王婷婷

摘 要：在科研管理工作中，学校的科研档案管理是非常重要的一个环节。但是目前国内的一些学校在进行档案管理中还是会存在着一些问题，为了能够更好提高档案管理质量，应该采用哪些有效措施是值得我们思考的，本文将就此话题进行探讨。

关键词：学校;科研档案;档案管理;创新措施

在学校的档案中，科研档案是其中非常重要的组成部分，不同历史时期的科研水平都是靠它记录的规模和质量进行反映的，也属于彰显学校科研实力的重要证据，更是许许多多的师生积累下来的珍贵财富。如何能够顺应时势，增强科研档案的管理工作，从而保障科研工作水平是非常重要的。

1 目前学校档案管理存在的不足

1）档案管理制度有欠缺。虽然大部分学校都根据国家相关法律法规来制定本校的档案管理办法，但是由于不够具体，可操作性不强，导致档案管理工作出现很多漏洞，具体工作无法有效实施。传统的档案管理办法已经落后，并且影响到了学校不断向前进步发展，正常一个完善的管理机制，是要将引进人才，奖励政策以及技术设备更新等其他的机制进行协调运转，但是目前学校的档案管理机制内，对于以上促进的作用机制没有进行更好的落实，出现了人才稀缺，奖励政策与档案管理工作成绩无关，工作人员毫无热情，没有积极向上的氛围。导致在学校改革发展过程中，档案管理的工作没有起到更具有促进作用的成绩。随着新时期科技革命的不断发展，有很多机遇可遇不可求，但是管理制度的落后，是对学校实施现代化建设的重要的障碍。因此学校必须要用更加妥善的方式来改变目前的状况[1]。

2）科研档案归档有遗漏。科研项目的负责人和参与者是形成科研档案的主体，更是原始记录形成的主题。根据相关法律法规的规定，科研档案需要实行项目负责人负责立卷归档的制度。但是由于相关人员的思想意识淡薄，通常只注重申请立项，发表科研成果等内容。而忽略了档案资料的积累以及归档，导致上交的档案中关键性材料的缺失。特别是一些教师认为这些成果都是自己的，通过“保密”“知识产权”等理由，逃避上交原始记录，另外，由于在归档过程中，部门之间的联系比较欠缺，档案部门没有掌握科研单位的进度，也不清楚接收的材料是否完整或重复，出现档案归档有遗漏，残缺不全的情况，档案也失去了其原有的价值。

3）纸质档案管理方式落后。传统的科研档案通常采用的都是纸质的案卷，这种形式的档案一般情况下形成的周期都比较长，加工起来很有难度，成本相对来讲也要高一些，而且想要查阅一些相关资料比较麻烦。这样的管理方式已经有些落后了，对于其自动化或者数字化的程度比较低，而且现在只靠传统手工记录的管理办法已经不能满足学校科研档案管理的新需求了，通过运用人工方式对科研档案的收集整理，归类立卷等工作量太大，录入速度过慢，导致很多科研档案资源的开发利用被约束。另外再加上经费有限，很多学校没有配备健全的现代化仪器，甚至于一些高校都没有配备专门的科研档案管理系统，导致无法便捷的找到相关资料，也影响到了科研档案管理的工作和使用效率[2]。

4）管理人员技术缺乏。科研档案的管理，其对人才的专业技能以及职业素养的要求都比较高，同时也需要既能懂得档案的业务管理，又能够熟练掌握现代信息技术等多方面发展的人才，同时这项工作也相对比较枯燥，是需要工作人员不断的进行分类整理归纳的[3]。但是目前受到现行的管理体系的影响，档案管理部门通常都是缺乏专业技术的工作人员，普遍专业素质较低，很少有专业从事学习过档案管理专业的，一般都是没有经过专业的技术培训就可以直接上岗，对于一些必要的业务知识以及业务常识都非常的缺乏，同时对于一些办公设备，办公软件使用的不够熟练，包括一些必备的技能，都不能够熟练的进行应用，导致档案的工作效率很低。而且档案管理工作的职称比较低，薪酬也不是很高，非专业的人员如果进行此项工作，很难形成更加有效的档案管理体系，无论是对学校还是对学生都有很大的阻碍。

2 应对管理不足采取的创新措施

1）完善檔案管理制度。学校应该按照相关的政策及规定，完善档案的管理制度，特别档案管理是一个比较复杂的工作，而且时效性非常强。通过行政的干预，制定完善管理制度、流程以及其他的制约方式，使其能够做到有章可循。同时在落实科研档案管理岗位的责任制时，要明确的其在管理过程中的责任，使档案管理工作能够有据可寻，从而使科研档案管理工作能够不断的向优质、标准、规范、制度化的方向发展。同时学校还应当积极的实行依法治档，让科研的管理部门和人员的档案法制意识不断提高，比如利用网络平台的推广，专业人士讲座等方式进行学习宣传。贯彻落实国家各项政策中的相关内容，从而使学校各部门领导及科研人员对科研档案的重要性认识进一步提高，加强法制意识。

2）健全档案归档流程。强化健全档案归档的流程，对促进学校的教学改革，教学创新以及教学发展服务起到一个非常重要的作用。在健全过程中，要不断的围绕学校中心进行工作，从而加强科研档案的基础性工作，从而实施更加规范、科学化的管理。在科研项目结项前，管理人员需要首先对相关的材料进行检查和验收，如果出现相关资料上交不齐全的情况，一律视为不合格，不可以进行结项。例如：第一，学校需要对档案管理的相关人员以及科研人员在档案归档、移交以及接受和管理等流程中做出明确的制度安排，使档案能够做到无论哪一个步骤，都能够有标准规定以及相应的措施。同时学校必须要明确归档时间，定期的与相关部门进行指导以及督促，辅助各个部门能够将有价值意义的资料归档完整。逐渐让相关人员能够意识到科研档案不应当占为己有。第二，档案部门的工作人员必须要积极响应，贯彻落实相关制度，同时在熟悉科研工作流程的基础上，提高与各部门人员时间的协调沟通能力，积极主动的辅助各部门做好归档的工作。

3）加强信息化技术应用。对于学校科研档案的管理来讲，加强信息化技术的应用是非常有必要的，他可以通过互联网技术进行科学档案管理，使其能够实现现代化，网络化以及数字化。这种工作需要与一些现代化的技术相结合（比如计算机，扫描仪等等），通过这些技术以及先进化的设备进行档案的收集整理以及录入，这样的方式可以大幅度提高工作效率，从而可以保证所有工作能够顺利进行。利用这样的方式可以加强科研档案的管理工作，充分的利用学校以及校园网的优势，从而更好的提供各项工作服务[4]。

4）提高管理人员技术。科研档案的管理是具有非常强的专业性的，而且信息化的技术也不断进行融合，这也需要管理人员具备非常高的信息化管理技能。可以从以下两个方面进行提升。一方面提高管理人员的自身政治素质，从而培养其爱岗敬业的服务意识。另一方面要加强自身的专业知识。对于提高管理人员的管理水平有很大的帮助。另外管理人员还需要加强计算机网络方面的技能，从而逐步的将管理方式从传统向现代化进行转变。

3 结束语

总而言之，科研档案的管理是需要不断的创新，不断的完善和提高的，这样才能够更好的为教学活动，科研发展提供更好的服务工作，提高管理的质量以及管理的效率，使管理成本可以大幅度的降低，从而使学校的综合实力以及竞争力不断的提高。对未来的学校发展也有非常强的促进作用，也为提高科研档案的整体质量打好坚实的基础。

参考文献

[1]于东梅.高校科研档案管理中信息粘滞的成因及对策研究[J].实验技术与管理，2020，37（01）：269-271.

[2]彭红.信息时代高校科研档案管理工作创新模式探究[J].重庆交通大学学报（社会科学版），2019，19（05）：119-124.

[3]周骞.信息时代高校办公室档案管理工作创新分析[J].现代国企研究，2018（10）：187.

[4]任莉新，曲绍燕，贾文丽.高校科研档案的分析与利用研究[J].四川档案，2019，（6）：36-39.