宁敏

摘 要：档案工作是单位正常运转的一项基础性工作，是日常管理必不可少的环节。档案资料的归集整理客观呈现了单位各个时期所发生的历史面貌、运行轨迹、经验得失。既是对日常工作经验的总结、也是单位业务发展过程中最为重要的依据，不仅能促进当前工作的开展，更能为未来的发展提供丰富的素材。因此，办公室档案及时、准确收集整理在机关单位日常运行与办公室业务过程中起着十分重要的作用，是做好办公室各项工作的基础。笔者结合多年工作经验，深入分析办公室档案的收集整理效率提升策略，希望给相关专业人员提供借鉴与参考。

关键词：办公室;档案;收集整理;效率

办公室档案工作中涉及的内容比较多，与学校各项工作有着密切关系。由于体育学校档案资料种类有很多，为了更加全面地对办公室档案进行收集和整理，则需要对档案内容和特点进行了解，改变以往的收集整理方式，加强档案管理的信息化建设，这对办公室档案的规范化开展有着积极影响，有利于提高档案管理效率，同时也可以在一定程度上提高教学水平与服务质量。

1 办公室档案收集整理工作的内容及其特点

1.1 工作内容

一般情况下，该工作主要包括四个方面的内容，同时也是该工作的四个特定步骤，它们分别是：档案收集、档案整理、信息审查以及档案保存。这四个步骤在实际的工作实践中是必不可少的，任何一项内容都不可或缺。除此之外，这四个步骤还必须按顺序依次进行。这两个注意点都是至关重要的，一旦其中一个出现问题，工作就无法顺利进行。例如，在对档案信息进行整理时，首先需要对档案进行收集，也就是第一步——档案收集。若没有对档案进行收集，就无法进行后续的整理、审查、保存等工作。关于档案的收集工作，其实通俗来讲就是对档案里面数量多、种类杂的资料搜集起来，将它们统一放到档案盒内。放好之后，再对这些大量的、繁杂的资料进行整理，也就是前文提到的第二个步骤——档案整理。在进行这一工作时，应当有一套比较完整系统的分类方式，按照统一的分类标准进行分类，以便于对不同档案进行有序排列，同时也方便日后查找。在第三个步骤——信息审查进行时，应当以真实性为第一准则，如果真实性无法保证，那么将会带来一系列的不良影响。最后，在对档案进行保存时，也应当分门别类、按一定的次序保存，方便后期查询。

1.2 办公室档案收集整理的特点

从宏观上讲，该工作主要有以下三个特点：一、综合性;二、创新性;三、逻辑性。从微观上讲，办公室本身就是一个具备非常强的综合性的存在，所以，相应的档案收集整理工作也具有相当强的综合性。正因为这一特性，办公室与各部门之间才能保证有效方便的沟通联系与资料查询。其次，为了能够充分发挥档案的作用，适当的创新是必不可少的，只有与时俱进、适时创新，才能科学有效的开展工作。最后，档案管理工作是相对严肃的，需要遵循相关的工作制度，因此，逻辑性必不可少。

2 提高办公室档案收集整理效率的措施

2.1 改变以往的管理理念

首先，学校管理人员要对办公室档案管理工作的重要性进行了解，将该项工作而纳入学校的日常管理工作中，安排专门的工作人员来开展这项工作。其次，针对性的开展档案管理培训工作，提升档案管理人员的专业技术能力，提升他们的档案管理意识，使他们可以主动进行知识学习，完善自身不足。再次，加强办公室档案的宣传工作，通过多种途径进行这方面内容的宣传，如广播、校园宣传栏、开展活动和校园网络等，以此提高办公室档案管理人员的素质水平和各方面意识，有利于办公室档案工作的科学开展。最后，对档案管理理念进行优化创新，实现现代化理念的有效融入，以服务为宗旨，将办公室档案资料的作用和价值充分体现出来，让档案资料可以更好的应用到各项工作中，为各项工作的开展提供有力支撑。

2.2 重视人才培养，提高档案人员的素质水平

首先，重视人才的引进，根据办公室档案工作的开展需要引进更多优秀人才，完善档案人才队伍结构，促进档案管理工作的有序开展。在进行人才招聘的过程中要重视人才的各方面能力，确保可以实现档案资料收集整理工作的顺利开展。其次，重视新老档案管理人员的培训工作，办公室档案工作繁琐而枯燥，在进行资料收集和整理的过程中需要工作人员有足够的耐心和细心，这就需要培养工作人员的责任意识和工作素养，使其可以对自己的工作负责，规范自身的行为，减少失误现象的发生，以此提升办公室档案管理工作的质量和效率。最后，也需要加强对档案管理工作人员技术能力的培养，学校办公室档案管理工作对档案人员的专业能力有着较高要求，要不断学习新知识和技能才能满足办公室档案工作的开展要求，这就需要建立一支高素质的人才队伍，为档案管理工作的有序开展奠定基础。

2.3 加大投入力度，完善信息管理系统

要想提高办公室档案的收集整理效率，实现信息技术的有效应用，必须要建设完善的信息管理系统，而该系统的建设离不开资金上的支持。体育学校在开展这项工作的过程中，需要加大资金方面的投入力度，通过拓展资金来源来实现这一目的，实现对信息系统的建设与管理，提高办公室整体的信息化水平。可以将学校办公室档案信息系统纳入从城市规划建设中，实现档案信息资料的共享应用，在一定程度上减少了资金上的投入，实现了资金的高效利用。信息系统的完善可以提高整体的管理质量和效率，在应用计算机软件的过程中，可以根据学校办公室档案的开展需要进行针对性的选择与开发，保证档案管理软件系统的适宜性，实现对档案信息资料的科学化管理。

2.4 建立科学档案服务反馈机制

档案服务反馈机制的建立可以实现对各方面档案资料进行快速收集和掌握，根据信息内容对体育学校教学方法进行优化与改进，实现档案资料的高效利用，反馈机制会将办公室档案资料的应用情况及时反馈给档案管理人员，对档案信息管理系统和检索工具的应用效果等进行实时掌握，反馈信息可以将办公室档案收集整理工作中存在的不足清晰的体现出来，具有较强的针对性和适用性，可以帮助档案管理工作人员对当前的办公室档案管理模式进行优化与完善，将档案资料的应用价值更好的体现出来。这对体育教学活动的科学开展有着积极影响，在创新型人才培养方面也有着重要作用。

2.5 建立完善的档案管理制度

办公室档案中涉及许多文件，为了保证管理效果，必须要对各种档案资料进行统一管理。想要提升收集整理效率，促进办公室档案工作的有效开展，则要结合学校的发展情况建立完善的档案管理制度，确定办公室档案工作中的各项内容，明确档案工作中收集、整理的具体标准和范围，对各方面档案资料进行了解，以此促进办公室档案基础工作的科学开展。要设计专门的档案室，根据档案资料的类型进行针对性管理，不同类型的档案资料要进行明確标注，便于后续的查找与应用。对于办公室中的机密文件需要进行加密处理，也可以进行档案备份。要明确办公室档案收集整理的具体流程，工作人员进行档案管理时需要严格按照相关流程进行操作，保证各个管理流程的规范化进行，实现档案管理制度的有效落实。

3 结语

综上所述，作为各单位的重要部门，办公室必然要履行好自己的职责，尤其是在档案管理方面，更加不能疏忽大意。受档案数量、种类的影响，办公室档案管理工作的开展有一定的挑战，需要严格按照相应的标准进行，只有这样，管理工作才能变得更加高效。除此之外，还应当着力提高档案管理人员的专业素养与创新能力，再加之以信息技术的充分利用，相信办公室档案的收集整理工作定会进行得更加顺利。

参考文献

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2017（05）：171-172.

[2]吴汾容.办公室档案收集整理的几点体会[J].现代物业（上旬刊），2018，12（09）：26-27.