张洪娟

摘 要：当前，信息技术已经应用到了各个行业，在大数据时代的背景下，各行各业都面临着如何对庞大而繁杂的信息数据进行有效管理的问题。档案管理工作的各个流程都需要加工和整理大量的信息，大数据时代的到来给档案业务的发展带来了机遇。本文从档案管理面临的机遇和加强档案管理的做法两方面探讨了大数据时代的档案管理工作，以期为新时期的档案管理提供一些借鉴。

关键词：大数据;档案管理;机遇;方法

随着科技的飞速发展，大数据浪潮已经席卷了各个行业，档案馆作为数据集散地，我们现在老式手工书写的传统的档案管理方式早就已经和现在目前电子化管理对档案开发与利用的方式不相适宜了。因此，档案部门应当借助当前大数据时代的背景，抓住这一时代机遇，在学习和应用新的录入整理、预测工具和方法上，对社会发展的变化和需求上做出积极响应，将信息“数字化”作为档案管理承载体，从而深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，进而充分开发档案数据的价值，促进数字化档案馆的建设，以便更好地发挥档案信息的功能和作用。

1 大数据界定

自2012年开始，大数据一词被越来越频繁地提及，人们通常用它来描述海量的信息和数据，但是，至今为止，大数据还没有确切的概念，对于它的定义也是仁者见仁智者见智，比如，美国的麦肯锡公司认为，大数据是指大小超出常规的数据库工具获取、存储、管理和分析能力的数据集;全球最大的电子商务公司（亚马逊）认为，大数据是超过了任何一台计算机处理能力的数据量;维基百科借鉴了麦肯锡公司的观点，将大数据定义为：利用常用软件工具捕捉、管理和处理数据所消耗的时间超过了容忍时间的数据集。不管哪一种说法，都提到了一个词“数据集”，体现了“大”的特点。不可否认，“大”是大数据的一个主要特点，但并不代表全部，我们应当更关系它的功能和作用，能对我们的生活、学习、工作有什么帮助，因此，大数据还应当体现出如何从多样的、海量的数据中迅速提取信息的能力。

2 大数据时代背景下档案管理面临的机遇

2.1 信息利用的高效性机遇

档案馆作为服务性的文化机构，需要保存和管理各种各样的档案，这必然会涉及大量的信息，而且档案信息呈现出了递增趋势，传统的档案管理方式、工具、手段已经不能满足档案管理的需求，而大数据时代的到来，给当前的档案管理工作带来了发展机遇，档案馆逐渐转向了数字化、信息化建设，档案信息更新速度加快，充实了数据库，而且管理也更加有序，数据查询功能大大提升，用户可以使用现先进的工具来找到自己需要的文件和资料，大大提高了信息的利用

效率。

2.2 信息内容的及时性机遇

大数据时代，海量的数据给档案馆的馆藏提供了丰富的信息和资源，冲破了传统档案管理中信息资源缺乏、服务范围有限、服务能力有限的瓶颈。不仅如此，达大数据技术还使档案馆的馆藏信息和资源具有了广泛的外延，如可以吸收互联网中的数据，还可以吸收用户在查询利用档案信息资源中产生的数据。多个途径的信息来源，丰富多样的信息，加快了档案馆馆藏信息的更新速度，为档案馆创设了及时充实信息资源的良好机遇，也为用户提供更加全面的档案信息服务创造了条件。

2.3 信息保存的永久性机遇

大数据时代，档案管理中数据的完整性、多样性更能够得以保持，信息保存的时间和信息存储量也会更大，所以在大数据时代档案管理迎来了信息保存的永久性机遇。

2.4 档案工作从实体管理上升到知识管理的机遇

从当前档案用户对档案使用的实际诉求看，单纯的数据查询抑或是文件借阅已经不能满足其对档案利用的实际诉求。现今，档案用户更希望藉由对相关数据的查阅从而洞悉文本背后的特定信息。有鉴于此，档案管理工作应注重由传统的查找、借阅、利用等服务实现向知识发掘层面的转型。现今档案管理机构向公众提供的相关知识服务多依托技术引擎加以实现，具体涵盖文献搜索引擎、档案资源推荐引擎、用户行为与诉求智能化分析引擎等。

3 大数据时代背景下如何加强档案管理

从工作内容看，档案管理行业的具体工作范围涵盖了对档案文件的归档、整理、保管、建立全宗以及检索服务等;从工作性质看，档案管理工作强度较大、任务较为繁杂。随着信息技术时代的到来，当前档案管理工作将迎来全新的挑战与发展机遇。

3.1 对档案进行统一备份

信息时代所带来的大数据技术能够实现对海量数据的存储与高速处理，因此作为当前的档案管理工作而言，应对既有的档案资源进行系统化整合与备份处理。在这一过程中，档案管理机构还应充分考虑到档案的安全问题，现今对档案资源的备份模式都为对纸质档案进行电子化处理，然而考虑到大数据技术的广泛应用，单独的电子档案的使用效率度过低，基于此种情形，应创设数据能够实现大规模地域覆盖的全国性抑或是区域性的档案备份机构，以便应对大数据技术对传统档案管理工作的挑战。

3.2 做好档案开放工作

从以往的档案资源社会利用状况看，档案开放工作同公众对档案资源的实际利用诉求存在不小的预期差距。信息时代的到来，意味着档案管理工作的实际绩效如何取决于对档案开放工作的具体落实情况。因此，作为档案管理机构而言，首先应清晰界定档案资源开放鉴定的主体，安排专人负责具体的档案资源开放鉴定工作，同时组织专人制定详实、细致的档案资源限制开放和利用名录。其次，在对档案资源进行馆际移交过程中，应由移交机构出具相关的开放意见，列明限制开放档案资源的明细。

3.3 注意潜在的风险

从档案管理安全性角度看，档案资源的高利用率并非意味着对档案资源不加筛选、区分的全部加以开放利用，应注重对“秘密、机密、绝密”类档案资源的妥善保管，避免泄密。基于此种情况，怎样在对档案资源实现最大化利用过程中，提升档案资源的信息安全性，规避潜在的风险，以免档案资源因被不当利用而为国家、集体、公众带来损失，是信息技术时代每一位档案管理从业者均应思考的问题。

4 结语

总的来说，大数据时代使得现今的档案管理工作面对前所未有的挑战，同时也是全新的发展契机所在。有鉴于此，档案管理机构以及整个行业应把握机遇，力求在当前时代背景下实现档案管理工作的创新，同时，应注重规避大数据时代对档案管理工作造成负面影响。

參考文献

[1]王勇男.如何加强档案管理工作的创新[J].中外企业家，2015（36）.

[2]陈慧.档案信息化管理的相关问题和实施原则[J].内蒙古电大学刊，2016（01）.

[3]乔丽荣.信息化时代档案管理人员应具备的素质[J].内蒙古电大学刊，2016（01）.