宋欢

【摘要】随着时代的发展与社会的进步，计算机及网络技术发展日趋繁荣，在这样的背景下，事业单位人事档案进行数字化管理是大势所趋。实践证明，人事档案管理的数字化有助于提高人事档案管理的效率与质量。本文在参阅大量相关研究文献资料的基础上，结合笔者在单位的实践工作经验，从事业单位人事档案管理数字化的可行性分析入手，阐述了提高人事档案管理数字化的策略。

【关键词】事业单位；人事档案管理；数字化；策略

随着科技的发展与社会的进步，计算机及网络技术已经成为人们工作与生活中必不可少的内容。在当前的互联网+时代，如何有效管理事业单位人事档案成为人们必须思考的问题。实践证明，利用计算机与互联网技术，改变传统人事档案管理为数字化管理，将会有效提高档案管理的效率与质量。

一、事业单位人事档案数字化管理的优势分析

1.缩短档案查询时间

通过扫描设备将纸质档案数字化后，能够有效摒除纸质档案的局限性，便于保管，并且可以扩大档案的利用范围。更为重要的是，数字化后的事业单位人事档案能够更容易的被检索与查询，从而缩短了查询的时间，提高资源利用的效率。

2.防止档案被篡改，提高档案的安全性

人事档案数字化后虽然提高了被篡改的风险，但是因为其可备份性的提高，可以实现多处异地档案存储，这样可以弥补数字化档案安全性不高的弊端。这样一来，保存在多地的人事档案无法被全部篡改，在审核时一旦发现可疑，就可以对档案原件进行检查，从而查找其中的问题。也就是说数字化后的人事档案管理效率大大提高，而档案数据被篡改的风险则有效降低。

3.人事档案的数字化可以实现数据共享，提高档案保存年限

相较于传统的纸质档案，数字化档案可以保存的时间更长，并且数据录入之后就能够反复利用。只要将人事档案数字化，数据就可以在档案管理部门内部共享，可谓一劳永逸。

4.便于事业单位选拔人才

对于事业单位来说，数字化的档案管理措施意味着更高效的人才选拔效率。用人单位可以通过档案管理快速地查询到所需人才的相关信息，判断与审核其是否具备能力胜任岗位。不仅如此，档案管理人员还可以实时将人才信息录入档案数据库中，便于对人员进行监督和管理。

二、加强事业单位人事档案数字化管理的策略

1.改革传统人事档案管理制度

众所周知，传统的人事档案管理制度已经不再适应时代的发展，为了确保事业单位人事档案管理与时俱进，就必须加快步伐对传统人事档案管理制度进行改革。这就要求相关人员在收集人事档案时，应该对要收集的数据信息有着充分的了解，在甄别档案真实性的同时还应该确保档案数据来源的可靠性，当然在档案收集时还应该将无用信息舍弃，确保人事档案数据的质量。不仅如此，当其他部门要调阅人事档案时，应该对其权限进行审查，避免人事档案内容的泄漏。

2.转变人事档案管理内容

为了保证人事档案数据内容的真实、有效，就必须尽快转变人事档案管理的内容，避免不法分子肆意篡改档案信息或者导致档案内容泄漏。为此，应该进一步提高档案管理人员的素质，提高其甄别能力，当发现档案存在问题时应及时上报。

3.提高人事档案信息资源的整合

这就要求人事档案管理部门能够推动人事档案的信息化建设，健全并完善人事档案信息管理系统，这样一来就能够实现人事档案信息资源的整合，实现多部门人事资源的共享，提高资源利用效率。具体措施主要有：1、事业单位应当加快信息化建设的步伐，从软件和硬件两个方面不断优化信息化基础。2、全面提升单位全体工作人员对信息化的认识，加强专业人才的引进以及信息技术培训工作，为新信息化发展奠定坚实的基础。

4.加大力度培养人事档案数字化管理的人才

人才是事业单位发展的根本，在人事档案管理工作中也同样如此。要想强化人事档案的数字化管理，就应该投入更大精力培养相应的数字化管理人才。一方面事业单位要做好宣传，改变工作人员的态度与意识，引导其认识到数字化管理的优点；另一方面也要采取多种措施进行培训，从而提高工作人员操作计算机、传真机、扫描仪、复印机等数字化设备的能力，并要着重提高管理人员利用计算机进行档案检索、查询、分析、提取与利用的能力。事业单位要多培养复合型人才，要确保管理人员既具备档案专业知识，也拥有数字化操作能力与管理能力。

结语：综上所述，事业单位人事档案管理的数字化是大势所趋，能够有效缩短人事档案查询的时间，确保人事档案的完整与安全，从而提高档案管理的效率，有效缩减成本。因此，事业单位人事档案管理部门应该重视档案的数字化，改变传统观念，不断培养数字化管理的人才，从而提高档案管理的数字化水平，推动人事档案管理工作的进一步发展。

【参考文献】

[1]李雪海.做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科学.2016（13）

[2]赵耀.事业单位人事档案管理工作的创新思考[J].决策与信息旬刊.2016（03）

[3]余明富.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略[J].经营管理者.2016（21）

[4]李琳.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].办公室业务.2016（13）