申宏燕

摘 要：近几年，我国社会经济发展十分迅速，科学技术得到了较大的进步，电子信息技术在社会生产及民众生活中得到了较为广泛的应用，为民众提供了极大的便利，在一定程度上推动着社会经济的发展。随着大数据时代的来临，各机关事业单位的日常工作中，电子档案的熟练呈直线上升趋势，越来越多的单位也加大对档案管理工作的重视，但现阶段我国档案管理人员对电子信息技术的了解并不充分，在实际工作中对电子信息技术的应用较少，导致档案管理工作的信息化水平较低。本文对电子信息技术在档案管理中的作用进行了详细的阐述，并提出了几点运用策略，以期能够为有关人员开展工作提供一些参考。

关键词：档案管理;电子信息技术;作用;运用策略

现阶段，我国档案管理工作中电子信息技术的应用水平较低，并没有发挥出电子信息技术应用的作用，档案管理工作开展情况并不理想。目前，我国档案管理人员已经认识到了电子信息技术运用中存在的不足，并积极对档案管理工作进行改进，也取得了一些成绩。但是由于人员、思想等多方面的影响，电子信息技术在档案管理中应用情况并不理想，电子信息技术的应用水平还有较大的提升空间，工作仍需进一步改进。这种情况下，对电子信息技术在档案管理中的运用策略进行研究有着较强的现实意义。

一、电子信息技术在档案管理中的作用

（一）改变了档案载体

電子信息技术在档案管理工作中应用能够改变档案的载体，减少档案管理工作对纸张的浪费，降低档案管理工作的成本。相比纸质档案，电子档案有着明显的优势，其对保存空间的要求较少，能够节约大量的空间。而且电力档案的应用能够减少档案管理人员的工作量，为档案管理人员查找、修改及传递文件提供便利，以此提高档案管理工作的效率及质量。

（二）简化了档案分类工作

在纸质档案管理中，档案分类工作量较大，工作内容较为复杂，对档案管理人员有着较高的要求。电子信息技术在档案管理中的应用能够对档案分类工作进行简化，档案管理人员可以借助计算机对档案进行管理，能够快速高效的完成档案分类工作，有效避免了人为因素对档案管理工作的影响[1]。

（三）加快了档案传递速度，提高档案利用效率

纸质档案的传递难度较大，需要耗费大量的时间及精力，档案的及时性得不到必要的保障，对档案管理工作的整体质量造成了较大的影响。在档案管理工作中利用电子信息技术能够在一定程度上加快档案传递的速度，避免时间及空间对档案管理工作的影响，以此为人员利用档案提供便利，提高档案的利用效率，确保档案能够发挥出自身应有的作用。

（四）保证了档案的安全

与纸质档案相比，电子档案的安全性更高。在档案管理工作中应用电子信息技术能够有效避免档案丢失及损坏对工作的影响，保证档案的安全，以此提高档案管理工作的质量。

二、电子信息技术在档案管理中的运用策略

（一）转变思想观念

新形势下，档案管理部门应明确时代发展趋势，积极转变自身思想观念，正视以往工作中存在的不足，对电子信息技术给予足够的关注，积极阐释在工作中应用电子信息技术，以此提高电子信息技术在档案管理工作中的应用水平。档案管理人员应充分认识到电子信息技术在档案管理工作的积极作用，不断对自身工作进行改进，确保电子信息技术能够在实际工作中发挥出自身应有的作用，以此提高档案管理工作的质量。另外，有关部门应注意宣传工作的开展，为电子信息技术的应用营造良好的氛围，以此为电子信息技术在档案管理工作中应用打下良好的基础，降低电子信息技术的应用难度[2]。

（二）打造高水平人才队伍

档案管理部门应充分认识到专业人才在电子信息技术应用中发挥的积极作用，高度重视高水平人才队伍的建设，以此为电子信息技术在档案管理工作中应用提供可靠的人才保障。档案管理部门在实际工作中应注意对现有工作人员进行系统的培训，鼓励和引导现有人员学习和应用电子信息技术，并向人员讲解电子信息技术在档案管理中应用的意义，以此提高现有人员应用电子信息技术的能力，强化人员创新意识。而且档案管理部门应注意对专业人才的聘用，对人才聘用工作进行规范，提高人才聘用标准，对应聘人员电子信息技术应用能力进行考察，以此为人才队伍注入新鲜血液，优化人才队伍的结构，以此提高人才队伍的综合素质。另外，档案管理部门应注意对相关规章制度进行健全，对人员在电子信息技术应用中的表现进行评价，并对人员进行适当的奖惩，以此激发人员的工作热情，促使人员改进档案管理工作。

（三）加大资金投入

档案管理部门在实际工作中应加大对电子信息技术应用方面的资金投入，为电子信息技术在档案管理工作中的应用提供可靠的物质保障，以此提高电子信息技术在档案管理工作中的应用水平。稳定可靠的资金保障是电子信息技术在档案管理工作中高水平应用的基础和前提，因此，档案管理部门注意为电子信息技术研发、推广及应用工作提供充足的资金，加快电子信息技术研发进度，确保电子信息技术在档案管理工作能够发挥出自身应有的作用[3]。

三、结论

电子信息技术在档案管理中的应用能够在一定程度上减少档案管理人员的工作量，加快档案管理工作的进度，提高档案管理工作的质量。但是目前我国档案管理工作中电子信息技术的应用情况并不理想，档案管理工作还需进一步改进。针对这种情况，档案管理人员应积极转变思想观念，打造高水平人才队伍，加大资金投入，切实提高电子信息技术在档案管理工作中的应用水平，以此促进档案管理工作效率及质量的大幅提升。

参考文献：

[1]杨丹一. 我国数字档案资源风险管理问题与对策研究[D].河北大学，2019.

[2]康琛笠. 计算机技术在档案管理中的应用[J]. 晋城职业技术学院学报，2018，11（03）：26-28.

[3]孙月. 信息时代档案工作者职责探析[D].黑龙江大学，2016.