蒋影

摘  要：教学秘书在高职院校中扮演着承上启下的作用，他能让领导充分的了解学生想法。也能让学生随时知道学校的教育方针，随着社会的发展，知识经济体系的不断成熟，教学秘书在高职院校中逐渐成为了与各科班主任同样重要的存在。教学秘书需要承担着很多的学校日常工作，接下来让我们去了解一下成为一名高职院校教学秘书需要拥有什么样的能力、做些什么工作吧。

关键词：高职院校;教学秘书;岗位职责;能力要求

教学工作是高职院校所有工作的重心，由辅导员和教学秘书深入到同学中维护着院校教学管理的基层工作，教学秘书的工作职责和工作能力都需要特别优秀，因为教学秘书的工作复杂，既需要与上级领导沟通有需要与下级同学处理好沟通关系，如果教学秘书的能力不够就会使教学秩序出现问题。所以呢，教学秘书一定要时刻学习，不断地熟悉教学工作，提高自己的能力。

1 高职院校教学秘书的日常工作解读

高职院校教学秘书的工作十分的清晰，就是做好学校与学生意志相互传达的工作，所以教学秘书的工作内容分为以下几个方面、

1.1教学服务的工作职责

参与教学服务是教学秘书日常的工作职责之一，在教学服务的过程中，教学秘书需要清楚地认识到自己的工作定位，对于每个学期的教学任务都了如指掌。教学秘书需要辅助教务处制定并通知学生每学期全校学生的学习任务和时间以及全校教师的教学任务和时间。在辅助制定教学任务的工作中，教学秘书需要向教务处提交多份人才的培养计划，这份人才培养计划内容通常是教学秘书从学生那里收集到的学生意向，然后由教学秘书统一的整理并写成计划书。教务收到教学秘书的人才培养计划之后，会进行适当的取舍并最终确定该学期学生的学习课程以及实践课程的内容。在确定教务安排后，教学秘书还需要辅导教务处进行教学任务的学时、学分、开课时间、开课性质（比如必修和选修）以及学科的考试方式（笔试或者实践）。在协助教务处进行教学安排后，教学秘书就开始着手将这些信息录入到教学系统中，并在联系个学科教师和学生进行课程查看和答疑。如果教学课表出现冲突情况，教学秘书需要及时的修正和改进各科目的任课教师和任课时间。教学秘书还需要面向学生服务，协助教务处向学生进行课本教材的分发与收费工作。教学秘书还需要面向任课教师，对任课教师调、停、请假工作进行收集与协助审批，教学秘书需要通知教师调、停、请假的流程和注意事项，协助教师完成调、停、请假工作，并将教师的请假时间、请假理由录入到教师个人的工作档案中，以作存档。除了这些日常基本的服务工作之外，教学秘书还需要在一些特定的情况下面向师生进行服务工作。学校每一年的秋季都会迎来新生、每一年的夏季都会送走一批毕业生，新生的入学通知和入学后的活动安排繁琐复杂，需要教学秘书紧跟教学流程做好新生的管理工作。毕业生的毕业手续也十分的复杂，教学秘书需要对每一个毕业生进行毕业资质的审查，逐个的查看档案并向上级进行汇报工作，严格按照学校的毕业标准对毕业生进行筛选，然后准备学生的毕业证和毕业资格证书等。

1.2 教学档案工作职责

教学档案资料的收集和整理工作对与整个学校的教学秩序和教学水平有重要的影响，而教学档案工作也是教学秘书的主要工作任务之一。高职院校的教学档案主要分类有，教学资料和教学信息。其中教学信息主要包括各学年各个年级段的学期安排表，因为不同年级的相同学期学生学习的课程会有部分的不同，所以教学秘书需要每个年级的每个学期课程进行档案的整理和存档。校历、教学计划以及教师和学生之间的人员变动都需要教学秘书进行教学信息的整理和存档，作为对学生学习成绩的考核以及对教师个人绩效的审核依据。教学资料的内容比较琐碎，并且内容多，主要包括考试试卷、考试资料、学生个人的成绩档案、学生的实习认证、学生和教室在学期间发表的刊物、各年级学生的花名册、各年级教师的档案等。这些教学资料对学生和教师的影响重大，在进行教学资料整理的时候需要教学秘书有耐心，进行细心的整理，不能出现一点失误。

1.3 教学监督工作职责

在师生的教学过程中，往往会出现一些违背学校校规校纪的事情，需要教学秘书进行教学监督工作。教学秘书负责的教学监督工作分为三种情况，第一种是针对教学质量的监督，在教学质量的监督工作中教学秘书的服务重心会倾斜到任课教师的身上，教学秘书需要针对教师的教案、教学计划做出监督分析，督促教师认真工作，防止教学事故的发生。其次教学秘书还应该对教师的课堂进行监督，组织不定期的课堂检查工作，查看教师课堂是否存在教学松散、学生上课出小差的行为。最后教学秘书安排教师的学期听课任务，根据各位教师的相互评价来进行教学质量的监督。第二种是考试监督。学生考试作弊的现象屡禁不止，教学秘书一定要保证教学的公平工作，安排专职的考试监督人员进行监督，协助教务处制定考试作弊的惩罚，向学生和教师宣传考试作弊的严重性。第三种是管理监督，教学秘书需要针对学校各年级对学生管理进行监督，重视学生的心理和生理健康，做好学生的日常行为监督。

2 教学秘书应该具备的工作能力和意识

2.1 具有强大的灵活应变能力和沟通能力

教学秘书是教务处的决策执行者和沟通者，需要拥有良好应变能力和沟通能力，因为教学秘书需要频繁的與学生和领导打交道，然而学生和领导是两个不同的阶层，教学秘书需要强大的沟通能力和灵活应变能力在学生和领导的沟通过程中扮演不同的角色，得到双方的信任，为自己进行工作做好纽带的联系。

2.2 具有学习意识和责任感

教学秘书的每一个工作过程一旦出现失误就有可能造成学校教学秩序的紊乱，所以教学秘书需要拥有很强的责任意识，这样的话教学工作才会很少出现问题。同时教学秘书必须要具有很强的学习意识，时代在进步，教学管理也在不断的进步，在不同的教学时期教学秘书需要根据学校教学管理的改变做出调整，所以需要教学秘书具有很强的学习能力，否则就是能被进步的管理制度淘汰。

3 结束语

现代教学管理已经不同于以往，它对教学秘书的工作职责和能力要求制定了更高的水平。一个优秀的高职院校教学秘书需要拥有强大的责任心和服务意识，还应该拥有极强的沟通能力和表达能力，这样才能做好学生和学校高层之间的信息传递工作。为了更加适应现代教学管理，教学秘书需要不断的学习，不断的进步。

参考文献

[1]  吴学翠.高职院校教学秘书岗位职责分析—以应天职业技术学院为例[J].轻工科技，2019（02）：137-138.