陈彦廷

摘 要：公立医院是人才密集型事业单位，医院人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要环节。笔者通过对公立医院人事档案管理现状进行思考分析，并尝试提出对策与建议。

关键词：公立医院;人事档案管理

1 公立医院人事档案管理概述

公立医院属于人才密集型事业单位，是高水平人才较为集中的地方。医院要发展，综合实力要提高，人才最关键和最基础的“第一资源”。如何真正做到人尽其才，提高人才的利用效率，是摆在医院管理者们面前的难题。

人事档案管理在人事管理中起着重要作用，是真实反映干部发展经历、现实表现和“德能勤绩廉”情况的重要依据，是人才“选、育、用、留”的重要参考。充分开发利用人事档案，对单位人力资源配置、人才培养、绩效分配等有着重要意义。

笔者因工作原因，曾到过本省多家公立医院的人事部门交流。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来不要”，这句话是人事档案工作者们自嘲的顺口溜，也是目前大多数公立医院档案管理工作的真实写照。

2 公立医院人事档案管理现状及存在问题

2.1 重视程度不够，资源投入不足

公立医院是以承担社会医疗服务任务为主要职责，是国家公共医疗卫生服务和承担公共卫生危机的主力军。大部分资源都倾向于服务患者的临床一线工作，由于人事档案管理工作无法直接产生社会效益和经济效益，常常得不到管理者的重视。

按照中组部2018年11月发布的《干部档案工作条例》的规定，干部人事档案工作机构每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员;干部人事档案工作机构按照有关标准要求建设干部人事档案库房，档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。

以笔者接触过的某地市级二甲中医院为例，管理在职、退休职工档案约八百余份，无标准档案库房，档案与其他材料共用储物室，储物室不符合档案室建设标准。人手方面，仅设兼职档案人员1名，且据分工安排，该兼职人员基本无暇顾及人事档案工作，基本上仅能完成档案的转入转出登记。

以上情况并非特例，大多数公立医院因人事档案管理工作能获取的资源有限，场地、人手都十分紧张。医院的档案管理工作大都由人事部门职工兼职完成。

场地不符合规范，降低了人事档案的保密性和安全性。兼职人员同时兼顾其他分工，难以专注档案管理工作，能维持档案工作现状已属不易，推进档案工作发展和改革基本是不可能实现的。

2.2 信息化程度低

公立医院关注重点主要是医疗业务水平和经济效益等方面，没有把档案管理、档案信息化建设列入医院发展规划中。许多医院仍按照纯手工作业、电子表格登记的模式工作，信息化程度低。档案基础维护工作尚无法如期完成，更别提档案的开发利用和数据挖掘了。

手工作业容易存在效率低下、容易出错、标准统一难度大等问题，而且长期翻阅档案会造成纸质材料损耗等问题。在档案的查阅与利用方面，纸质档案检索方式单一，信息检索查询困难，利用效率低。传统的人事档案管理方法以及不能适应当下快速发展的需求，医院人事档案管理亟需创新。

3 公立医院人事档案管理发展对策建议

3.1 树立新时期档案工作理念，变被动“管理”为主动“服务”

要改变医院人事档案管理现状，要先改变人事档案管理的在医院发展中的定位。人事档案管理工作应该纳入医院统一发展规划中，与医院信息化设计同步发展，使人事档案管理工作更加高效。充分认识到医院人事档案管理是优化医院人力资源规划，提高医院人才利用效率的重要工具，对医院人才培养、人才选拔等方面有着重要意义。

在具体工作的开展中，应该在《干部档案工作条例》的指导下，创新档案管理方式，提高档案管理工作效率。档案员应转变工作理念，变被动“管理”转变为主动“服务”。

在档案管理方面，以职工档案材料补充为例，传统的做法是等待职工将归档材料交至档案室进行登记归档，这样的被动管理，效率较低;转变为主动“服务”，梳理归档材料类型，将档案管理战线前移到档案材料产生的单位及部门，融入各项业务工作中，既方便了职工，又提高了档案管理效率。

改变工作理念，更要从档案的开发利用上入手。人力资源部门要运用掌握人事档案的优势，利用信息化工具，扩展电子化档案管理外延，为医院人才培养和人才评价提供客观的数据支持。提高档案管理的利用成果，又能提高人事档案管理在医院的战略地位，得到领导层重视，获取更多的发展资源，形成良性循环。

3.2 在保证信息安全的前提下，利用信息化工具提高效率

提高工作效率的最高效方法，就是利用好信息化工具。人事档案具有大量的纸质材料和数据，信息化的数据具有储存方便，检索查询快捷等优势，对人事档案数据进行梳理后信息化改造，能大大提高工作效率。

人事档案是档案中最特殊的一类，对保密性和安全性的要求高于其他档案。信息化工具是柄“双刃剑”，带来效率与快捷的同时，也带来了新的安全性问题，如电子信息与纸质载体分离、电子载体损毁风险，信息管理遭受入侵或病毒风险等。只有在保证信息安全的前提下，人事档案信息化工作才能顺利开展。

公立医院要充分认识到人事档案管理工作的重要性，把人事档案建设上升到战略层面，并在保障信息安全的前提下，利用好信息化工具，才能提高工作效率，信息化开发医院人事档案资源，助力医院人力资源管理水平发展。

参考文献

[1]王咏梅.以信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国电子商务，2014（11）.

[2]牛静丽.公立医院人事档案精细化管理建設[J].时代金融，2018（11）.

[3]许冰心“大数据”趋势下的公立医院人事档案信息化管理分析[J].中国市场，2020（6）.