钉钉平台可以实现管理者随时隨地的批复，进一步拓展可用工作空间，延伸可用工作时长，以一家50人企业的报销流程为例，原来纸质报销从提交到审核再到最终打款归档，需要4～5天，其中耗时最长的环节，就是等待领导签字审批;现在通过数字化财务，领导随时随地审批，6步3小时完成，效率提升10倍以上。

对于纪律考核功能，移动办公软件提供了包括考勤打卡、签到、请假、出差等覆盖员工工作全流程的实时考核功能，让工作变得更加简单。

从实际来看，移动办公软件对管理人员实施企业纪律考核，的确起到了极大的便利作用。尽管对于多元化的组织，分享位置信息的工具尤为重要，有助于评估预期响应时间并最大限度地降低由于分散的同事之间存在的“情境隐形”而出现负面归因的可能性，然而这导致他们将负面行为归因于内部而非情境因素，并降低了关系满意度和凝聚力（Cramton，Orvis，&Wilson，2007）。这会影响组织内的沟通交流，减少组织内信息共享情境，进而可能直接影响办公效率。

同时对员工考核力度的加大，会降低员工积极性，容易让员工产生负面情绪。综上，在纪律考核方面对管理人员而言，移动办公软件能极大提高考核效率，但是增强考核力度对员工有双面性，一方面可以激励员工，另一方面过于约束又影响员工积极性，因此在移动办公软件的纪律考核功能是否有效缩短企业办事流程时间的问题上还有待进行实证研究。

本节理论模型如图1所示。

不可否认的是，阿里钉钉作为新一代技术工具，不仅提供了全新的数字化工作方式，还助力优化了数字经济社会环境。其平台力量通过形成网络外部性、促进分工精细化、降低交易费用等方式将技术与组织创新传递给经济社会，提高全要素生产率、创新生产组织形式、打造新功能。数字化转型2.0时代，是技术架构大迁移时代，基于云计算、边缘计算、新型数据库等新技术的发展以及软件开发体系的持续迭代，信息通讯技术架构从传统的信息技术架构向云架构迁移，钉钉就面向未来的数字转型架构重新定义管理系统。它有效沉淀了1000万企业组织的优秀管理理念，通过提炼优秀的管理模式并实现落地，钉钉正在成为各行各业优秀工作方式的共享生态圈。

5 结语

在本文中，首先介绍了新兴移动互联技术的兴起及其在我国企业中的应用现状，现有的移动互联网应用与管理学方面的学术研究还有待深入。

本文从信息共享理论和权变理论探究了信息技术平台对组织管理的影响，组织结构的进一步扁平化使得组织内部跨部门高效协同，基于云端为员工搭建的信息共享平台不仅提高了员工效率，更进一步促进组织创新。移动互联办公作为新时代云端办公平台是继上一代管理信息系统后的又一大管理技术变革，能够最大化促进信息共享。