刘彦君

摘 要：档案是国家及企业的宝贵财富之一，档案工作应急机制是最大程度的预防和减少突发事件对档案可能造成的危害和损失的有效途径。因此，各单位应建立突发事件的档案工作应急机制，建立健全相关规章制度，提高突发事件的档案工作应对及应急处理能力。本文首先简单介绍了档案工作应急机制，并阐明了关于建立突发事件的档案工作应急机制的相关内容，提出了突发事件中应遵循的档案工作规章制度。为突发事件下做好档案工作应急处理提供理论基础。

关键词：突发事件;档案工作;应急机制

近年来，国内外各种重大突发事件频发，给社会上众多领域带来严峻挑战。尤其是一些全球性的突发公共卫生事件，会给世界各国带来严重的经济损失。面对这些突发事件，图纸文件等档案资料能够为应对突发事件提供重要的帮助，即档案工作在应对突发事件时具有重大意义。因此，如何建立健全突发事件档案工作应急机制是我们档案工作者研究的重点。

1 档案工作应急机制概述

档案是国家的记忆、企业的生产命脉之所在，它记录着国家的历史、企业的发展，是社会的宝贵财富，具有非常重要的价值。档案具有数量少、信息量大、价值高等特点，另外，档案一经破坏将是不可逆的损失。档案工作应急机制是为了预防和处理各种人为或自然的突发事件对档案造成的影响而设立的应急处置方案，以期能够降低档案损失。档案工作包括两个方面的内容：一是面对突发事件时档案的保留和转移，相关人员要尽可能的保证档案的完整性。二是应对突发事件过程中形成的档案，相关人员要进行收集和管理。档案工作应急机制的建立不仅是确保档案安全的有效途径，而且是应对档案突发事件的重要举措。建立档案工作应急机制应注意以下问题：1）档案工作应急机制的建立虽然能够一定程度上减少档案的受灾度，但是也会造成部分工作人员过度依赖应急机制，安全意识逐渐降低。因此，应该加强档案安全的宣传工作，提高相关工作人员乃至社会群众的档案安全意识。2）应急机制的建立应该以预防为主，防治结合。3）应急机制中考虑突发事件的种类、突发事件带来的后果时，应该结合以往经验，做到尽可能的全面。

2 突发事件的档案工作应急机制

2.1 领导机制

根据以往经验以及突发事件的等级提前成立档案工作应急处置领导小组，在发生危及档案安全等的突发事件时，能够统一指挥、组织和协调事故的处理、救灾的管理，尽早收集统计本部门的受灾情况和受灾程度，及时向上级主管部门汇报。其次，能够统一组织收集和管理突发事件中形成的档案，为未来的档案工作提供良好的事件预警，主题教育，专业培训等的参考资料。因此，各部门和各企事业单位要结合自身情况，做好应对重大突发事件的应急预案处置工作，建立健全相关领导机制，在灾害来临时可以有条不紊的做好档案收集整理工作，为国家和社会、为企业记录下第一手资料。

2.2 责任人机制

重大突发事件档案管理以及应急处置工作，离不开档案工作者的劳动与付出。因此，有必要成立档案工作应急处置工作小组，培养建立一支专业素质过硬、责任意识较强、响应快速的档案管理队伍，以应对重大突发事件。要从根本上提高档案管理人员素质，提高档案管理水平，建立重大突发事件档案管理责任人体系，在档案信息保存、档案收集、信息反馈等方面建立相应的管理队伍，明确责任分工，奖惩分明，落实岗位责任追责机制。在应对突发事件时，可以简洁高效的去处理问题，收集信息，在事件发生后，也更加方便的去寻找管理上的漏洞，健全档案管理机制。

2.3 宣传工作机制

做好档案工作关键是要增强档案意识，档案意识是指对档案工作的性质、作用和价值的认识，包括两个层面，一是指档案工作者对本职工作的态度与认识，二是指全社会的人员对与档案工作的认知、看法、了解程度等等。我们不仅要加强档案工作者的档案意识，增强其业务水平，还要大力宣传档案工作，培养和强化全民档案意识，使全社会形成“珍惜档案、重视档案、保护档案、合理利用档案”的观念，让社会各界认识到档案“记录历史、传承文明、服务社会、助力中国梦”这一重要意义。

3 突发事件中应遵循的档案工作规章制度

3.1 应急情况通报制度

突发事件档案工作应急情况通报制度是指应急事件的汇报流程和处置过程的通报方式，它是各级人员之间相互通报突发事件详情的渠道，也是各级人员了解突发事件实际情况的主要途径。通过突发事件档案工作应急情况通报制度能够建立多方联系，快速部署和开展相关档案应急工作。因此，相关部门之间恪尽职守、相互协调配合对做好档案应急工作具有重要意义。

3.2 应急预案制度

应急预案就是针对将来可能发生重大突发事件而事先制订的计划或方案，其核心思想就是未雨绸缪，防患于未然，通过日常工作中时刻准备的应急预案工作，对未来有可能发生的突发事件做到事先预警、超前规划、及时化解。把档案应急预案管理工作纳入常态化、正规化、法制化的道路，建立重大突发事件应急预案体系，在灾害发生时最大限度地减少损失，保证档案的安全。

3.3 应急培训和演习制度

应急培训和演习是档案工作人员了解档案突发事件应急知识、检验应急预案有效性和可操作性的方式和方法。通过定期组织应急培训，提高工作人员的应急防灾意识和抵御灾害的技能水平。通过定期开展应急演习，增强突发事件应对管理的有效性和操作性，提高工作人员的应急事件快速响应能力和应急处置实战能力，并通过演习找出不足，及时修正改进应急预案。

3.4 突发事件中形成档案的应急收集原则和范围

档案的应急收集是突发事件下档案工作的第一步，它关系到突发事件中档案是否能完整保存。在档案的应急收集工作中，应该遵循以下原则：1）突发事件下应尽早进行档案收集工作。2）突发事件下应收集多种类型的档案。3）突发事件下应广泛收集档案，即档案收集范围要广。档案的应急收集范围包括与突发事件相关的文件、图片和影像等材料以及应急处置过程中各类执行文件。

4 小结

总而言之，在突发事件下的档案工作时间紧、任务重，档案的应急机制关系到档案的完整性，因此，相关部门和企事业单位都应该重视档案应急机制的建立，严格制定并执行相关规章制度，相关人员也应该提高档案保护意识，提升应对突发事件的能力。

参考文献

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