董宁

摘 要：现阶段，随着社会的发展，建设工程的发展也越来越完善。档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，为档案利用者服务，是一项管理性、服务性和政治性的工作。企业为了实现长远的发展，多数会选择进行项目投资，而档案管理在项目投资中具有十分重要的作用，在为企业提供各项服务的同时，有利于推进投资项目的建设进度。本文从建设项目档案的重要性出发，分析建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性，并从多个层面探讨建设项目档案管理与项目管理同步实施的具体措施。

关键词：建设项目档案管理；项目管理；同步实施探讨

引言

工程建设项目档案主要用于记录工程在实际建设过程中的具体情况和工程管理的具体情况，对于工程建设项目来说十分重要和必要。随着社会经济的不断进步与发展，工程建设的规模也在不断扩大，对工程建设项目各方面的要求也在不断提高。因此必须提升工程建设项目档案管理水平，保证工程建设的顺利进行。

1同步管理的重要性

近年来，我国对建设项目档案的重视度逐渐提高，《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理，并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的，任何建设项目的档案验收工作没有通过的，采取一律否决制，该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面，建设项目档案可以为企业提供利用服务，尤其是在建设项目后期，建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大，少则几年，多则几十年甚至上百年，可想而知，在这漫长的时间段内，如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等，没有原始的档案信息作为参考依据，必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目，从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产，是一个漫长的动态过程，期间必然会产生大量的文件和材料，这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程，与项目管理形成一体，当建设项目在未来的使用过程中出现问题时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

2同步推进服务社会

项目档案与地方发展有着极大的关联性，也是为项目提供支撑，为地方发展服务，可以说是最特殊的档案之一，另一方面來说，近年地方发展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程领域建设的项目更是全面开花，在这些项目建设中，业主单位若能一手抓项目档案，一手抓项目管理，做到“两手抓”“两不误”，这更有利于经济社会事业的发展。故此，相关管理部门应加强业务培训和能力培养，建立健全管理规章和制度，在档案管理网络化的基础上，强化管理工作的渗透和监督，实现项目档案管理与项目管理的同步实施，发挥档案信息不可估量的价值和效用，服务经济社会发展。

3工程建设项目档案管理创新的建议

3.1管理模式创新，强化工程档案管理法制建设

可依据国家相关档案管理的法律法规要求，各地方、各机构借鉴和完善工程项目档案管理的法制建设，做到“有法可依、依法治档”，并将工程档案与工程外业质量进行同步管理，实行工程档案终身责任制。通过指导、培训进行大力宣传和学习教育工程档案法制建设的重要性，提高相关责任人员的责任意识和自觉性，同时能有效扭转“重建设，轻档案”的现状。

3.2组织管理创新，加强组织机构的建设和管理

首先要加强工程建设项目档案组织管理，与工程建设项目相关的单位要根据现实情况成立档案管理领导小组，并且要严格按照统一分级管理的原则开展档案管理工作。对各个单位、各个部门的档案管理职责进行细化落实，严格按照相关规范要求，以制度的形式对相应工作进行规范。其次，要建立健全的资料归档交底制度和会审制度，档案管理部门要与相关部门通力合作，成立资料审查小组。审查小组主要负责的工作就是对工程建设项目资料进行定期的检查和会审，以此保证项目档案的完整性与有效性。资料审查小组还要对工程建设项目中的重点文件和关键资料进行跟踪检查，防止出现纰漏影响工程建设项目档案整体管理，保证其管理质量。最后，工程建设项目档案管理人员要进一步加强工程现场的定期检查工作，参与到实际的施工中，这样能够对实际施工情况有一个全面的掌握，从而为档案管理工作提出针对性的指导，保证档案管理工作顺利落实。另外，在工程建设项目实际施工过程中存在一些特殊事项，在关于这些特殊事项的档案记录中，档案管理人员要与工程项目参建单位一起到施工现场进行实地勘察。最后根据实际情况做好档案记录，以此保证工程建设项目档案的准确性。

3.3技术创新，尽快规范档案数字化建设，引入现代信息技术进行工程建设项目档案管理

在传统的工程建设项目档案管理工作中，主要是由档案管理人员负责资料的收集、整理，档案管理人员的工作量巨大，而且在实际的工作中还出很多问题，影响档案的准确性与有效性。在计算机网络技术发达的今天，已经有大量项目的工程档案采用了计算机技术进行数据化管理，但由于目前的数字化建设缺乏有效的统一标准和行之有效的管理体制，造成数字化管理工作仍停留在纸质档案的数据化阶段，管理水平不尽人意。建议可将工程档案信息化写进工程合同中，并提供相关费用支持，使整个项目档案从工程伊始就建立一个庞大的信息化数据网络，各个环节通过信息技术手段实现档案的自动化归档和管理利用，逐渐实现工程建设大数据库，大大提升工作效率。另外，建立的工程建设项目档案数据库，不仅能够弥补防止传统档案储存容易损坏和丢失的缺陷，还能够提升工程建设项目档案管理的科学性与规范性，方便档案的查找和利用。并通过国家制定相关信息化标准，逐步实现工程档案无纸化档案，由现在的“双套制”过渡为“一套制”，大大减少纸张的使用，保护环境。

3.4工作程序创新，强化工程建设项目档案全过程管理

档案管理贯穿于工程建设项目的全过程，因此在档案管理创新中要进一步加强工程建设项目的全过程管理。具体应该做到以下几个方面的管理：1.在工程建设过程中，把建设工程档案工作纳入建设行政程序。并在开工前把档案人员和机构纳入工程施工报建程序。2.工程建设项目的初始阶段，要对工程档案机构人员进行技术交底，并且通过培训等方式不断提升些档案管理人员的工作水平。同时要建立统一的档案管理工作标准，让档案管理工作人员严格按照规范统一的工作标准开展工作，以此实现规范化管理。3.加强工程建设整改管理，在工程建设项目档案管理工作要对各种形式的指导和检查进行认真对待，如果在检查过程中发现问题，需要整改，那么档案管理工作需要在组卷之前将整改问题解决。另外，在实际组卷时要做好相应的审核工作，对归档的范围进行明确，同时要对组卷的顺序进行明确。

结语

综上所述，工程建设项目档案对于一个工程建设项目来说非常重要，是工程项目顺利实施的保障，同时也是提升工程建设项目管理水平的关键。工程建设项目档案管理工作涉及的内容十分复杂，工程建设项目档案单位形式也十分多样，有文件、图表以及影像等，所以想要做好工程建设项目档案管理工作有一定的难度。本文从四个方面重点研究分析了工程建设项目档案管理创新的建议和策略，希望通过以上研究分析能够有效创新其管理方式，提升其管理水平。

参考文献

[1]葛洪梅.建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].办公室业务，2014（4）：121.

[2]李苗.论建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].中国经贸，2017（15）.

[3]林龙霞.浅谈建设项目档案管理与项目管理的同步实施[J].经营管理者，2017（26）.

（作者单位：济南天下第一泉风景区管理中心）