李启红

摘 要：行政档案管理是一项非常重要的工作，在我国社会和经济不断发展的大背景下，行政档案管理面临着很大的挑战，如何做好新時期的行政档案管理工作是需要迫切解决的问题，应该采取有效的措施来实现行政档案管理的规范化和信息化，这就要求加强对目前行政档案管理中存在的各种问题进行细致分析，才能制定出更具针对性的行政档案管理新思路。

关键词：行政档案管理；问题；对策

行政事业单位要实现运行高效与科学的发展，其中行政档案管理工作就是其重要的工作之一。行政事业单位的档案管理和单位的资金利用、人才选拔、人才考核等是紧密联系的，直接服务于单位各项工作的落实与开展。由于我国高科技信息化的建设步伐不断加快，对面临重大挑战的行政单位传统的档案管理来说，在新形势下要急于解决的问题就是加强档案的管理并向规范化、信息化、科学化进行发展。

1 档案行政管理的特点

1.1 政治性

马克思认为，政府机关是经济上占统治地位的阶级为实现阶级使命而建立起来的组织；对于法律法规，则是国家机关将自身的统治阶级意志有效上升而形成的，以此使国家的统治职能得以实现。行政机关的使命就是要执行国家权力机关的意志，国家权力机关有非常强烈的阶级性，其中也包括行政机关。

1.2 执行性

国家权力机关进行机关活动的执行就是行政，行政的主要执行性主要表现在执行并完成决策任务。在我国，因为行政机关隶属于国家权力机关，也是国家权力机关当中的执行机关，所以实施行政管理活动时，一定要将国家权力机关与执行党的政策、方针以及路线作为绝对的工作前提。

1.3 权威性

权威的意思是指将一部分人的思想意识强加到另一部分人的思想上，而且还要以绝对的服从作为前提。国家作为阶级统治的工具，权威性是最强的。而行政管理活动基本都是以国家的名义执行，也在一定程度上会代表国家也将国家的强制力作为坚强的后盾，而被管理对象，都需要对工作人员以及行政机关所有的管理行为绝对服从。

2 行政档案管理存在的问题

2.1 管理方法比较混乱

新阶段很多企业都在行政档案管理工作中建立了管理规范制度和体系，并且也下发了相关的文件，但是由于各个阶层人员的变动非常大，人员岗位的调整非常频繁，给行政档案管理带来了一定的困难，一些部门甚至还会对相关的行政档案进行自行更换和管理，最终导致行政档案的管理非常混乱。行政档案管理工作是一项管理型和服务型的工作，档案管理并不是单独存在的，还和其他的管理系统之间有很强的联系，这也是导致档案管理混乱的一个重要原因。

2.2 行政档案管理工作不够专业

行政档案管理工作是一项非常重要的工作，因此对行政档案管理的专业性和业务性要求非常高，只有这样才能成功发挥出档案管理的作用和价值。但是从目前的情况来看，大部分企业在行政档案管理方面的工作不够专业，从事相关工作的人员并非专业的档案管理人员，在上岗之前没有做好系统的业务培训，而在实际的行政档案管理中，工作内容非常大，而管理人员缺乏专业知识和档案管理的责任感，缺乏档案管理的热情，所以在具体的行政档案管理工作中，将档案管理工作定位为相关资料的收集和保存，专业性不强。

2.3 对档案内容的鉴定不够严格

在行政档案管理中确保行政档案信息的真实性是一个基本要求，如果相关材料和文件记录的内容真实性没有保障，那么将会造成非常严重的后果。而从实际的情况来看，一些企业的人事部门人员在审查相关的资料时不够严格，甚至对一些工作人员提供的资料没有进行检查，行政档案中出现了很多问题，存在着严重的材料虚假现象，对员工的工作晋升和薪资影响非常大。由于行政档案管理工作中对相关内容的鉴定不够严格，直接影响了档案的使用，对相关的工作人员也有不利。

3 加强行政档案管理的对策分析

3.1 完善行政档案管理制度

要做好行政档案管理的工作，建立完善的行政档案管理制度是一个重要的内容。时代在不断发展，档案信息管理的要求也在不断变化，所以在时代不断发展的背景下，行政档案管理部门一定要不断完善档案管理的制度。要从档案管理的实际情况出发，结合目前存在的问题和工作的特点来深入分析，制定适应时代发展的档案管理制度，并在实践过程中不断完善和改进，建立相关的管理制度时，内容上要简单明了，让人们容易记住，并且要有非常强的实用性，在实际操作过程中可行，不会遇到各种困难和问题，真正发挥制度的作用，来规范档案管理人员的行为和工作。在建立档案管理制度时，要明确这个制度并不仅仅是针对档案管理的工作人员，还针对领导，避免档案管理的工作受到领导错误思想观念的影响。

3.2 利用现代科技来加强行政档案管理

行政档案管理工作要和时代接轨，就一定要加强档案管理的科技性，在网络技术不断发展的背景下，档案管理工作也应该实现信息化管理，充分利用高新科技来进行行政档案管理，形成完整的档案网络，配置条形码和扫描仪器等。可以充分利用云计算来实现行政档案的管理，通过扫描仪等设备将档案资料录入到计算机中，并且行政档案的形式也不必局限为传统的文字形式，除了文字之外，图形、影像资料等也可以保存起来，提高档案管理的效率和质量。在行政档案管理的过程中，一定要确保信息传递的及时性，就是在第一时间将相关的行政档案信息搜集起来，并且要确保信息的高质量传输。

3.3 加强档案管理的保密工作

在行政档案管理中做好档案管理的保密工作非常重要，档案保密工作可以从多个方面来实现。首先在建立档案库房时，一定要按照国家制定的要求和标准来建立，库房的选址不能随意，而是要选择利于保密工作的位置。例如不宜将一楼作为行政档案管理室。另外，对于档案库房一定要做好防盗工作，严禁不相干的人员进入，档案管理的办公室和库房不应该安排在一个房间，而是分开，库房只有相关的工作人员才能进入。加强对档案保管期限和保密期限的管理，在档案的保密期限之内，相关的资料和文件一定不能泄露。

3.4 提高管理人员的专业素质

因为档案的管理工作是一项机密性以及专业性非常强的工作，所以在一定程度上对档案的管理人员有很高的要求，每一位管理工作人员都必须要具备一定的专业素养及综合素质。如果想要将管理人员政治素质有效提高，就需要在管理工程中，严守机密，而且在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作安心与专注，以此提升工作的严谨度；不仅如此，为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其他学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训，提高档案管理工作人员自身综合素质。

4 结语

针对目前行政档案管理中出现的管理混乱、档案管理专业性不高、对档案内容的鉴定不够严格等问题，行政档案管理人员一定要加强重视，不断完善行政档案管理制度，严格按照规章制度来开展相关的工作，加强档案管理的保密工作，档案库房的选择要考究，将库房和办公室分开，同时利用现代科技来加强行政档案管理，实现行政档案管理的信息化和现代化。

参考文献

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