王小萍

摘要：人事档案是学历职务、奖励处分等重要信息的载体，是将来企事业单位开展人事工作的重要依据，也是档案管理中尤为重要的部分。做好人事档案管理工作对企事业单位的管理有很大的帮助，目前我国的人事档案管理工作越来越完善，但还是存在一些问题需要我们解决。本文主要对当前人事档案管理工作中存在的问题以及相关解决对策进行了具体分析。

关键词：人事档案管理 存在问题 解决对策 信息化 电子管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）20-0209-02

目前我国人事档案管理普遍存在档案收集工作规范性差，管理人员管理意识薄弱、思想素质较低等问题，这些问题的存在严重影响了企事业单位开展人事管理工作和其他各项工作。由于目前管理人数的大量增加，做好人事档案管理工作变得更加重要，相关的档案工作人员需要对档案管理工作进行完善，找到问题并采取有效的方法将其解决，从而促进档案管理工作的顺利进行。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.存在很多不规范现象

一般来说，人事档案保存在人事档案室，但是现在很多高校档案室的环境没有达到配套“六防”设备的要求，这就很容易让人事档案材料受潮，使得材料字迹不清晰，影响档案材料的阅读。另外，一些单位为防止档案材料被虫蛀，常常在档案室放置很多的防虫药物，再加上档案室内空气不流通，使档案室的空气质量很不好。

人事档案材料还存在规范分类不合理的问题。虽然有的档案管理人员意识到了人事档案分类保存的重要性，但在实际工作中却没有很好地将这个问题落到实处，这就使得对人事档案的分类和查阅变得十分不方便。另外，一些新增的或者有变化的信息常常不能得到及时的修正。比如有的教师科研新成果、发表论文或者获得表彰时，这些信息往往不能及时写入档案，因为档案整理不会时常进行，这就导致一些信息有可能会被忽略而没有存档。

在计算机网络盛行的新时代，将人事档案信息存入计算机进行管理已经成为一个必然趋势。纸质档案存在不易保存的问题，既要注意防潮防虫，而且一旦破损或弄丢则必须重新收集和整理，给档案管理工作人员带来了很大的不便。另外，有些部门调用教师的纸质档案后不能及时归还，甚至损坏或者弄丢。在这种情况下，谁来负责等问题没有具体的说明或是解决方案。因此，想要将人事档案管理工作做得更好，就要规范档案工作，才能提高企事业单位的档案管理水平。

2.思想道德素质落后

由于现在大多是用计算机进行档案信息管理，所以这对管理者的知识掌握程度以及技能方面的要求更高。另外，人事档案管理人员的素质修养水平普遍不高，思想跟不上时代的发展，在对档案进行整理的过程中，不够重视。很多档案管理人员认为，对人事档案的整理和完善只是走个形式而已，并没有什么实际的用处，所以常会出现个人档案资料不全或者将档案乱放的现象，导致不能及时查找到需要的人事档案信息。对于管理工作不尽心，个人能力不足，档案管理工作自然不能顺利进行。

二、解决人事档案管理存在问题的对策

1.提高对人事档案管理的认识

针对档案管理人员对工作不尽心尽责的问题，我们需要从根本上提高工作人员对人事档案管理的认识。哲学上说主观意识决定客观事物发展，客观事物反作用完善主管意识。作为一名档案管理人员，首先要对人事档案管理工作有一个主观认识，人事档案管理工作将提升和完善机关单位的管理和发展工作。档案管理工作是机关单位建设的一项基础工作，档案管理人员需要不断地提升自己的思想意识，认真负责地做好档案管理工作。而作为档案管理工作的负责人，更要将对档案管理工作的指导和监督工作落到实处。

2.加强建设人事档案管理团队

人事档案涉及个人的安全信息，所以人事档案管理工作具有保密性，这就要求人事档案管理人员有较高的自身素质和管理水平。为了全面提高档案管理人员的综合素质以确保档案管理工作能够顺利进行，对管理人员的确定要经过层层严格的选拔。

在挑选档案管理人员的过程中，要选择做事认真严谨，责任心强，能吃苦耐劳的人，这是档案管理人员需要具备的必要条件。另外，对档案管理人员进行培训，提升工资人员的工作能力，让他们了解和掌握人事档案管理工作的要求以及最新的管理方法。特别是要熟练计算机的操作，目前大多是利用计算机网络技术提高对档案的管理水平。同时档案管理人员要树立正确的价值观，不断提高自身思想觉悟。

3.實施人事档案管理的信息化管理

随着时代的不断发展和变化，人事档案管理工作也需要不断进步和发展，才能适应时代的需求。21世纪是网络信息化的时代，互联网技术得到了广泛的使用，档案管理的工作也应该适应时代的发展运用信息化技术。由于人事档案的信息量不断增加，为了更好地（下转第208页）（上接第209页）存储档案以及方便工作人员对档案进行管理，高校可以建立电子档案信息管理系统。电子档案的管理相较纸质档案来说更便于管理。若需要提取档案，网络传输可以有效地提高信息传输效率，从而使工作效率大大提高。同时电子档案相比于纸质档案来说更不容易被破坏和丢失，工作人员可以更有效的对档案资料进行管理和保存，提高了人事档案的完整性。与此同时，为防止信息泄露，工作人员需要加大对人事档案的监督力度，不断维护电子档案管理系统，做好档案资料的保密工作。工作人员应该具备专业的计算机能力，在遇到与计算机相关的问题时能及时解决，在提高档案的存储效率的前提下，能确保档案的安全。

4.健全档案各项管理制度

想要提高人事档案的管理水平，还需要从实际工作入手，适应时代的发展去改善人事档案管理制度。人事档案管理的第一步就是及时做好档案的收集和整理工作，在工作时要认真谨慎，要保证收集的资料是完整以及真实的，在整理资料时要有明确的工作细则规范，以便以后对档案的调用更为方便快捷。为避免档案管理人员对工作不上心等问题，还可以制定相关的惩处规定。

在管理档案的转入和转出时进行登记，以方便将来查询和使用。如果有相关部门或人员需要借阅档案，必须提前提出申请并且持有单位的相关证明材料才能借阅档案资料，而且档案管理人员还要做好借出记录。同时在使用完档案资料以后，要及时归还档案，若存在不能及时归还或将档案毁坏或弄丢的情况，需要对借走档案资料的人实施必要的惩罚措施。另外，更不允许私自将档案信息外借或者复印和拍照，私自将档案信息泄露是一件非常严重的事情，必须对其进行严厉的批评和惩罚。最后，在整理检查档案的完整性之后应该对档案资料进行密封处理，借出档案归还之后，档案管理工作人员要再次进行密封，切实做好档案资料的保密工作，确保档案资料的安全性。

三、结语

在新时期社会经济水平不断提高的情况下，人事档案管理工作存在的一系列问题严重阻碍了档案管理工作的顺利开展，对单位工作的整体水平有直接的影响。事业单位要重视档案工作中存在的不足，不断改革和完善档案管理制度，让档案管理工作更加规范。同时不断提高档案管理人员的综合素质以及专业知识水平，提高档案管理工作人员对档案管理工作的认识，适应新时代发展的要求，掌握计算机的相关知识，积极使用现代化的管理方式来管理档案，提高工作效率，这是提高机关单位管理水平的重要途径。

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责任编辑：杨国栋