刘红

【摘 要】大数据已经渗透进人们生活的各个方面，在此背景下，高校档案的管理也面临着各种考验，我们需要正视高校档案管理的现状，并创新其管理模式。本文首先阐述了大数据环境下高校档案的特征，然后分析了大数据环境下挖掘高校档案信息的必要性，进而提出有效挖掘高校档案信息的对策。

【关键词】大数据;高校档案;信息挖掘;对策

中图分类号： G270.7 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）29-0122-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.056

Exploration of University Archives Information Under the Environment of Big Data

LIU Hong

（Xinyang Normal University， Xinyang Henan 464000， China）

【Abstract】Big data has penetrated into all aspects of our life. Under this background， the management of archives in universities were tested to the utmost. We need to face up to the present situation and innovate its management mode. This work first expounds the characteristics of university archival under the environment of big data， analyzes the necessity of excavating university archival information under this environment， and then puts forward some strategies for effectively excavating university archival information.

【Key words】Big data; University Archives; Information Mining; Strategies

0 引言

档案资料涉及到人们生活的方方面面，通过档案信息，可以了解历史文化趣事，可以知晓事物发展的因果关系，可以探索很多事情的来龙去脉，档案信息的挖掘使得我们的生活更丰富。特别是在高校，档案信息尤为重要。高校的档案信息主要是师生信息，它包括在校学生和已毕业学生在校期间情况的记录，在职老师、退休老师或离职老师在校表现情况的记录。但随着社会的快速发展，大数据时代的到来，高校的档案资料越来越多样化，传统的档案管理方法已经不能很精确地反应真实情况。因此，如何在大数据环境中有效挖掘高校档案信息尤为重要。

1 高校档案在大数据环境下的特征

大数据概念最早由麦肯锡公司提出来，它信息量大，增长率高，多样化，很难用常规软件工具进行捕捉、管理或处理，需要新的模式处理以获得更强的决策力、更敏锐的洞察发现力和更有效的流程优化能力。大数据时代给我们带来机遇，也带来挑战。大家所熟知的阿里巴巴平台正是很好运用大数据时代的机遇，使得淘宝活跃用户量高达5.76亿，开创了中国电商平台新时代。那么高校档案应如何面对大数据时代的挑战，抓住机遇快速发展，这是我们要思考的问题。

随着时代的步伐，高校的发展越来越快，这其中会涉及到各种类型的数据，久而久之，形成庞大的数据库。这些数据可以客观地反映高校的发展史，是了解高校精神的核心内容。在时代车轮的推动下，要想领悟高校精神，建设高校档案信息库，首先要充分挖掘大数据环境下的高校档案信息。

1.1 高校储存的档案信息资源丰富

高校的发展历程，经过时间的累积，具有丰富的馆藏资源，它们是高校的宝贵财富。加强这些档案信息资源的整合，可以使高校的档案资源更有价值。

1.2 高校储存的档案信息资源多样化

高校档案不仅有书籍、照片、光盘等实物资料，还包括部分电子版材料。由于储存类型多样，导致整理分类有一定的难度。

2 大数据环境下挖掘高校档案信息的必要性

2.1 档案存储方便

高校档案信息的存储以前大部分都是纸质版，时间久了，纸质材料会慢慢腐蚀，有的破烂，管理起来不方便，保留完整内容有一定的困难性。此外，大量纸质材料的存储，需要专门的储藏间，储藏间不仅占用巨大空间，而且还需要专人看护，专人打扫，人力物力消耗较大。大数据环境下，高校档案信息已经不再适用纸质材料的存储，可以运用新技术将纸质材料转化为电子版，不仅便于长期存储，而且不需要占用很大的空间。

2.2 可实现档案资源共享

传统的档案信息调阅起来比较麻烦，在进行资料汇编时，现有档案信息不完善，有时需要出差到对应的部门查阅资料，需要开介绍信，電话预约时间，乘车等等，流程比较麻烦，查阅也有限制。在大数据环境中，大学档案信息可以实现资源共享。现在网络技术发达，互联网+时代的到来，高校档案信息可以在线共享，如果有关机构需要查阅相关信息，可以在线申请，审核通过后，直接在线查阅，方便快捷。

2.3 查阅方便

高校档案主要是纸质版形式的时候，要想查阅一份档案，需要工作人员亲自到现场翻阅相关书籍，或者去库房分类查阅，用肉眼查阅，然后标记，统计，记录，过程比较费力，效率不高，而大数据环境下档案信息资源的重组、编排，可以直接搜索查询，精准定位所需要的信息，可以在线直接标记、整理、组合，内容全面，精确度高。

2.4 可实现远程操控

比如已离校学生想要考取户口所在地的招教，需要毕业学校的政审表，而且要有相关单位盖章。然而很多学生的家离学校比较远，来回一趟比较费劲，要么返回母校打印，要么委托他人帮忙打印，然后邮寄过去，这样需要好几天的等待时间。然而在大数据环境下，可以实现高校档案信息化管理模式，通过Internet实现远程操作功能。比如该生通过联系辅导员，进入指定网页，输入自己的个人信息，远程搜索到需要打印的信息，可以在本地电脑直接下载带有公章的电子版，然后打印出纸质版本即可。不仅具有实效性，而且节省精力，免去文件盖章时，有关人员出差，无法及时办理的烦恼。

2.5 档案的价值决定

有效挖掘档案信息，实现科学管理档案，这是信息时代的必然选择。顺应时代潮流，利用大数据的优势，挖掘纸质版中有价值的档案信息，规范化管理，您不仅可以避免档案文件丢失，记录错误和难以发现的问题，还可以提高档案文件信息排序的效率。在传统的档案管理中，检查档案中的错误信息很困难，而且档案丢失也十分不安全。高校是培养人才的摇篮，高校的档案信息是它的核心资本，不科学的档案管理，很可能造成资源浪费。在大数据环境下，高校档案信息管理受到更多监督，需要更严格的管理。

3 有效挖掘高校档案信息的对策

大数据时代给高校档案管理带来发展机遇，但对于高校档案的管理也提出了更高的要求。充分利用它的优势，创新挖掘高校档案信息，体现档案资源的价值。

3.1 统一的信息处理平台

高校档案种类比较多，可以通过创建统一的信息处理平台，将各种数据库整合为统一的数据库，方便调阅。平台可以使用SPSS、Tableau、Spotfire等数据软件搭建的平台。这个系统把数据库中的数据进行归纳分类，方便检索相关信息。

3.2 纸质档案转换无纸化档案

目前很多高校档案的储存形式主要有两种，一种是纸质版的档案，另外一种是纸质版的档案与部分电子版档案共存。纸质版档案主要通过已有的纸介质文档来保存资料，电子版档案的存储形式相对全面，不止局限于文字/图片形式，还可以通过音频、视频等形式储存资料。利用大数据的优势，这种多样化的存储形式可以转化为同一种存储类型。这样有一个统一的数据库，查阅资料，保存档案，也就更加方便。

3.3 提高管理意识

在高校建设过程中，高校档案发挥着举足轻重的作用，高校领导应该加强管理意识，更新管理理念。档案管理人员不能只是年纪偏大，或与档案建设不相关人员，档案建设也需要新鲜血液。档案管理人员的选取一定要慎重，可以选择主修档案学的进行规划档案，计算机专业的进行软件信息处理，数学专业的进行数据分析分类，文学专业的进行文字编辑排版，只有多种人才组合，才能建设一支高质量的档案管理队伍。然后通过一定的奖惩机制，激励工作人员的干劲，使大家齐心协力，努力方向一致。其次档案管理的硬件设施也需提高。不能只是一个大大的储藏间，然后堆积一堆陈旧的档案。档案信息可能随时更新，应加强基础设施建设，随时更新数据库中的档案信息。

3.4 全方位创新

档案资源的创新应用及快速发展推动各行各业的进步，高校档案也在其中。随着大数据时代的到来，高校档案的发展不能止步不前，否则会被时代的车轮淘汰。高校档案应该着眼于了解用户的需求，灵活运用数据分析软件以及大数据方法，全方位创新管理高校档案。

3.5 提高安全意识

档案资源的价值对高校的发展起着不可忽略的重要作用。但在数据时代，由于庞大的数字信息鱼龙混杂，网络黑客的侵入，高校档案信息的安全受到严重的考验。如果没有建立健全科学的管理系统，很容易引起档案丢失、数据泄露、档案信息不准确等问题，甚至给高校的发展带来更严重的后果。因为档案问题涉及隐私，挖掘高校档案信息过程中，必须建立安全的防护系统，保护师生档案的隐私，规范存档，建档，有原则，有制度的调用高校档案信息。同时还需要加入报警系统防护，严格防范黑客的侵入，避免盗取用户信息，甚至在市场上倒卖的情况。

4 结语

在大数据时代浪潮的推动下，高校档案不能墨守成规，应以开放、包容的态度积极迎接挑战。虽然大数据给高校档案的发展带来各种考验，但是只要科学规划，合理建设，积极引导，采取有效措施发挥大数据优势，可以有效提高挖掘高校档案信息的工作质量，同时员工工作效率也会提升，进而推动高校的可持续发展。新媒体的发展也给高校档案带来巨大冲击，下一步研究新媒体形势下，高校档案的发展趋势。

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