摘 要：本文分析了地方高校二级学院图书资料管理工作现状，在图书资料购置、收集和管理等方面提出了做好二级学院图书资料收集管理工作的方法和措施。

关键词：高校二级学院;图书资料;收集;管理

圖书馆作为保存人类文化知识的宝库，是一个地区文化与精神文明建设的象征，在地域精神文明建设的过程中起着重要的作用。图书馆作为高校的重要组成部分，在管理体系与服务策略方面都要满足学校快速发展的需要。当前，随着互联网技术和数字化资源的快速发展，高校图书馆中的资源和管理受到了很大的影响，在这种形式下，就需要改变以往的服务理念和模式，对图书馆中的资源进行更有效的配置、管理和利用。然而，高校二级学院作为学科发展的主阵地，高校二级学院图书资料室分管着学院的图书资料和文献历史资料，是教师、研究生、本科生的学习、科研、学术研究和查阅资料的主要场所，但图书资料室保存的图书资料和大量珍贵的历史文献资料有待专业的管理者去收集和整理，更是有大量新增的资料亟待去收集和整理，是学院的宝贵财富，对学院的教学和科研有着不可替代的重要作用。然而，二级学院图书资料的收集和管理工作却有许多问题有待解决，一些尤为重要的档案、文档文件、学术活动以及取得的各项奖励，除了在学校年鉴中有少许涉及外，在二级学院资料室和学校图书馆里却找不到详细的信息。落后的管理已经严重影响了学校的学科建设，这种现象在许多地方高校中可能普遍存在[1，2]。

产生这种现象的主要原因：1）二级学院对图书资料的管理重视不够，造成很多高校的院系没有专职的图书资料专业背景的管理员，图书管理人员大都是一些临近退休的行政管理人员或教师兼任，由于他们大多缺乏图书资料的专业知识和对图书资料管理的针对性训练，导致图书资料管理人员的专业技能以及综合素质参差不齐。同时，这些图书资料管理人员也对图书管理工作的重要性认识不足，导致在对待图书资料管理工作的时候多是沿用传统的管理模式，不能跟上当下图书资料信息化管理的要求。还有相当一部分的图书资料管理人员缺乏职业素养意识，认为图书资料工作平淡枯燥，以消极的态度对待工作和读者。这些情况都会造成图书资料的收集和管理难以落到实处，造成图书资料不连续、不规范、不专业、不系统，有时甚至图书资料无人管理[3，4]。2）学院每年举办很多学术报告、学术论坛、讲座、会议等活动，每年一度的本科生、研究生招生和毕业都会产生大量需要保存的资料，但是这些资料信息不能被及时的收集、分类、整理和保存。3）各个学院的图书资料管理各自为政，相同或相近专业的图书资料重复征订，没有形成统一的管理模式，没能做到资源共享，造成严重的浪费[5，6]。

为传承好学校的历史和文化，更好地服务于学院的教学、科研、管理等各项事业，各个二级学院应该做好高校二级学院图书资料的收集管理工作，需要做好以下几个方面。

1 图书资料的购置

高校图书馆首先应当在充分调研的基础上，根据专业需要规范图书的采购工作，并根据图书资料的类型和内容进行具体的分类，相关的负责人需要倡导信息的共享，将专业书籍、学术期刊、杂志的征订，相同或相近专业的要做到资源共享，避免重复征订，要把有限的资金用在订阅更多更全的资料上面。每年购置的大量的图书资料和电子期刊应该高效地用在教学和科研中去。这些图书和期刊杂志不仅要面向教师借阅，更要更多地面向本科生和研究生借阅，研究生是科研的主力军，很多时候研究生才是图书资料和期刊的最大读者。

2 图书资料的收集

在信息互联网时代，图书馆的资料仍然是不可替代的。作为学校的文献信息中心，图书馆在学校的教学活动中依然起着非常重要的作用，是学校教学科研工作的重要组成部分。为了配合学校的教学工作，图书馆甘当配角，协助教师有的放矢地开发图书馆的馆藏资源，他们通过精确把握教学用书的新趋势，密切地配合教师的教学科研工作，进一步提高了高校教学工作水平，通过不断满足学生的学习和文献查阅需要，为读者提供全方面的文献资源。然而，图书资料的收集是一项系统工程，专业、细致而繁琐，它要求图书管理员不仅要有高度的责任感，而且要有一定的专业知识。图书资料收集的内容主要包括以下几个方面：

1）教学资料收集。教学资料的收集主要包括教学大纲、教案、教学计划、教学进度表、教学评价、点名册、课堂作业、考试试题、试卷分析、成绩册、成绩分析，以及在线课程、线下课程、线上线下混合式课程、虚拟仿真课程、优质课、观摩课、竞赛课、智慧课程和慕课等多媒体课程资料的收集和保存。

2）教师个人资料的收集。教师的个人资料信息除人事部门和教务部门建档的常规信息外，还应该对教师的教学课件、教学视频、公开示范课、教学比赛、学术报告和学术论著等信息进行详细的收集整理。

3）本科生和研究生科研成果的收集。包括科研项目，学术论文，发明专利，优秀本硕博论文以及各种竞赛获奖等成果奖励等。

4）学术活动的资料收集。包括学术活动的组织、报告、海报、展板、论文集，活动的影像资料和总结报告等。

5）本科生、研究生毕业论文，大创项目、创新创业大赛等资料的收集。本科生和研究生的毕业论文是学院多年教学和科研成果的重要体现。研究生培养除毕业论文外，还包括开题报告、中期考核、学术讨论等重要资料也需要收集和保存。

6）毕业生就业创业信息和就业后的信息跟踪收集。通过学校就业创业指导中心发布的就业创业信息、各大网络就业创业平台搜集的就业创业信息，以及通过网络、电话访问、微信群、微信公众号、QQ群问卷调查等方式搜集毕业生信息，了解学生的就业创业情况，收集、统计、整理归档历年来的毕业生就业创业信息，工作业绩和社会影响等资料。

7）学院组织的各种活动的资料收集，主要包括学校和学院组织的各类活动，包括：学术活动、讲座、校园文化活动、大学生创业创新大赛、学科专业竞赛、国际交流、外出参观学习，迎新晚会、毕业典礼、文艺演出等。活动中获奖的证书、奖杯、奖状、锦旗，其他单位、毕业校友或个人捐赠的物品等。

3 图书资料的管理

图书资料的管理主要包括图书资料的分类、整理、保存和借阅。图书馆收集整理的文献资料和图书信息全面而准确，所以即使是在网上信息越来越便捷的社会背景之下，仍旧有很多人选择去图书馆查询自己所需要的信息，图书馆内的各种资源应向读者开放供其查阅使用，它承载着传播时代信息和传递历史文化的作用。因此，为了使图书馆更好地服务于读者，图书馆内部有必要进行有效的改进，在所有需要加以改进的内容当中，图书资料更加精细的管理显的愈发重要。可以将大数据、人工智能等现代信息技术科学合理地运用到图书资料的管理中去，对图书资料进行更加科学高效的管理，为学院的教学、科研、管理等活动提供更好的有效信息，最大限度的发挥图书资料的价值，提高图书馆为读者服务的能力和效率。图书资料的管理从以下几个方面进行。

3.1 对收集的资料进行分类

按照图书资料的性质可分为纸质版、电子版以及实物类三种。图书资料管理人员不仅要整合现有的图书馆资料，还要将这些资料系统化处理，不断丰富图书馆图书的种类，并且还需要定期更新资料库，引进更新的资源，方便借阅者在最短时间内借阅到最新的图书资料。纸质版的资料主要包括：专业书籍、教材、试卷、学术期刊、科研论文、总结材料、历史文献、档案、报刊、杂志等。电子版的资料包括：期刊数据库、毕业论文、发表的科研论文、教案、试题、学生成绩、录课音像资料、教学课件、会议和学术活动的照片和录像、毕业合影照、毕业生电子档案材料、各种文档文件和总结报告等资料。实物类的资料主要包括：获奖证书、专利证书、奖状、奖杯、毕业生合影照以及校友捐赠的物品等。这些资料分类后，及时进行分类保管。

3.2 图书资料的整理

图书资料的整理是信息保存和查阅的基础，如果不将收集到的资料进行有规律的分类整理排序，那将是一堆无用的信息垃圾。在对图书资料整理时要注意资料的专业性、实效性和完整性。图书资料管理人员应能够利用科学的分类方法，对不同的学科进行科学分类，将不同的专业资料进行分类保存。要对文献进行统一编码，保证其具有完整的检索系统，以便顺利、有效地进行检索和管理，以方便查阅者能够很快找出所需要的资料，为教学、科研和管理等工作提供更可靠方便的信息资料。1）对历史资料，尤其是一些历史悠久的学院，典藏的还有民国时期的书籍和报刊杂志，这一部分是珍贵的第一手历史文献资料，更是要整理好，专门放在安全可靠的环境条件下保存。为了达到长期保存的目的，需要对这些文献资料进行扫描、拍摄缩微化拍片加工，做成电子版永久保存，也更方便查阅。2）对现代的书籍可根据学科性质，按照学科方向和门类进行排序、归类，方便借阅。3）期刊杂志编目上架，对过期期刊及时装订成册。4）各种文件、文档，包括教学、科研、管理和学术活动等资料要归档分类并填好标志，方便查阅。5）照片、合影、录像等影像材料要按照日期编序。6）毕业论文、试卷、成绩册等按照专业和日期编序整理。

3.3 图书资料的保存

图书馆图书资料的保存是一项系统工程，需要有一定的框架，这就要求在进行图书资料保存时要有科学合理的策略，科学合理的管理策略是保障图书资料能够长期保存的关键。首先，要对图书资料长期保存的目标进行统一，将这些图书资料信息当做是对人类珍贵文化遗产的保护与传承，只有这样，才能够在管理时促使各方面的工作围绕着一个核心目标进行整合与实施。其次，对于图书馆的图书资料保存工作要进行统一的领导，对图书资料保存的各环节进行严格的规范，确保保存工作有序推进。最后，图书资料管理过程中要明确各管理主体的权责，使各管理主体按照具体的要求严格履行自己的职责，共同为图书资料的保存提供必要的服务。高校图书馆图书资料的保存具体为：1）把整理好的书籍按学科分类上架，期刊杂志按照类别和日期编序上架。2）把做好标记和编好时序的档案资料、文件，分装到专门的档案柜和文件柜中。3）把毕业论文、发表论文、试卷等电子文件用专配的移动硬盘进行编号备份保存。4）把毕业生档案资料分年级分专业保存，一些重要资料拍照或扫描做成电子档备份保存。5）把重要的奖励证书拍照或扫描成电子文档备份保存。

3.4 图书资料的借阅

1）图书资料的借阅要做到电子借阅登记和借阅期限、归还日期提醒。2）做好图书资料的完整性，对损坏和丢失的图书资料要进行及时的维护和补充。3）毕业论文、发表论文、照片和合影等影像资料，经过申请批准后可以进行复制利用。

图书资料、文献资料的收集、保存和管理，是对学校發展历史和文化的传承，我们要高度重视二级学院图书资料室的工作，只要我们提高认识，合理规划，分类收集，细心保存、科学管理，就一定能做好此项工作。随着我国高等教育事业的飞速发展和科技技术的不断进步，人们对于资料信息的时效性的依赖程度都在明显上升，同时随着图书资料的收集、保存和管理中的新技术、新理念和新方法的不断补充、更新和完善，也对图书资料管理人员的专业技能和综合素养提出了更高的要求。因此，需要对图书资料管理员及时地有针对性地进行专业知识、专业技能、管理水平、综合素质等的培训，使他们掌握更加先进的管理方法和技能，具备更强的综合能力和综合素质，更好地为教学和科研提供优质的服务，为高校各项事业的发展，奠定坚实的基础[7，8]。

参考文献

[1]李平.对高校二级学院图书资料管理的探讨[J].科技信息，2008，（22）：285.

[2]周欣.“双一流”背景下高校图书馆的文化建设探索[J].内蒙古科技与经济，2018，411（17）：154-156.

[3]朱卫东，蔡德清，宋馨.大学生参与高校图书馆服务管理的可持续发展思考[J].老区建设，2015（18）：51-52.

[4]渠孟璟.探讨图书资料管理人员素质的提升路径及意义阐释[J].才智，2019，（33）：219.

[5]公维臣.普通高校如何做好体育图书资料的收集和管理工作[J].科技视界，2018，（1）：200-201.

[6]许文华.如何做好体育图书资料的收集与管理工作[J].科技信息，2006，（36）：297.

[7]康清香.提高高校图书资料管理人员综合素质的探讨[J].湘潭师范学院学报，2008，30（4）：53-54.

[8]蒋忠秀，徐丹.民族地区高校二级学院图书资料室管理工作[J].内蒙古科技与经济，2018，411（17）：105-106.

作者简介

闫东萍（1977-），河南项城人，河南大学图书馆工作，大学本科，从事资料信息调查管理。