杨淮

摘要：随着国家经济水平的不断发展，以及当前发展新形势的要求，高校办公室的管理也迎来了新局面。这就要求高校制订出新的管理制度，提高管理水平，有效保障高校管理水平，维护高校的正常秩序，促进高校的良性健康发展。本文分析了高校办公室管理的现状和存在的问题，并提出了改进建议，旨在提高高校管理效率。

关键词：高校办公室   管理现状   改善措施

一、高校办公室管理的现状

随着经济水平和教育水平的不断提高，国家加大了对教育资金的投入力度，高校的办学规模也在持续扩大，二级院系逐步兴起，学生人数不断增加，这些都给高校办公室管理带来了巨大的挑战。不仅如此，随着科学技术水平的不断发展，高校办公室也逐渐使用信息化技术来管理教学工作，这对高校办公室的工作人员提出了更高的要求，他们只有熟练运用信息化技术，才能高效地完成管理工作。另外，国家教育体系的不断改革，高校办公室所承担的职能越来越多，办公室的工作也更加具有多样性，这些都给高校办公室的管理带来了巨大的挑战，工作人员只有认清现状，积极采取改善措施，才能更好地完成办公室工作。

二、高校辦公室管理的职能及作用

在高校教学工作中，办公室发挥着很大的作用，它可以保证教学工作的顺利进行，保障校园秩序的和谐稳定。高校办公室既是行政命令的执行者，又是与广大学生直接接触的部门。一方面，他们需要推行国家的命令政策，维持学校的正常秩序;另一方面，他们可以与学生直接进行对话，了解校园中的问题，保护学生的合法权益不受侵害。与此同时，高校办公室还承担了对外交流的功能，在与其他高等院校的交流中，办公室是重要的媒介，而且在与二级院系的沟通中，更加需要高校办公室进行合理有效的沟通，保证二级院系顺利地完成教学任务。

另外，高校办公室不仅要保证教学工作和科研任务的正常进行，还要保障后勤工作顺利进行。总而言之，在高校教学工作中，办公室扮演着服务者的角色。如服务国家、服务教师、服务学生，协调各方关系，提高高校的管理水平，保证校园生活的正常进行。

三、高校办公室管理存在的问题

1.对办公室的职能认知不清

随着高校教学的不断发展和教学水平的不断提高，现行的高校办公室管理制度已不能适应时代发展的需要。而在传统的高校办公室管理中，工作人员并不明确自身的管理职能，一旦在教学工作中出现了问题，也无法问责，从而降低了办公效率。另外，二级学院的创办，导致高校办公室的任务更加多样化。由于二级院系中的教学工作相对独立，这就需要二级院系办公室与本部办公室积极交流和沟通。传统的高校办公室管理主要是保证教学工作的顺利开展，并下发上级通知，为教师服务，并为学生答疑解惑。而现在，高校的办学模式和教育模式更加多样化，在日常生活中也更容易出现问题。如高校办公室对于一些信息化技术问题和教学新模式没有清晰的认识，这极大地影响了办公室服务教学、服务教师、服务学生的职能。

2.办公室管理落后

随着高校办学规模的不断扩大，使得办公室的职能更加多元化，且工作量也日益增加，这就造成了部分工作人员在工作中服务意识欠缺，不能及时有效地处理教师和学生的正常诉求，甚至会出现服务态度差等问题，严重影响了工作的正常开展，也极大地降低了工作效率。此外，办公室的日常工作较为烦琐和枯燥，导致工作人员只能机械地执行上级指令，不能把握主要精神，不能有效地处理学生反映的问题，也不能及时满足教师的合理要求，这对高校的正常发展极为不利。

3.办公室管理制度不健全

目前，高校办公室管理工作存在缺乏规范的制度、办事流程不规范等问题，所以高校办公室需要建立健全的管理制度。不仅如此，高校办公室工作具有枯燥乏味、重复性强等特点，导致工作人员在工作中缺乏积极性，不能按照规章制度来完成工作，严重降低了工作效率。这些问题如果不能得到及时解决，就会影响办事效率，从而影响高校教学工作的正常开展。

4.工作人员积极性不高

高校办公室的日常工作较为枯燥单一，工作人员的积极性不高，严重影响了办公室的职能，从而导致工作效率较低。另外，在日常管理中，高校办公室缺乏激励制度来激发工作人员的工作热情。由此可见，高校必须建立激励制度，让工作人员获得成就感和认同感，以调动工作热情，提高工作效率。

四、高校办公室管理的改善措施

1.高校提高对办公室管理的重视程度

二级院系办公室在高校扮演着协调和执行指令的重要作用，在高校的日常工作中，办公室是不可或缺的重要部门。当前，高校对于办公室的重视程度不够，导致办公室管理的发展滞后，无法发挥其最大的作用。因此，高校只有加强对办公室工作和管理的重视程度，才能充分发挥办公室管理在高校教学中的作用。同时，对于办公室的工作，领导也要适时视察，并对工作人员进行慰问和鼓励，增强工作人员的认同感，并在开学等办公室任务繁重的时候，给予办公室工作人员一定的福利，以便调动他们的工作积极性。

2.明确办公室职能

传统的高校办公室体制已不能适应教育发展的需要，所以在建立新的高校办公室体制时，首先就要明确办公室的职能。对于高校事务的管理方面，办公室应该多进行宏观调控，具体的执行可交由团支书等人员负责，让学生进行自我管理。同时，高校要积极与社会接轨，大力吸收外界资源，以便更好地为学校服务。另外，在与二级学院的交往沟通中，高校办公室更要明确自身的定位和职能，将教学工作和社会发展需要结合起来，让学生既可以更好地学习文化知识，又能顺应社会发展的需要。只有这样，才能让办公室为高校、教师和学生服务。

3.建立健全规范的管理制度

在日常管理过程中，高校办公室要建立健全的规章制度，加强对工作人员的管理，从而使他们更好地完成办公室工作。由于高校办公室的管理工作涉及范围广，服务对象较多，很容易出现杂乱无章的问题。因此，高校办公室必须建立完善的规章制度，使工作可以顺利进行，并在出现问题时进行追责，从而摆正工作人员的工作态度，调动工作人员的积极性。

参考文献：

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（作者单位：泉州幼儿师范高等专科学校）