樊科梅

【摘 要】物流基地工程档案是物流企业战略资产，工程档案信息化建设势在必行。本文分析了传统物流基地工程档案手工管理的问题与机遇，提出“以物流基地工程档案智能管理系统建设为切入点，以系统建设带动体系建设，以体系建设规范、提升业务水平，实现档案管理工作的规范化、科学化”的建设思路。以中海油惠州物流基地工程档案智能管理系统为例，分析了项目建设的内容与架构，并提出了建议。

【关键词】物流基地;档案管理;智能管理系统;档案信息化建设

中图分类号： G270.7文献标识码： A文章编号： 2095-2457（2019）29-0224-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.107

Ideas and Design of Informationization Construction of Intelligent Management of Project Files in Logistics Base

——Taking cnooc huizhou logistics base project file intelligent management system as an example

FAN Ke-mei

（Cnooc （huizhou） logistics co.， LTD.， Huizhou Guangdong 516082， China）

【Abstract】Engineering archives of logistics base are strategic assets of logistics enterprises， so it is imperative to construct engineering archives informatization.This paper analyses the problems and opportunities of manual management of Engineering Archives in traditional logistics base， and puts forward the construction idea of “taking the construction of intelligent management system of Engineering Archives in logistics base as the breakthrough point， driving system construction， standardizing system construction， improving business level， and realizing standardization and scientificalization of archives management”. Road. Taking CNOOC Huizhou Logistics Base Project Archives Intelligent Management System as an example， this paper analyses the content and structure of the project construction， and puts forward some suggestions.

【Key words】Logistics base; Archives management; Intelligent management system; Information construction of archives

0 引言

物流基地工程檔案是物流企业战略资产。传统的物流基地工程档案管理工作管理方法与管理技术的落后，导致档案难以长久保存、价值难以转化[1-2]。安先辉[3]认为工程项目建立信息平台可提高工作效率，有助于工程项目目标的实现。高大伟[4]认为建设工程档案信息技术应用滞后。廖玉玲[5]、罗广国[6]分别从云计算和质量控制的角度研究工程档案的信息化建设。目前，针对物流企业工程档案信息化建设研究较少。本文以中海油惠州物流基地工程档案智能管理系统为例，分析了物流基地工程档案智能系统的问题和机遇、基本思路以及系统设计。

1 物流基地工程档案管理工作存在问题与机遇

传统物流基地工程档案工作管理落后。基于历史和现实的诸多原因，档案的收管用仍处于手工管理阶段。档案接收易错、漏，责任不清;档案实体保管受环境影响较大，全程监控、分类保管不足;用户体验差，查档繁琐，价值转化不高。

政策是物流基地工程档案信息化建设的外部动因。近年来，国家及省市档案局、国资委、各省市办公厅都相继发文，对档案信息化建设提出明确要求。如2012年，国家成立了电子文件管理部际联席会议办公室。而企业需求是物流基地工程档案信息化建设的内部驱动力。物流企业档案信息化建设主要目标就是提高效率与质量。因此，物流基地工程档案信息化建设是物流企业档案工作的发展方向。通过信息化建设可实现档案的数字化存储与自动归档效果，实现高效管理。

2 物流基地工程档案信息化建设的思路

物流基地工程档案信息化建设的基本思路为：以物流基地工程档案智能管理系统建设为切入点，以系统建设带动体系建设，以体系建设规范、提升业务水平，实现档案管理工作的规范化、科学化。

具体来讲：完善建立健全档案管理制度。根据物流企业档案管理的需要及上级行政管理部门的要求，建立健全现行档案管理制度，规范、提升档案管理水平，确保档案收集完整性、准确性、系统性。借助物流基地信息化基础网络环境以及档案软件的网络化部署模式，实现档案资源的在线查阅和利用服务。通过档案信息化建设，明晰档案管理职责，规范档案管理流程。建设档案集成管理平台：档案系统与智能密集架系统集成，支持温控、门禁系统的数据写入接口，支持消防、监控系统应用页面的链接引用。总之，物流基地工程档案信息化建设要改变以往手工管理的模式，通过系统与管理制度相结合，实现档案的及时归档、长久保存、有效利用。

3 中海油惠州物流基地工程档案智能管理信息系统设计

3.1 项目简介

中海油惠州物流公司成立以来，已经积累了很多重要且宝贵的档案资源。这些资源具备长期保存利用价值，不但具备重要的历史价值，而且能够辅助企业发展和决策。但目前的档案管理限于传统的手工管理模式，信息共享不畅，价值转化难，档案信息化建设之路势在必行。

3.2 项目建设内容

中海油惠州物流基地工程档案智能管理信息系统建设内容主要包括：

（1）按照国家档案局发布的《数字档案馆建设规范》要求，建立物流基地统一的数字档案资源管理平台，实现基地档案信息资源标准化、规范化收集、管理、存储和利用。

（2）建立与用户需求相适应的归档数据存储架构。对归档的电子源文件进行格式归一化转换，归集到统一的档案管理平台上，并保证归档的电子原文及转换后的数据便于迁移和环境升级。

（3）通過系统权限配置、归档文件安全封装、安全控件浏览、文档水印，安全管理等多种手段确保档案实体与信息的安全。

（4）实现APP智能终端管理，提供档案利用、管理互动、信息主动提示等功能，提升服务价值。利用智能监控技术，实现工程档案智能管理。

3.3 项目设计

3.3.1 系统架构

系统采用BS浏览器服务器模式运行，基于Java EE架构开发，后台数据库采用Oracle11g作为数据存储，电子文件以实体形式存储在操作系统中。功能包括档案移交归档、档案管理、档案利用、库房管理、数据标准化处理、档案门户、APP管理等主要功能，外部接口有与智能密集架系统接口、温湿度系统接口以及对外提供的Web Service数据归档标准。

图1 中海油惠州物流基地工程档案智能管理系统

3.3.2 网络架构

中海油惠州公司各业务信息系统服务器均可以通过局域网与数字档案管理系统对接，内网用户可以直接通过局域网访问系统，如需互联网用户访问，需要经过专用防火墙过滤后访问数字档案管理系统。

图2 中海油惠州物流基地数字档案管理系统网络架构

3.3.3 系统功能架构

数字档案馆系统包括档案管理与利用子系统以及数据标准化处理子系统。如图3所示：

图3 数字档案馆系统系统功能架构

数字档案管理与利用子系统包括档案移交归档平台、档案管理平台、库房管理平台、档案利用平台以及系统维护平台、APP智能终端管理平台。档案移交归档平台完成各个部门以及业务系统数据的移交、审核、归档操作，归档后的数据进入正式档案库;档案管理平台完成档案的日常管理工作，包括档案数据管理、统计报表、销毁鉴定、公开鉴定、多媒体文件管理等模块;库房管理平台包括库房视图、温湿度监控、消防报警系统展示、监控系统展示、门禁系统数据集成。档案利用平台包括档案资源的检索、借阅、专题推送等功能模块;系统维护平台完成系统初始化相关功能，包括组织机构维护、权限管理、日志审计、流程管理、参数配置;APP智能终端管理平台使基地内档案库的信息可以异地远程的、在同一个应用界面上实现对档案信息的查询、对档案三维图像资料进行核对，与此同时为了提高以上工作的效率和有效性，在传递的数据和图像信息中，实现异地远程档案信息管理的无碍化沟通， 利用物联网技术进行智能化档案管理（广域范围的信息资料共享，可以利用智能终端进行远程访问;可以远程对档案资料室的各类设备和参数进行监控。）

数据标准化处理子系统完成对数据的处理，包括文件PDF格式封装、文件FLV格式封装、OCR识别、全文索引。

3.4 管理辅助实现

实现工程档案管理分类及编码管理，是本项目的一大特点，有利于实现本项目涉及系统的智能管理。在系统中设计了工程模板数据库，在工程建设期间（从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程）使用该系统来同步协助工程项目文档的形成、收集、管理、移交的全过程管控，确保工程项目档案管理与工程建设同步进行，从而实现工程项目文档数字化交付的目的，为企业将来数字化工厂和智能化工厂的建设提供资料方面的基础保障。

4 物流基地工程档案智能管理信息化建设的建议

4.1 建立完善的数据系统，形成统一高效的档案智能管理平台

完善的数据系统是推动企业档案管理工作的重要手段。档案信息化建设中，基于互联网与计算机的档案管理系统是管理工作的基础。中海油惠州物流基地建设的系统采用BS浏览器服务器模式运行，基于Java EE架构开发，后台数据库采用Oracle11g作为数据存储，电子文件以实体形式存储在操作系统中。功能包括档案移交归档、档案管理、档案利用、库房管理、数据标准化处理、档案门户等主要功能，外部接口有与智能密集架系统接口、温湿度系统接口以及对外提供的Web Service数据归档标准接口，建立形成了完善统一的档案只能管理平台。

4.2 保障管理权限配置，明确档案管理责任

档案管理责任的明确也是管理工作的重点。档案的管理应当对工作人员与管理人员权限的限制与划分，明确不同档案管理的责任。此外，在管理权限配置合理与档案管理责任明确的情况下，可以保障档案实体的安全，避免人为因素造成的档案管理问题。比如说在中海油惠州物流基地的各业务信息系统服务器建设中，服务器均可以通过局域网与数字档案管理系统对接，内网用户可以直接通过局域网访问系统，如需互联网用户访问，需要经过专用防火墙过滤后访问数字档案管理系统，确保了安全性。同时，权限设置是基于角色的权限管理，将用户加入角色并赋权，包括功能权限和数据权限。

4.3 信息化过程中始终注意资源的采集与利用

在信息化发展过程中，档案管理工作要始终做好对资源的采集与利用，实现数字档案资源的全面、规范、自动化采集归档。档案资源的保存和利用要采取有效的安全措施，搭建符合要求的安全防护平台。查询利用也需提供综合性、可追溯、符合业务习惯的档案资源。

5 结束语

总之，领导重视、建设统一的数据系统、形成高效的档案智能管理平台、规范档案管理是物流基地工程档案信息化建设关键。有针对性的开展档案信息化建设，可以实现对企业文化与企业效率的提升，推动物流企业实现现代化快速发展。

【参考文献】

[1]刘俊.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].兰台内外，2019（10）：20-21.

[2]陶莉莉.大型工程档案集成管理研究[D].南京大学，2014.

[3]安先辉.对工程项目目标控制的思考与探讨[J].科技视界，2015（27）：144-145.

[4]高大伟.国家建设工程档案资源保障体系研究发凡[J].档案管理，2018（03）：22-24.

[5]廖玉玲.基于云计算的建设工程档案全过程监管模式可行性研究[J].档案学通讯，2013（06）：74-78.

[6]罗广国.强化建设工程档案质量管理初探[J].城建档案，2014（01）：24-26.