张丽红

摘 要：大数据时代的到来给各行各业带来了新的机遇和挑战，也为档案管理工作带来了更多的便捷性。本文基于大数据的概念和特点，就其对档案管理工作的价值进行阐述，并针对传统档案管理的思维方式转变和创新策略展开探讨，以能够提升档案管理信息化建设水平。

关键词：大数据;档案管理;转变

将大数据技术应用于档案管理工作中，不仅能够帮助工作人员树立正确的档案观，还能够创新档案管理路径，提升管理工作的效率，强化档案存储安全和应用。档案管理单位应当积极重视大数据技术的价值，并建立科学的档案管理思维，加强对数据平台的建设，以此促进档案管理和应用的持续化发展。

1 大数据技术概述

大数据是一种大规模的数据，具体指在一定时间、空间内利用技术获得数据的采集和挖掘，并对其进行分析和处理，从而为相关决策提供科学的参考依据。大数据技术属于一种非结构性的数据处理技术，其资源十分丰富，类型很多，数据量巨大且价值密度相对较低。大数据技术的特点就是能够从海量的数据中心选出需要的信息数据，不仅运算效率很高，且獲得的结果十分鲜明准确，具有一定的预测性[1]。

2 大数据技术应用于档案管理的意义

2.1 促进智慧城市的发展

随着信息技术的不断发展，智慧城市这一概念也应运而生，其不仅体现在城市的基础设施建设上，还体现在智能档案管理的建设上。由于传统的纸质档案在收集、管理和查阅上都存在不同程度的问题，电子档案和数字化档案的管理就凸显了更多的优势。将大数据技术应用于智慧城市中，能够减轻工作人员负担，提升信息数据的准确性，提升档案查询的效率，对智慧城市的建设具有显著意义。

2.2 促进档案管理信息化

在以往的档案管理工作中，大部分都是依据人工的形式，收集资料、填写数据、分类和归档，由于纸质档案较多，且常常会受到气候、温度、湿度等影响，纸质档案十分容易被腐蚀和风化，保存时间较短。再加上个别工作人员工作不仔细，在收集资料的时候容易出现信息失真，遗漏等现象。因此应用大数据技术，能够满足档案管理的多元化需求，也能够促进档案管理信息化，增强档案资料的真实性和准确性，帮助管理人员提升工作效率。

2.3 实现档案存储数字化

档案的存储和安全是至关重要的问题，随着档案资料的不断增加，实现最佳档案资料的存储具有一定的现实意义。大数据技术能够建立强大的数据库和云端档案库，也能够为工作人员提供一个线上存储的平台，加强档案资料的传递和共享。与此同时，大数据技术还能够挖掘档案背后的信息资料，找出其中存在的风险，将档案的使用率发挥到最大。

3 大数据背景下档案管理思维方式和途径的转变

3.1 完善数据采集，优化语义转化

在档案管理的实际过程中，资料的收集和存储是十分关键的环节。首先，档案资料的收集必须要确保内容真实准确，通常最常用的方法就是人们手动去收集有用的信息，这样不仅会浪费大量的时间和精力，还会出现不可避免的差错。将大数据技术应用于这一步骤中，不仅能够加强信息数据的采集能力，实现所获取信息准确可靠，还能够提升档案工作效率，为后续的管理和查阅奠定基础。其次，在对档案信息进行分类归纳时，传统的纸质档案需要一定的物理空间存放，并且在调阅档案的时候还要一一查找，难度较大。而大数据技术的应用能够大大节省存储空间，将相关资料及时上传到云端档案库，系统将编目、索引集成在一起，通过搜索关键词就能在第一时间查阅，不仅大大节省了时间和劳动力，还能够防止档案数据丢失，避免了传统纸质档案在反复利用后出现的破损现象[2]。

语义转换功能是一种新兴的数据处理方式，一方面其能够有效的保证档案信息被利用，另一方面，其还能够辅助相关人员拓展检索内容，对员工查询到的结果进行分析，从而考核所查询结果是否可靠准确，将相应的资料数据做以更新。与此同时，将歧义消除技术融合其中，还能够辅助工作人员查阅资料时延伸相关联的词汇，筛选出正确的检索信息，进一步提升档案管理工作效率。由于档案管理部门的信息资料规模庞大，工作人员必须要在一定工作时间内容，对检索质量作出保障。实施优化语义转换功能，只需要输入简单的词汇就能查阅到想要的信息，大大提升了档案服务的人性化，满足了用户的个性化需求，实现档案资源的线上下载、线上查阅等功能。

3.2 着重挖掘分析，强化风险管理

档案管理工作的目标就是服务群众、服务社会，档案存在的意义就是给人们利用和共享，为相关决策提供参考。不管是哪一种性质的档案都包含了大量的有用的信息数据，且具有一定的使用价值。为了提升档案数据的权威性和有效性，档案管理部门可以运用大数据技术对其潜在的数据进行挖掘和分析，提炼有价值的信息，确保数据的时效性。还可以实时统计用户的访问量，对档案的检索情况有一个全方位的了解，并根据不同时间段用户的点击量，分析电子档案的使用情况，并积极收集用户的意见和建议，整理反馈意见，完善档案管理系统，降低了档案管理的成本。

由于大数据技术是基于互联网之上的，其最大的风险就是安全管理问题。如果档案工作人员对信息的管理备份不当，很容易造成信息永久丢失和损坏。再加上个别不法分子的恶意入侵，也会对档案管理带来不利影响。因此，一方面档案工作人员需要加强数据保护系统构建，选择云计算的方式，限制用户对档案资源的直接控制，避免了档案资料的窃取和恶意删除;另一方面，工作人员还需要建立合理的数据备份和归档机制，一旦安全机制失效造成数据丢失，工作人员也能够通过备份实现快速的信息恢复[3]。针对一些保密性较强的档案，工作人员还需要设置专门的权限，通过防火墙、用户动态密码登录等方式，提升档案资料的安全性，防止不必要的泄露。尤其是关于一些纪检部门、审计部门需要调取佐证的材料，档案管理人员需要按照用途划分档案使用权，并规定相应的职权范围。

3.3 实现资源整合，深化加工处理

大数据技术的应用还能够将各个部门的档案资源进行整合，一方面体现在对档案资料的占有程度上，另一方面体现在对各个部门的档案信息进行调取和管理上。为了适应智能化建设的发展趋势，借助大数据技术能够将各个部门的档案信息由分散到集中，由无序到有序，通过对档案资源的整理、组合形成统一的服务体系，对各项档案资源实现优化配置。与此同时，大数据技术还能够按照提供优质服务的需求对档案资源进行整理加工，除了传统的档案接收、整理与发放等被动职能外，还可以开展档案知识服务等主动管理服务。档案部门依据不同用户的需求分析，建立数据模型，能够在原有的基础上，对海量数据实时相关性分析，进而把握数据之间的本质关系，最大限度发挥档案的利用价值，真正达到“档案数据库”变成“战略论证库”的目的，不断为企业单位和社会发展提供参考。

4 结语

大数据技术对于档案管理工作带来了更多的便捷和积极影响，能够提升档案管理工作的质量和效率，降低其风险和不稳定性。各个档案管理部门一定要积极重视大数据技术的价值，并将其充分融入到实际工作中，由此不仅能够提升其竞争力，还能够强化档案资料的地位和作用。

参考文献

[1]魏东奎.大数据技术在档案管理中的应用[J].科技风，2020（16）：98+100.

[2]王辉.大数据视角下档案信息化管理的有效途径探究[J].科技风，2020（16）：104.

[3]丁琦.大数据视角下企业办公室档案管理的思考[J].科技风，2020（16）：210.