岳媛

摘 要：现代信息数据时代，我国各个领域都在顺应社会需求与时俱进，随着科学医疗事业的不断提升，医院档案管理工作也在向数字化管理转型发展。本文就数字档案在医院档案管理中的应用背景，分析数字档案与传统档案的优势及其应用价值，并对数字档案在医院档案管理中的应用予以分析，以期对医院档案管理工作提供借鉴。

关鍵词：数字档案;医院档案管理;应用价值

医院档案是在医院日常管理运作当中形成的具有保存价值和重要意义的历史记录和运行资料，其涉及领域众多，包含医疗管理、医学科研、教学管理、防疫保健、医疗器械、党群管理、人事管理、财务管理等多个方面。它是医院各区域各项工作的真实写照，是制定医院工作标准、重大决策的有力依据。随着医疗体制的改革以及科学的进步，医院的信息化水平也随之提高，医院档案数字化管理系统应运而生，有力推动了医院整体管理水平和工作业绩。

1 数字档案管理与传统档案管理的区别

传统档案管理的大部分是以纸张作为媒介，主要借助文字、符号、图像、表格等形式对信息进行采集、归纳和处理形成档案，耗时耗力且不易于使用查找;数字档案管理是通过现代科技手段，把纸质文档、声像文件等传统文件及电子档案都系统化形成档案数字信息库，以此达到对大量档案信息资源的集中收集、管理、保存和使用。随着医疗体系的深入改革，我国医疗事业发展水平得到提高，也进一步推动了医院档案管理数字化系统的建设和应用。

2 如何完善数字档案在医院档案管理中的应用

医院档案管理要实现数字化管理，应遵循受众面广、简单方便、快捷迅速、个性多元等多方面需求，从而充分发挥出医院档案的强大功能。其管理的核心部分包括医院档案管理、数字化处理、查阅检索、统计备份、档案流通等。总的来说，完善医院档案数字化管理应该做到以下几点：

1）注重培养医院档案管理人才。所谓专业人做专业事，专业的档案管理工作人员是保障医院档案管理达到数字化管理的关键前提。档案管理人员首先要具备有数字化、网络化、信息化的概念，才能将档案管理工作领入数字化管理之中，其次医院要充分重视档案数字化管理工作，将医院信息管理工作列入医院的总体工作规划范畴。同时，为提高档案管理人员对信息技术应用水平和专业能力，要安排对其进行系统化培训指导，使其熟悉掌握各项数字化系统和软件的应用，以便更好地运用在档案管理工作中。此外，在注重对现有档案管理人才管理和培训的同时，还要考虑引进具备数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体运用技术及档案管理技术多方面综合型人才，为未来医院规模扩充档案数字化建设和发展提供人才支持。

2）加强医院档案数字化基础建设。医院档案数字化建设是一项长期重大的工程，需要医院领导的高度重视以及过硬的基础设施设备、专业的档案管理人才。医院要将数字档案管理工作提到医院重要工作计划中，组建成立医院档案管理工作小组，小组成员由医院领导牵头，主动带领医院上下全体人员关注档案管理工作，科普档案管理工作的宣传，为全院营造出档案管理工作的浓厚氛围。同时，医院应加强档案数字管理工作所需软硬件设施的配置，在硬件方面比如有计算机、复印扫描打印机、数码相机等等，还要建立独立的办公场地;在软件方面则包括先进高端的档案管理软件、语言处理软件以及各种操作软件。大型医疗机构有条件的，可考虑通过第三方合作，结合医院档案管理需要制定专门的档案管理软件系统。

3）加强医院档案数字化过程管控。医院档案数字化管理包含档案收集、前端控制、质量管理以及安全保护四个方面。收集档案要鉴定文件资料范围，不是所有的纸张档案都必须经过数字化处理，要从档案的破损情况、价值高低、使用情况等方面去综合考量，以确定医院档案数字管理的范畴。在前端控制环节，则需要档案管理人员深入了解各业务科室一线，到一线主动介入文件档案的形成并指导科室医务工作者正确管理文件，跟进文件前期制作印刷、下发以及后期的归档处理，直到形成数字化档案，在这个过程当中，只有档案管理人员时时把关，及时监督，才能保证数字档案的真实全面完整。在质量管理方面，也就是在形成数字档案的过程中，档案管理人员要严格按照档案号和页号流程去操作，避免出现遗漏偏差，保障数字档案中文字图像的清晰度，并规范文件存储格式。在数字档案安全保护方面，要做好光盘、磁带、磁盘、胶片等数字档案载体的安全措施，对其及时进行信息处理，如磁盘载体的数字档案要每2年检测一次，光盘每4年检测一次等等。为防止数字载体受温度、湿度环境方面以虚拟网络黑客的影响，有必要对载体存储环境进行人工改善，并对数据进行备份处理、计算机设置访问权限等操作，以保障档案数字管理的信息存储、传输、维护及使用的每个阶段安全。

3 数字档案在医院档案管理系统中的应用价值

1）促进医院档案管理工作的开展进步。为适应医院日常管理，医院档案管理的优化发展是各项工作开展的必要前提，也是医疗事业持续不断地发展的迫切需求。医院档案信息量庞大，涉及内容繁多，档案的查询使用率频繁，通过数字档案管理可将记录在纸张上的信息通过各种格式转换为数字模式，对工作人员查阅使用档案提供巨大方便，更不会造成原始档案因使用频繁而出现磨损或丢失的问题，有效提高了医院档案使用效率。数字档案管理系统形成之后，日常查阅使用档案仅需要在档案信息目录库中输入关键信息，即可快速查询到目标档案资料，真正的起到方便、快捷、高效、准确的作用。同时，数字档案管理还可以实现档案不同主体之间的相互传阅，不受到原文无法共享的问题，从而也相应提升了档案的高效利用率。

2）强化医疗机构的管理。随着医院信息系统、检验信息系统、医学影像管理系统以及办公自动化系统在医院管理中的广泛应用，综合大型医疗机构已经从传统的医院管理模式逐步向数字化集成管理模式转型。在此过程中，以电子文档为主的医院档案信息数据库已经产生，而医院档案实行数字管理则可以满足信息精细集中化管理。医院档案数字管理实现了各级医院进行网络交流、医学人才交流、医疗技术信息共享、远程会诊、病例资料查询等多项功能的运用。同时，医院档案数字管理为医院科学、规范、精细管理提供了基础，在档案数字化编研的工作中，优秀的编研成果可以作为未来医院管理的经验，从而有效提升医院的管理水平。

3）推动医疗机构的体制改革。随着医疗行业的不断发展，前期医疗工作中存有大量的重要文件资料、医疗技术以及反映改革的重大成果，这些都是档案管理中的重要管理对象，数字化档案管理就是要做好这些档案的收集、整理、编研，为医疗体系发展提供强有力的参考依据和支持。早在前些年，我国就出台了《医药卫生体制改革实施方案》，其中就强调医院的档案是电子健康档案形成的重要基础，同时是建立全国统一电子健康档案的重要依据。故此，做好医院档案数字管理工作，可以多方位全面收集到医疗改革的信息，以电子化的方式保存、输出、管理，为我国医疗行业改革决策提供重要的信息资料，有助于推动医疗事业的深化改革发展。

4 总结

医院的扩大发展与档案建设息息相关，医院档案施行数字管理是一种发展趋势，它将助力医疗工作迈上一个全新的台阶，对推动医疗事业的发展至关重要。信息技术时代，医院管理要与时代并列，积极推动医院档案管理数字化发展，以此实现医院档案资源的科学合理利用及有效开发，让医疗机构都可以从中受益，达到医院档案信息实时共享，促进我国整体医疗事业的发展。

参考文献

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