翟波英

摘 要：在互联网快速发展的背景下，信息化技术也注入到工程档案管理领域，为工程档案管理增添了新的管理理念和技术。如：计算机网络技术、多媒体通信技术等，这些全新的管理方法推动了工程档案管理的电子化、信息化建设进程，将“互联网”的理念植入到工程档案管理领域之中，可以极大地突显出工程档案的管理价值和效率，较好地抑制工程领域内存在的腐败现象，从而更好地提升工程档案的管理水平。

关键词：档案信息化；档案管理；重要性；优化措施

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面 ： 一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化 ； 二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 档案数字化建设与项目档案管理的关键性

2.1 工程档案数字化管理

有助于提升项目档案管理质量。当前，国家在项目档案管理上依旧存在许多问题，较为明显的就是管理能力不够。将数字化技术推行使用于项目档案管理，借助计算机、互联网和物联网、大数据以及云存储等科技不断提升总体性能，令工程档案管理迈向更为科学化、标准化、制度化的道路，把工程档案予以数字化处理不但有助于保存项目信息与数据，同时，还有助于对工程信息及资料加以开发与使用，拓宽项目档案管理范围。

2.2 工程档案数字化管理

有助于促进项目档案信息共享。因为国内工程档案数字化总体水平比较落后，所以工程档案信息建立、共享、共用尚未形成科学的运行制度。因此，加强项目档案数字化管理，尤其是经过开发全国统一的项目档案数字化管理软件，可以令工程档案信息更充满“开放性”，让项目档案的利用率与使用效益得到明显提高，尤其是经过对全国各级各种项目档案进行整理，可以转变以往的“纸质化”管理在检索、整理、研究、服务等层面的限制瓶颈，令项目档案在社会经济发展中发挥出最大化功能。

2.3 工程档案数字化管理有助于促进建设项目事业发展

工程档案属于我国建设项目事业各种资源的综合体，除纸质资源外，还有许多图像、音频、视频资源，一定要大力加强项目档案数字化管理，否则项目档案管理将会受到限制。尤其是可以对我国各种项目档案信息进行有效保存与处理，可以对我国建设项目发展状况、技术状况以及工艺状况等展开深入分析与研究，为今后我国工程事业的长远发展提供有利条件。

3 工程档案管理存在的问题

3.1 工程档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，对《档案法》知之甚少，加上基建工程队伍流动性大、人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员 ， 工程各参建部门缺乏相互沟通、各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。

3.2 管理力量薄弱，设施不齐全

许多单位没有设立基建档案管理部门，基建档案管理制度不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员和专门的档案工作场所，工程资料不能及时完好地整理归档，档案质量安全得不到保障，容易造成对全局性和局部性情况掌握不实、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。

3.3 不能适应信息化建设的需要

信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。目前工程档案管理仍停留在对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。

4 促进档案信息化建设的几点建议

4.1 增强对档案重要性的认识

树立全局意识，相关领导和各职能部门要高度重视、积极配合，通过档案利用实例，突出档案管理的重要性，充分调动档案人员工作的积极性和责任感，使广大基建工程参与者及档案资料利用者逐步认识到档案和档案工作的重要性。

4.2 健全基建档案规章制度

根据工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构、配备专职档案人员，并做好培训、宣传工作，明确各自管理职责、权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。

4.3 提高档案信息化管理水平

加强基础设施建设。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。提高档案管理工作者的业务素质。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。采用先进的技术防护手段。建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。注重质量 ， 突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能 ； 其次要突出特色 ， 根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。

4.4 营造良好的电子档案存放环境

4.4.1 保证电子档案的原始性。电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。档案的本质属性是原始记录性，纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，一旦被删改、复制或误改，内容很难被识别。

4.4.2 保证电子档案载体的物理安全。通常情况下电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须营造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。适当的温湿度可以避免电子档案载体膨胀变形、变脆老化。电子档案存放的载体应直立排放、避光、防尘、防变形，同时远离强磁场和有害气体。

4.4.3 对电子档案载体定期进行有效地检测与维护。应定期检测保存的電子档案载体，电子档案载体受到环境的不良影响，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。

4.4.4 做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件的可变性特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份 ： 一方面要建立多套备份 ， 一式两份或一式三份 ， 并分开保管 ， 以免电子档案载体意外损坏 ； 另一方面针对电子档案载体寿命短的特点 ， 最好每隔 3 年进行一次保护性复制。

5 结束语

综上所述，加强档案的数字化管理，加大数字化技术的利用，可以促进档案信息的有效管理及资源的整合应用，如此就促使数据信息获得更为稳定的存储，而且还有较大的应用价值。这对推动单位的发展及市场经济利益的增长、提升档案数据信息的搜索查找效率、加大档案信息使用率均有非常重要的作用。此外，管理工作应保证与时俱进，随着时代的发展，技术也将进一步改进，适应时代的发展，这样方可得到最佳效果。

参考文献

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[2]谭丽嘉.档案数字化建设中若干问题的研究[J].黑龙江科技信息 . 2017（2）.

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