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基于服务学生就业视角探索大学生学籍档案管理

2020-12-07 10:55:36 时代人物 2020年27期

厉悦

摘要:学籍档案是大学生步入社会后用人单位对大学生进行了解的第一份资料,其中能够体现出,大学生的学习以及生活情况。基于就业方面,大学在学生的档案管理方面对学生毕业后的就业工作有着重要的作用,因此,大学院校必须要提高在学生学籍档案管理工作方面的要求,深化大学生学籍档案管理工作的重要性,从而为学生毕业后的就业提供更加良好的条件。本文基于服务学生就业视角,对大学生学籍档案管理进行探索,明确其中问题,提出相关的管理措施,望能够为大学生学籍档案管理工作提供参考,从而促进大学生的就业发展。

关键词:服务学生;就业视角;学籍档案;管理方法

引言:伴随着教育改革的不断深化,各大高校的辦学规模越来越大,同时也在不断的进行生源扩招。因此,学生数量也便越来越多,这也就导致了大学生学籍档案管理工作逐渐复杂,困难增大。学籍档案对于学生而言是非常重要的,其中,记录着学生的学习成绩、思想品德、教育经历、家庭情况等,而这也正是大学生毕业后用人单位,对学生选择的首要依据。因此,大学院校需要对学生学籍档案的管理加以重视,尤其是在当前,困难增大的情况下,更需要有序的开展档案管理工作,从而更好的服务于学生就业。

一、大学学生档案管理中存在的问题

存在着学籍档案内容单一与归档不及时情况。通常情况下学生的学籍档案中主要展示学生的教育经历、学习情况、奖罚资料、体检表等等,能够反映出学生宏观情况的常用材料。然而这些内容千篇一律,缺乏展现学生个性的内容,导致学生的学籍档案太过于死板,无法反映出学生真实生动的实际情况。再者便是在大学院校当中,对学生的学籍档案归档时,通常都需要多个部门配合提供资料才能完成,在时间上存在着一定差异,导致归档时间不统一,从而出现归档不及时,档案材料收集不完善等问题。

学生对学籍档案的重视度不高。对于当前大学生而言,普遍存在着对自身档案内容不清楚的现象,其中,哪些材料是需要归档与向用人单位提供的没有明确的答案。对于大学生而言,在毕业前半年便需要进入社会实习,只有当用人单位要求,提档时学生才能够意识到转档,而一些用人单位没有要求是学生对学籍档案也没有转到意识。学校档案管理部门对无人问津的档案通常进行暂时保管,或直接返还生源地城市的人才交流服务中心。也有些学校会,通知学生领取档案,并说明将其交于当地人才交流服务中心。而在这个过程当中学生通常不会多问,一旦出现需用到用个人档案时,丈二的和尚摸不着头脑。

学籍档案管理观念落后。在部分大学院校当中,对大学生的学籍档案重要性认知不足,导致在进行学籍档案管理工作时由各专业负责人进行管理,缺少专业人士的管理,在档案清点完成后统一归纳,导致档案处于闲置状态,忽略了对学籍档案的定期维护与更新。而这也严重的违反了档案及时记录性的原则,导致学生的学籍档案准确性大大降低,无法反映出学生的真实情况,从而在学生步入社会参与工作后,引发用人单位的信任危机。另外在当前科技高速发展的情况下,学校完全可以利用互联网信息技术,对档案进行数字化保存并及时更新,然而在大部分院校当中通常对学生的档案录入电脑后,便不再理会,只是将纸质画的保存方式转化为数字化保存方式,而没有实现数字化技术的作用。

二、基于服务学生就业视角探索大学学籍档案管理措施

完善档案内容,加强收集与整理。档案管理需要遵循实时更新的档案记录原则,因此大学院校在进行档案管理时首先应当保证学籍档案的真实性与全面性,不断收集学生的相关资料对档案内容进行完善,同时通过学生在校的表现,并且收集学生在校期间参与的各项活动,以及获奖情况等,对档案进行实时更新确保档案的真实性。另外档案管理,也需要能够有专业的管理人员进行,对学生的学籍档案进行分类,归档在校档案材料,整理毕业档案材料。此外,学校也应当像教师与学生宣传学籍档案的重要性,让学生能够意识到,档案的作用以及价值所在,从而能够规范学生的言行举止,为学生今后的就业打下基础。

建立完善的档案管理机制。当意识到学籍档案的重要性,学校便需要根据国家对档案的相关规定来建立完善的院校档案管理机制。从档案管理部门的工作开始进行整体规划,加强管理方式的同时提高档案管理部门与其他职能部门之间的相互合作关系,从而促进档案管理的有效性。其次,大学院校也应当设置相应的考核机制,来规范管理人员的工作态度。对档案管理人员进行定期的考核,确保管理人员具有档案管理的资格,其实也应当对档案管理工作进行严格的监督,确保档案管理工作能够贯彻落实。

充分利用数字信息技术。互联网信息技术快速发展的当今对学籍档案的管理也提供了更多的便利性。因此,大学院校在进行档案管理时应当充分的利用数字信息技术,将学生的档案从传统的纸质模式转化为数字模式并进行同步更新,这样便能够提高档案的查阅以及调取的便利性,同时纸质与数字双重保障,能够有效的防止档案损毁所带来的影响。那么院校便可以建立档案管理系统,设置更加方便的使用功能,例如收集、修改、打印等。

综上所述,学籍档案对于学生未来发展极为重要,因此,为能够服务于学生就业,便需要提高院校在学籍档案管理方面的效率,让师生都能够意识到档案的重要性。

参考文献

金江梅.石河子大学档案馆. 基于改进大学生学籍档案管理以服务学生就业的探索[J]. 兰台内外, 2020(05).

陈露露.服务就业视角下的高校学籍档案管理研究[J]. 兰台内外, 2019, No.271(34):31-32.