李媛

摘 要 当今社会大环境下，电子档案是国企军工单位档案中的重要组成，在国企党政、人事及科研生产工作中有着举足轻重的作用，但由于制度、人才和技术这些因素的限制，国企军工单位电子档案归档工作中存在很多劣势，这极大影响了档案归档的条理性和时效性，本文主要论述了电子档案归档中存在的问题及改进措施，以此为国企军工单位电子档案管理工作人员提供一些建议。

关键词 国企;电子档案;归档

伴随着科技的迅猛发展，在信息化时代下，办公自动化程度持续提高，电子文档得益于其效率及方便，不可避免地成為存储多样化信息的有效载体。在此情况下，用户对档案的需求度变高，当前的文档归档管理工作缺乏切实可行的管理制度及方式，这极大影响了归档的完整性，因此如何突破这个瓶颈，这问题急需解决。

1电子文档归档中存在的问题

1.1 电子文档归档制度不完善

电子档案虽已经过了很长时间的推广和普及，但因国企军工单位信息化普及度差，加之与其相关的文件归档制度不完善，不健全。有很大一部分国企制度及管理办法无章可循，电子文档归档方面也是无制度或制度过于简化，缺少了必要的规范性和科学性，这会使得部门与部门之间随意且分散，极有可能会出现无意丢失。还有一部分国企单位电子文档归档的流程虽没制度化，但确在明确执行，由于缺少了制度作为有力保障，会导致责任主体不明确，各相关合作部门互相推责或踢皮球，要么归档太过于随意，要么纸质文档与电子文档不能同步，这极大制约着电子文档归档的准确性及查文的方便性。

1.2 电子文档收集归档保存难

信息技术手段的广泛应用不断地使工作效率加速提高，但与此同时也增加了电子文档收集整理的困难，主要是由下列原因造成的，一是单位各部门在业务办理过程中必然会导致极大数量电子文档的产出，这类文档在OA办公系统中会到处传递，即便有些遵守制度或工作仔细的人会按照要求自己留存，但仍然会出现大量的电子文档散落在各处，外加一些档案工作人员重视程度不高，归档意识有欠缺，所以要想实现及时高效地归档难上加难。二是国企科研单位各部门之间工作会出现重合，导致责权不明，这样会造成文档归档的责任不明确，踢皮球现象的产生，给电子文档的整理带来难题。三是出制度的个人及部门对于文档归档没有引起足够的重视，头脑里没有出了制度要及时归档这根弦，并且也不明确知道电子文档归档的要求及流程，这会造成电子文档归档的不规范及没有时效性。

1.3 网络安全对电子文档归档的可信度造成影响

纸质文档虽然传统，却可以表现文档的真实性和原创性，然而电子文档却与之不同，它由于载体是光盘或word文档及书生阅读软件，在保存及传输过程中很容易被修改或人为破坏，并且还能做到不留痕迹。与此相伴的，电子文档在读取及传输中由于网络或载体的不稳定，极易造成文件中信息的破坏，这样单位中电子文档的可信度会大打折扣。并且电子文件的原创性和真实性也就变得不好辨认，极大影响可信度。

1.4 由于大学课程对于档案归档没有设置一门专业的学科来保障

致使各单位从事电子文档归档人员都是由于岗位要求临时学习相关知识，造成缺少了文件管理认知水平。从业人员素质整体偏低。

2应对措施

2.1 完善归档制度，建立长效机制

电子档案是国企军工单位科研生产的有力保障，是整个科研全过程的真实写照，是调研各项任务的第一手资料。基于此，做好电子文档管理工作具有很大意义。凡事预则立，不预则废。如果想要很好地利用并管理电子文件资料，完善归档制度十分可行。完备的归档制度是国企电子档案实现规范化及科学化的有力保障。因此，要做精电子文档归档工作，国企军工单位一定要依照国家颁布的相关电子文档管理要求，并与本单位的各种环境及软硬件条件结合起来，根据实际建立起符合自身的文档归档制度。首先，依照制度规定，档案工作人员要随时利用信息化手段收集整理档案，在最大程度上保证电子文件的随时更新，很好地迎合文档查阅的需求。其次，要确立清晰的档案查阅审批流程，在符合自身实际的基础上，不断更新完备使用审批手续，无论是单位任何部门的任何人，有查阅科研电子文档的需求，严格按照流程获得部门主管领导的批准，这在很大程度上能阻止失泄密事件发生，有效地保障了电子文档归档的安全性。最后还要做好纸质文档与电子文档的互补作用，整合档案资源，进而在最大程度上促进国企军工科研文档管理的不断优化。

2.2 探索电子文档归档的方式

要想搞定电子文档整理收集的困难，国企军工单位需建立明晰的信息化档案管理体系，从而保证电子文档归档的制度化、体系化。第一，不能只是很简单的认为这是电子文档归档部门或文档产生部门的问题，电子文档工作是一项烦琐且覆盖面大的一项任务，这需要协调好两个部门的关系，这两者之间要定时沟通，随时检查，在最大程度上保证电子文档能完整真实有效的上传并保存。第二，档案馆要严格依照本单位制定的归档制度，将文件格式按照制度整齐划一后归档，这样可在最大程度上保障数据的及时性和可查阅性。第三，单位要优化电子文档保存环境，并每年拨发专项资金，指定相关人员进行维护，保障电子文档保存的安全性和持久性。

2.3 做好电子文档安全防范措施，排除隐患

一要结合本单位实际，把档案归档系统与OA办公软件结合，在最大程度上实现电子文档的归口管理，为电子文档的保存提供保障。二要将归档电子文档复制并备份储存于标准化磁介质上或移动硬盘，保证万无一失。三要保证电脑OA网络登录的安全性，要限制人员权限，仅规定特定的人员来处理，防止有人随意进入电脑并对原始文件造成破坏。四要严格控制档案馆的温湿度，保持适宜的温湿度，防止硬盘等载体变形，读不出来。

2.4 提升从业人员专业知识水平及素养

在国企档案管理中，由于工作方式的多样性，科研电子档案管理者一定要具备极强的工作素养，由此才能为电子档案管理人员进行有效指导。一要抓住机会支持档案工作人员参加单位及社会上的专业培训、信息系统培训及计算机培训。二要对缺乏管理意识的工作人员进行谈话提醒教育，使其从内心深处感知到文件归档的重要意义。三要引进人才管理，让专业人员运用更加专业的方式来管理单位的档案归档，更好地促进本单位档案归档工作的顺利进行。

3结束语

总而言之，在国企军工单位中，电子文档归档工作是当前一项任务重大的工作。因此，要从内心深处意识到文档归档的意义及重要性，竭尽全力做好文档归档工作，使企业更加健康有序地发展。