张灵芝?耿淑花

摘 要：随着科学技术的不断创新和进步，传统的管理模式已不再适应现代办公档案管理，不再满足当今时代发展的需要。对于行政机关、企业来说，办公室的档案管理是非常重要的。目前，越来越多的档案通过网络信息进行管理。网络信息技术使管理更方便、更系统。在现阶段，如何提高办公文件的管理效率是一个非常重要的课题，可以帮助相关部门顺利开展工作。如何提高办公文件管理的效率，已成为办公管理的重要组成部分。

关键词：办公室;档案管理工作;规范化思考

企业必须充分引入先进的信息技术，重视加强档案信息化建设，推动档案工作规范化管理，转变传统管理模式，组建完善的档案信息化平台，对各种档案文件进行分类存储以方便后期查询、调阅与更新。

1 办公室档案管理存在的问题

1）管理意识弱，管理方式落后。我国社会已经进入了经济改革开放的新阶段，对于人才的需求量很大，而我国档案管理专业的人才培养与现在社会所需要的水平相差很多。根据调查，我们可以清楚发现，在一些单位中档案管理人员大多是企业单位中的任职人员同时兼任的，很少发现企业专门进行招聘。单位企业这样的做法很容易导致现代办公室档案管理的意识薄弱，档案管理工作只是停留在表面，对日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的责任心不强。与此同时，我们还发现很多单位的档案管理方法仍然停留在传统的模式上，与时代的步伐严重脱节，在一些偏远地区，管理模式落后，对档案管理的重要性也是严重缺乏认知。

2）管理人员素质不高。我国现在的教育体制还不能培养出合格的可以满足社会需求的专业档案管理人员。我们也知道，档案管理意识的薄弱，使得许多单位让自己的工作人员兼职从事档案管理工作。而他们的知识并不专业，知识层面也是不够，缺乏相关的专业知识和必要的工作技能，这样是当前办公室档案管理工作急需解决的重要问题。现在是信息快速发展的社会，为了能够跟得上时代的步伐，要求在档案管理工作上要应用上现代的信息技术进行辅助，这相应的要求办公室的档案管理人员要具备相关的现代办公软件操作技能。但是当面对档案管理所出现的问题时，许多办公室档案管理人员就会暴露出专业技能的缺乏，水平相对较低，运用现代办公软件的能力不高。所以，要严格对待办公室档案管理工作人员的素质问题，这也是现代办公室档案能够顺利开展的重要条件。

3）信息化建设较弱。在当前阶段，现代化档案的不断发展，使得档案的种类比较繁杂，这对于办公室档案管理人员来说也是一个不低的要求。而且又因为现在我国的档案信息化建设还不太成熟，很多的硬件设施不能跟得上现在工作的需求，这样也导致了很多单位的档案管理只能停留在纸的文件管理方式上。而且现在我国的档案机构缺少一些有关无纸质的档案规划战略和相关的制度设计，系统也并不是那么规范，所以我国的档案制度对于纸质文件产生了一定的依赖性。我国的档案在总体上大多时候处在一个随机的状态，数字化信息有多种类型，有些会直接储存到数据库中，有些会被定下一个时间直接销毁，还有的会被迁移到一个临时载体上，管理模式没有建成一个系统型的模式，这严重影响到我国的现代办公室档案管理工作。

2 加强企业文书档案规范化管理的策略

1）加强档案管理制度建设，明确档案人员的职责。企业日常工作中各部门的职责繁多，涉及面较广，企业档案涵盖了文书档案、人事档案、财务档案、电子声像档案以及实物等各类档案，其中还有设备档案、科研档案、基建档案等。企业做好办公室档案管理工作需要严格执行档案管理制度，使档案管理能够有据可行，有章可依，在制度上保证企业档案工作程序化、规范化。在档案的保管中，管理人员要保证档案资源的安全性和完整性，使档案资源发挥其应有的价值。

2）强化办公室档案管理的保密工作。档案管理人员在对办公室文书档案进行存储以及保存的同时，务必按照我国相关的档案管理制度规定，对企业重要文书档案进行严格保密，管理人员不得私自进行复制、抄录以及拍摄。档案管理人员在确定档案保密级别的同时，需要根据档案文书的具体利用对象，对文书档案的实际保密时间和保密范围进行规范，与此同时，管理人员需要根据文书档案的不同保密级别依次分类处理，这样有助于确保档案的安全。

3）提高办公室文书档案管理信息化技术水平。运用信息技术是提高档案管理水平和工作质量的主要途径，信息技术的应用为档案管理人员提供便利，文书整理、档案管理等可以借助相应的辅助设备通过文字图像等方式录入存储，使文书档案更具有规范性，并且信息技术的应用也符合当前时代的发展，办公室档案管理信息化发展是企业进行改革提升的一个支点，良好的文书档案服务于档案资源的利用是一个重要的前提。另外，二维码技术在档案数字化、规范化管理中具有重要的作用，二维码存储的信息量大、成本低、容易制作，运用二维码对档案进行管理，可以使档案以信息化的形式进行保存。二维码运用于档案管理中，只需要运用手机进行扫描，就可以读出档案所在的位置，方便对档案资料的查阅。运用二维码技术可以大大提高档案管理的效率，有利于实现实体档案的长期保存，从而提高档案管理的水平。二维码的运用打破了字符数的限制，可以运用二维码记录相关的摘要和目录信息，还可以对档案所在的排架位置进行定位，有助于节约档案管理时间，便于查找相关的信息。

4）提升档案信息真实可靠性。在档案管理工作规范化过程中，既要保障工作的效率，同时也要对档案材料的真实性进行核查。规范化档案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整体的工作效率，从质量上发生改变。随着信息时代的不断发展，我们所接触的数据越来越广泛，且数量呈爆炸式增长，网络上的许多信息存在一定的不确定性，因此，在档案整理中，需要不断降低档案整理过程中的错误率。此外，企业应当进一步引导档案管理人員建立良好的工作作风，增强工作的主动性，激励工作人员以饱满的热情投入到工作当中，并且尽量与其他各个部门加强联系，这样做有利于第一时间掌握相关数据以及材料，并且大大提升了数据的真实性和可靠性。提高工作人员的责任感，对于工作应当做到一丝不苟，良好积极的心态对于有效开展工作至关重要。

3 结语

办公室档案管理可以说是单位企业内部重要的工作内容之一，在各行各业，不管是商业领域还是教育领域甚至是行政领域，都将关注的重点放在了该怎样提升办公室档案管理工作效率。因此，为了提高办公室档案管理工作的工作效率和质量，需要不断完善现代办公室档案的管理体系、不断更新办公室档案管理的工作理念、提高工作人员的素质。如果真正将办公室档案管理工作的效率进行提高，质量得到改进，企业其他部门的工作才会得到最好的服务，整个工作的进行才会真正顺顺当当进行下去。改变传统的档案管理方式，引进新的具有现代创新模式的信息网络化管理，让我国的档案管理效率能够真正提高。

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