彭利

[摘 要] 作为国家和城市发展的重要战略资源，城建档案是再现历史和描绘未来的重要依据。社会的迅猛发展导致城建档案信息量迅速增加，所以借助计算机技术、通信传播技术和网络技术等推动城建档案管理信息化建设顺利开展是必然趋势。对此，文章主要阐述了城建档案信息化建设的必要性，并对加强城建档案管理信息化建设的有效策略进行了探讨，以期推动城建档案现代化的顺利实现。

[关键词] 城建档案；信息化建设；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 057

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）07- 0141- 02

0 前 言

现阶段，城市建设步伐的加快促进了城建档案管理工作量的加大。相应的，调用、处理和分析这些城市建设基本信息难度日益加大，这就需要更准确、全面的城市建设档案进行维护、管理、建设和规划。在信息化技术不断发展下，信息化技术快捷、准确、方便的特点逐渐被城建档案管理部门认可，促进了城建档案信息化管理的良好发展。

1 城建档案信息化建设的必要性

1.1 提高工作效率

构建一种信息化的档案管理模式，方便工作人员建立和查询档案。当前纸质档案的管理加重了管理人员的工作任务，造成他们承受了较大的工作压力，很容易发生错误[1]。在档案管理中应用计算机技术可以给予工作人员帮助，提高其工作效率，降低工作难度，同时也使档案储存的占地空间得到了节省。

1.2 使城建档案管理的服务更加全面

当前，在城建档案管理中，计算机技术的应用不断优化了档案管理的服务质量，同时也影响了档案机构中的人员设置，这在整体上对档案管理工作的操作效果和服务性能进行了完善。借助计算机技术的档案管理可以利用软件单独展开操作，有效整合资源。条理化储存档案信息可以为用户展开信息查询和操作提供方便。

1.3 操作效率较高

传统的城建档案管理需要在设备维护上投入诸多的经费和人力，是一项十分关键的支出成本；档案管理人员素质参差不齐，也在一定程度上影响了档案管理，同时一些城市的档案管理制度缺乏完善性，也会危害城建档案管理。计算机技术，可以使档案管理工作人力工作量得到显著减少，可以直观有效地促进档案管理和服务水平的提高，同时也使资源的高效配置得到优化，增强档案管理的系统性。

1.4 持续性更好

传统的城建档案储存和管理方式是在固定的地点存放纸质档案，只要发生水灾、火灾等意外事件，就会对档案带来不可预计的损失，档案的安全性、完整性难以得到保证。计算机信息化的档案管理方式是通过网络云技术的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类保存在计算机的服务器中，还可复制保存在异地，避免了因为灾害事件造成档案资料损失，使得档案的保存持续性更加稳定。

2 城建档案管理信息化建设的几大核心要素

2.1 基础设施建设

在城建档案信息化建设中基础设施是重要的物质保障，其充分体现了城建档案信息化程度，是城建档案信息化建设中不可缺少的重要组成部分，是对城建档案信息资源进行开发利用和应用信息技术的重要前提。在基础设施中档案信息网络发挥着极为重要的作用，其是档案资源共享、信息传输的重要手段，是计算机、通信、档案信息数据密切联系在一起后衍生的产物[2]。

2.2 档案信息资源建设

在国民经济和社会发展中城建档案信息占据着极为重要的位置，对其进行開发和利用是城建档案信息化以及城建档案信息化建设取得成效的重中之重[1]。对城建档案信息资源进行开发利用的程度直接体现了档案信息化水平的高低。首先，要运用相关技术充实和完善档案信息数据库，并和相关网络系统实现互联；其次，是数字化处理现有馆（室）藏档案，借助现代信息技术压缩处理并转化城建档案信息资源，使其变成数字信息。

2.3 标准规范建设

现阶段，计算机技术的应用越来越广泛，办公自动化的发展日益迅猛，网络的不断扩展和延伸，需要保证城建档案信息的安全、可靠和真实，就要把遵循和城建档案信息化建设相关的标准和规范建立起来。标准规范是城建档案信息化建设的关键，主要包括电子档案管理和电子文件归档，档案信息的资源标识、管理、交换、查询、存储、描述和使用等，要逐步建设成具有中国特色的信息化标准规范体系。

2.4 应用系统建设

应用系统是采集、加工、管理、处理、存贮、传递城建档案信息的各种应用软件，其从技术上保障了城建档案信息资源的开发利用和档案信息网络建设，和城建档案信息化建设的质量和速度息息相关，是城建档案信息化建设效益的集中体现。应用系统建设要和各单位办公自动化、局域网建设保持同步。

3 加强城建档案管理信息化建设策略

3.1 加强意识，确保档案数字信息化建设的顺利开展

城建档案人员要具备城建档案信息意识，档案管理工作的信息化，应是以人为中心的信息化，其最终要借助“人”来推动，同时其主要目的也是为了使“人”得到更好的发展，从而将档案事业的可持续发展实现，这就要求档案管理人员把正确的思想意识树立起来。城建档案人员的积极主动性直接影响着信息化建设能否得到顺利开展。城建档案人员具备了城建档案信息的意识，认识到城建档案信息化建设的重要性，才能更好树立较强的使命感和责任心，才可以积极主动地投入到城建档案信息化建设中，将信息化过程中的每一项工作做好，主动将城建档案信息融合和渗透展开思考，并同其社会信息一起发展。不断增强城建档案信息化意识，在城建档案信息化建设中可以发挥积极影响，为城建档案信息化建设提供有利条件，促进城建档案信息化技术水平的不断提升。

3.2 强化电子文件的采集工作，丰富城建档案管理信息化内容

在新形势下城建档案信息化建设中，其电子文件主要包括电子文件显示工具、电子文件承载工具、修改的电子计算机应用平台、电子文件详细内容[3]。其中，在构建城建档案电子信息化系统的时候，应不断加大采集和总结各类电子文件的力度，以确保城建档案从以往的纸质档案向数据化资料转变。同时，借助对城建档案电子应用系统进行全面维护，这对现代城建档案数据资料安全性的提高极为有利，以保证城建档案资料管理系统运行的健康性和稳定性，从而将城建档案的利用效率提高。除此之外，立足于现阶段城建档案信息化数据储存和查阅取材过程中存在的各种问题，需要确保城建档案电子文件的可理解性、可实用性和可存取性。对城建档案电子保存的标准化格式进行制定，保证城建档案信息的采集和总结可以和所制定的内容与标准相符，以便于城建档案资料和数据信息的资源共享全面实现，从根本上把现代城建档案电子资料的利用空间拓宽。就城建电子文件收集的内容，应该严格遵循国家制定的相关要求，对城建档案文件做好备份，有效避免城建档案信息化管理中发生误差，从而对城建档案的利用造成影响。

3.3 注重开放平台的搭建，保障档案信息的可靠性、安全性

资源建设是档案信息化的一大核心要素。怎样确保信息的安全性、可靠性和正确性十分重要，同时也和档案信息化利用率以及档案信息化建设的成败息息相关[3]。同时，需要在档案信息化最初阶段便把入选的范围以及成果基本要求确定好，制定并分步骤落实计划，把档案信息的鉴定工作做好，将应急措施制定出来，运用全方位的安全措施，保障档案信息化安全可靠。在借助局域网等提供信息服务过程中，档案信息化成功不仅可以使多样性的需求得到满足、功能齐全，把档案信息化数据库的开放性维护好，又需要运用防止病毒入侵和黑客攻击等安全措施保证档案信息免受损害，确保档案信息的长时间可持续利用。

3.4 加大投入力度，巩固基础

要想提升档案管理的信息化水平，必须在资金和人力方面加大投入力度，使信息化基础设施建设得到不断加强。第一，要针对档案信息化建设基础设施加大投入力度。将档案信息化资金列入各级财政预算之中，采用逐年投入的方法有效解决基础设施运维和建设问题。要采用自主解决、外包服务、合作开放等形式，确保档案信息化的创新性，通过各种渠道对信息化科研经费进行筹措。第二，要把档案信息化建设必需的软硬件基础设施配备齐全。以管理信息化的技术要求和实践要求为基础，立足于既和工作需要相符又节约成本的原则，为档案管理部门把专门的计算机和辅助设施配备好，如微缩设备、数码相机、移动硬盘、UPS电源、服务器、复印机、扫描仪、打印机、刻录机等，构建高效安全的档案局域网络，为确保档案信息化工作顺利开展和相关设施平稳安全运行创设有利条件。要第一时间对档案信息化管理软件进行开发和升级，确保其更加高效、顺畅和便捷。

3.5 以人才建设为支撑，强化城建档案管理的保障力度

档案管理工作水平的高低和档案价值的发挥息息相关，而管理人员的技术水平和业务素质是直接决定档案信息管理水平的高低[4]。现阶段，网络技术和计算机技术的发展速度越来越快，在此形势下，档案信息化需要培养一批对档案管理业务熟练，又懂计算机技术，具有数据库管理系统知识、网络知识的人才。城建档案部门打造一支高素质的档案队伍，是城建档案信息化的需要。从当前来说，应加大培养现有档案工作者信息化意识的力度，促进档案人员处理信息能力的提高，对信息资源管理理论和信息技术手段进行熟练运用，科学管理、有效开发利用档案信息资源。要将行之有效的培养计划制定出来，给予专、兼职档案人员鼓励，让其借助在职培训，对和档案信息化有关的计算机应用基础知识、现代水利管理技术知识、网络技术知识和外语知识等进行学习，促进档案工作者掌握和运用信息技术能力的提升，以和档案信息化的发展相适应。

4 结 语

总而言之，在当前的信息化形势下，城建档案大势所趋，也是新经济常态下必须履行好的重要职责。城建档案管理部门必须将管理理念转变、加强信息化建设，推动城建档案事业更好的发展。

主要参考文献

[1]戴彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案，2017（1）：25-26.

[2]叶李芳.数字化时代档案管理信息化建设途径探讨[J].城建档案，2017（3）：28-29.

[3]封云梅.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2017（2）：82-82.

[4]李静波.城市建设档案管理的困境与信息化改進策略[J].城建档案，2017（9）：65-66.