关于企业文书档案的管理及合理利用分析

2018-11-14■/

长江丛刊 2018年28期

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随着市场经济的不断深入发展，企业在市场中的竞争性也在不断提高。为了更加有效的提高自身的竞争力，必须从以往的经营经验中寻找方法，实现对发展策略与执行方法的优化。这一点，需着重强调文书档案的功能优势，通过管理策略与利用角度的完善，真正为企业的发展与竞争起到切实的借鉴与指导作用。

一、落实档案管理流程严谨性

档案管理的具体流程内容包括信息的采集、整理、保存、借阅与归档，是支撑其日常业务内容的基本工作。只有对日常工作内容的严谨化管理，才能更好的发挥出实际的实用价值，使其成为指导企业发展的重要信息资源。

首先，要强调档案管理工作的完整性。在进行档案管理的工作中，应当对企业所属的各个分公司、部门、岗位，甚至是相关的控股公司等一系列的经营管理资料全部列入管理信息当中，以此保证信息的全面与完整，更好的起到借鉴作用。同时，要对企业运行中的各个环节进行控制，在销售、融资、商标注册等信息上进行收集，有效的发挥此类信息的凭证作用，使文书档案的信息内容对企业进行去那面的覆盖。

其次，在进行档案工作的管理过程中，应当注重资料保存与借阅流程的完整性。这一点在纸质文书档案的管理上显得尤为重要，必须设置专人专岗，将借阅的权限进行有效的控制，在严格按照规定方法措施执行的过程中，减少档案内容的损毁与丢失，提高管理工作的有效性，以方便后续借阅活动的进行，为企业提供持续的信息动力。

二、增强档案管理信息化建设

在信息化不断发展的背景下，档案管理工作也必须适应时代的步伐，将网络技术以及计算机管理方法应用在具体的工作中。以此，可以有效的改善原有工作方法中的不足之处，使文书档案信息的管理工作更加高效化、便捷化。

首先，利用相应的计算机应用程序对档案资料进行管理，建立起整体的网络化系统，使得各项档案资料围绕管理工作形成系统[1]。其次，利用大数据技术对采集的资料内容进行高效的分析，使其展现出更具深层次的信息内容，更加科学的为企业发展提供服务。第三，通过互联网搭建档案平台，并对内部人员开放，以层级管理策略，使企业员工与领导可以不受时间与空间的限制，通过平台网络系统实现对档案信息内容进行查阅，以此增加文书档案信息的利用效率，更好的为企业提供服务。

另外，在企业搭建档案管理平台的过程中，还可以实现与区域范围内，相关行业、领域信息的交流与互动，并由此获得更大的资讯范围，最大限度的提升信息的共享与开发，在内部档案管理工作的基础上，通过网络信息互动的作用，为企业提供更加优势化的服务内容。

三、强调档案内容的知识属性

当前社会的发展以知识内容为依托，并明显表现出知识经济时代的特征，信息内容的深度决定了其具体的价值属性。档案管理工作作为企业提供基础性的信息处理，必须不断的适应时代发展的进程，从自身的工作内容开始，以外部环境为指导展开变革与优化，以此更好的发挥出服务企业发展的作用。

档案在企业发展进程中不仅是信息的保存，同时也提供着科技、教育、管理的具体内容，有着明显的影响力水平和辐射力效果，可以成为科学决策的主要依据，知识共享的实际载体，实现内部资源合理调动交流的重要引擎。所以，深入开发文书档案的知识性内容，可以实现企业生产、经营、管理上的高效化，也为其在市场竞争中构建起理想的内部结构。

在对知识属性进行升级的过程中，可以将其作为信息资源的独立部分与外部结合，从而开发出更符合市场需求的产品或服务内容，以此实现企业发展空间的扩大，实现档案管理的转型与进步。

四、深化信息资源开发与服务

企业的档案信息内容，是对整个发展进程的详细概述，不仅对经济活动的往来情况进行说明，同时也对其所在的背景环境进行描述。企业的管理者必须认识到档案管理工作的这一职能作用，并尽可能的优化服务措施。

首先，应当从思路上落实转变，以现代化的标准进行要求。建立起以生产经营为核心的档案管理、利用意识，并在日常的工作活动中，参与到企业经营与生产的一线，对各种规划策略与战略思路进行实际调查与分析，以此提高工作内容的规范性和针对性。

其次，要认识到对档案信息的二次处理并不是简单的统计与整理工作，必须结合实际生产与发展内容，对档案资料进行深层次的编撰，并由此挖掘出专业性的信息，结合企业运行中的具体材料进行合理的统计与整理，以满足企业在未来不同发展阶段中对于信息材料的实际需求[2]。同时，从长远的战略眼光来分析，应当对企业取得的科研成果、项目经营方法、设备使用技术等专项性的内容进行独立归档，以便更有效的发挥其服务作用。