刘喜峰

摘要：国内的经济发展环境比较优良，企业的经营过程中，大环境方面相对稳定。但是，企业内部的办公室管理，引起了社会上的高度关注。办公室制度不健全问题、办公室管理缺乏公正的依据、管理团队不专业等等，这些对于企业造成的打击和危害非常突出，应进一步加强管理的优化。

关键词：企业;办公室;管理工作

企业发展与创新，离不开办公室的和谐办公，但偏偏很多办公室管理，都在按照传统的等级模式来管控，看似在等级上比较分明，实际上的责任不够清晰，在矛盾、冲突解决方面，缺少足够的依据，工作环境不够乐观，导致企业内部消耗不断增加，在办公环境上不断恶化，造成人才流失非常严重，不利于企业竞争实力的提升。

一、办公室管理的原则

企业的经营与生存，不仅仅是需要在自身的业务能力上不断提升，更加需要在内部的管控上保持和谐。正所谓“千里之堤溃于蚁穴”，企业想要在市场占有率方面大幅度提升，需要具备足够优秀的团队来奋斗。办公室管理的问题存在，已经不是一天两天了，各类思维上的错误、工作上的薄弱、合作上的漏洞，都在持续增加，对于这样的现象，必须在处置的过程中，按照一定的原则来完善。辦公管理的目的，在于对日常办公的效率、质量进一步提升。所以，对办公室的管理态度不端正问题，以及办公过程中的不专业问题，需进一步的改善。禁止在办公室当中散步不当言论，保持工作的专业性。日常对员工的管理，不仅仅是局限在打卡方面，需要关注他们的工作实力，以及对同事提供的帮助，尤其是单纯将功劳据为己有、且工作不上心的员工，应进行有效地办公室教育，加强专业办公团队的建设，要求办公室的员工，能够对自己的工作，有一个清醒的认知，大家需要通过工作来实现自己的职业规划和价值，而不是为企业添堵、为他人添堵。

二、办公室管理的对策

（一）健全管理制度

现代化的办公室不仅在环境上非常的优良，同时具备的基础功能服务不断增加，此时对于管理制度的健全程度，需要进一步的提升，大家必须各司其职，不存在谁高谁一头的情况。办公室日常打卡需严格按照上下班时间要求来完成，禁止出现迟到早退现象，对于有特殊情况的员工，需要提前与部门主管进行沟通和报备，并且在打卡系统中进行操作，避免出现工资误扣的现象。办公室资源使用过程中，保持专业性使用。打印材料或者是复印文件的过程中，根据开会使用的数量，以及部门主管的要求来进行打印、复印;坚持落实无纸化办公。对于办公室的矛盾解决，进行呈报决，要保持相互理解，并且在岗位之间的相互协助上进一步提升。

（二）创新管理方法

办公室管理的难度在于，每一个员工都具有自己的职位和要求，但是偏偏很多人存在一种不切实际的想法，总觉得自己的职位非常重要，其他人都是可有可无的。部门主管的日常工作中，需要承接领导的吩咐和要求，对于员工的工作安排保持精细化、合理化，对加班等问题进行沟通解决，管理者的确拥有一定的权力，但是还没达到凌驾所有人的地步。秘书方面的管理，要求对秘书工作流程进行完善，对于日常办公流程、紧急事件处理和报告流程等，保持独立性设计和应对，确保秘书在辅助管理过程中，能够对自身的作用和职责有效地发挥。公司的制度和规章设计，就是为了遵守和约束，如果有人不想遵守，那他就得承担相应的责任和义务，不能得到好处又推卸责任，这对于办公室管理的氛围，必定造成恶劣的影响。管理工作的实施层面上，执行高度的尊重管理，每一名员工在自己的工作岗位上，都拥有独特的工作价值，大家的工作也保持高度的独立性。因此在办公室批评的过程中，要保持就事论事，禁止出现人身攻击的现象。

（三）坚持以人为本

目前，很多企业都意识到，办公室管理已经不仅仅是内部和谐的手段，更加决定了企业的发展方向。很多大型的企业对此都非常重视，如果在内部管理上不够优秀，那么外部工作必定出现严重的混乱现象。所以，办公室管理的过程中，必须坚持以人为本。大家在工作过程中，是通过自己奉献的力量和职位的要求来获得经济收益与劳动报酬，按劳分配是国家要求的理念，没有任何企业可以去凌驾和改变。以人为本的文化、思想，符合办公室管理的走向和要求。办公室管理工作的落实离不开管理主体，即人的执行与组织。因此，办公室管理工作的优化与完善也必须始终坚持以人为本，以一种人性化的管理模式，力求做到想员工之所想、急员工之所急，以期解决员工的后顾之忧，使其能够全身心地投入到日常的岗位工作当中，找到工作的动力与希望。切实提升企业员工对工作的积极性和主动性。如此便可以在提升企业凝聚力的基础上，使员工的思想观念和工作作风得到有效地提升和规范，为企业各项工作的开展提供保障。员工培训、教育方面，需结合员工自身的能力和工作岗位的需求来完成，在能力培训、工作态度培训、工作习惯培训、工作制度培训等方面循序渐进地开展，让员工进入到公司工作后，能够逐步地熟悉环境和明确自身的职责、义务，在薪酬福利方面高度明确，促使员工在晋级过程中有一个明确的奋斗方向。

（四）合理分工办公室内部机构

办公室在运转的过程中，不同的机构设计、应用，存在差异性的影响。一般而言，和谐性质的办公内部机构，能够达到相互辅助的效果，同时在办公效率、办公质量上能够更好地提升。办公室的内部机构分工过程中，需保持高度的明确性，减少机构的矛盾和冲突现象，禁止出现权利分配错误的问题。办公室的内部机构，需加强咨询、信息、工作、服务等多项职能的分配。办公室的各个机构在分配过程中，加强人员数量的合理化分配，避免造成某些部门的冗员现象，也不要出现有些部门的人才凋零问题，根据公司的业务办理要求和经营方向，对办公室机构的团队建设进一步提升。办公室机构在运转过程中，保持相互体谅的态度，共同完成公司经营目标，体现自己的办公价值。办公室的内部机构安排过程中，按照“人尽其才、物尽其用”的原则来开展工作，对于工作内容当中的重复问题，直接按照工作合并模式来完成，不要造成办公人员的冗员问题。

（五）发挥协调关系的枢纽作用

办公室对于企业发展而言，是一个非常重要的枢纽机构，尤其是在内外关系的沟通过程中，需保持足够的协调、互助，而且办公室的公关能力也要进一步地提升。在外出差的工作人员，相当于工作的前线阵地，办公室则相当于后方补给，出差人员一方面要实现远程办公，另一方面在与客户接洽过程中保持友好协商，争取为企业博取更大的效益。此时，办公室所给予的远程协助必须更好地改善，对信息输送和平台功能的塑造不断加强，对公司的反馈信息，以及部门之间的承受能力做出正确的表达，相互之间能够站在对方的角度来考虑，争取实现办公室与出差人员的协调工作。办公室的公关工作，一定要保持态度的端正，因为态度往往决定了最终的结果。所以，公关的过程中，需要按照科学、负责的理念来完成，不仅要主动地提供服务，同时也需要在服务的规范、要求上，严格按照公司准则来落实，对于领导检查和下属反馈等，进行正确地表达，避免造成误解的现象。

三、办公室管理的注意事项

现代化的企业塑造过程中，对于办公室管理的控制，需进一步加强。办公室本身是一个竞争比较激烈的环境，大家努力工作不仅仅是为了得到高收入，更加希望在自己的权利上最大化，实现自己的职业规划目标。越是管理层人员犯错，越是不能姑息，否则肯定会导致办公室管理的内部风气出现败坏的现象。管理制度的建设，需进一步加强法律法规的融合，这对于大家所提供的保障较高。法律法规是国家的硬性要求，只有站在这样一个基础上开展管理，才能得到更高的信服度。

四、结语

随着经济的发展和市场环境的改善，企业的进步得到了更好地环境支持，而且在自身的综合建设上非常迅速。办公室管理方面，对于企业的内部稳定、团结，具有決定性的影响，需进一步加强制度的设计;在约束力的提升过程中，给出明确的依据;办公室的加班现象，严格遵从自愿原则，控制强制加班现象;同事关系的改善与矛盾的解决，需要根据实际情况来判断，禁止出现“一刀切”的现象。办公室管理的创新、进步，对于企业的发展，具有较大的影响力，需要跟随办公时代的发展，进行不断地改善，一方面坚持以人为本的思想，另一方面要尊重大家的选择，对强人所难的问题，进行更好地解决。

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