杨柳

摘 要：外事侨务工作中所形成的各类档案，均是其自身历史记录与工作成果的见证，亦是今后事务处理的重要资料参考，具有较高的保存价值。因此，为了更好的保证档案资料的完整、安全以及应用，需要进一步创新档案归档的管理理念与管理手段。进而实现档案归档管理模式向着标准化、规范化方向发展。本文就档案归档与管理创新进行了相应的研究，以便更好地提升自身的档案管理工作。

关键词：档案归档；档案管理；管理创新；研究

档案归档主要是指，将具有一定利用价值的资料信息，以一种历史记录的形式进行保管的措施，是信息及资料的重要载体。因档案资料中蕴含着大量的信息资源，可以在今后的部门工作中进行利用与借鉴，所以档案的归档管理变得尤为关键。如何提升自身的管理方法，进一步优化管理手段，提高档案管理的工作效率以及延长档案的保存与使用寿命，是当前每一个档案管理者所面临的重要难题与挑战。

1 档案归档的概念

所谓归档文件主要是指立档单位在其职能活动中所形成的，办理完毕后应该作为文书档案保存的纸质文件材料【1】。档案归档即将归档文件以件为单位进行分类，排列，装订，并加盖归档章或编号之后编制归档文件目录，再到装盒上架的整个规范化流程。

2 档案归档的重要性

档案作为一种信息资源，已成为机关单位工作管理中不可或缺的一部分，具有重要的保存价值。档案不仅记录着机关单位的工作内容，发展轨迹，更能够为单位今后的发展提供基础性依据。尤其是在单位工作过程中遇到重大特殊事件或类似工作时能够提供有力的参考依据。档案还可以为单位提供辅助服务，在工作过程中涉及涉诉问题时当做证据加以佐证。因此，进一步加强对档案归档整理已是势在必行。而进一步提升自身档案归档管理能力，保证档案的完整性与真实性，在进一步增加单位历史底蕴的同时，更有利于单位科学、稳定的发展。

3 档案归档的基本程序与方法

3.1 编制分类目录

根据单位的工作性质、职权范围、工作规律以及分工情况，对下一年度可能产生的档案按照档案整理的原则，对归档档案的类别与条目进行拟定【2】。当下，比较常用的分类方法是根据档案的编制类别进行分类，一般分为按保管期限、按组织机构、按问题内容这三种类别。

3.2 档案归整

所谓档案归整，即档案处理人员需要在日常工作中，有计划地把单位一年中所形成的，应该进行归档的档案逐步整理起来。然后，根据上文所提到的档案分类方法把已经产生的档案材料，以“件”为单位进行收集与装订，并及时按照有关类目进行归整，以便保证所有档案能够顺序清晰、内容精确，进而保证年终档案归档工作的顺利完成。另外，通过对档案进行归整还可以起到检查的作用，以便及时发现档案中存在的问题并作出及时的纠正。

3.3 系统整理

在平时档案归整的基础上，还需对档案进行更为系统与科学的整理与编制目录，以方便档案的移交与管理。首先，需要对每个案盒内积累的档案进行认真检查，查看其档案是否齐全，归类是否合理，档案的保管期限是否一致，以及档案数量是否合适等。做到对案盒内的归档档案进行最后的确认。其次，需要对案盒内档案进行编号，并将档案编号以归档文件的排列顺序在每件档案的首页上端进行注明。且应保持案盒中所有档案的位置与顺序的一致性。 此外，还需对案盒各项内容进行填写，比如对案盒内文件的文号、文件题名、日期、页数和备注进行填写；对档案的缺损、移出、补充、销毁情况的记录以及其他需要进行备注的内容。 最后，便是进行档案归档处理，而在这一步骤中，需要对档案的归档范围进行整理。同时，需要做好对档案归档质量的把控，确保应归档的档案材料已经收集齐全、完整，并按照档案之间的联系与保存价值进行清晰、有序的整理。确保归档的案盒符合档案整理与归档的各项质量要求，完善档案保存的硬件设施。并且还需要编制一式双份的移交目录，确保交接双方经过清点案盒，进行签字确认，进一步明确责任【3】。而在归档时间方面，一般会在年底或者次年初进行档案归档，但对一些专门性的档案，为了便于日常查找和利用，也可根据实际情况对其归档时间进行合理的制定。

4 档案归档管理的创新措施

4.1 进一步提高档案的归档意识与利用效率

档案是单位发展的历史证明，亦为单位的发展指明了方向。单位应进一步加强对档案的利用与宣传，进一步加深对档案价值作用的理解，并对档案管理形成较为深刻的认识。另外，还应进一步加强对档案管理知识的学习，使其对档案鉴定、归档范围、价值作用有充分的认知，进而更好地完成档案归档工作【4】。例如，可以通过相关档案进行案例讲解与宣传，从而使人们意识到档案的重要性；或者通过对历史档案进行展览等活动，从而增进对单位历史与贡献的了解，充分利用档案来增强单位工作者的集体荣誉感。

4.2 进一步拓宽档案收集范围

除了传统的纸质档案外，还应进一步拓展对实物档案的收集范围。比如，某一时期所特有的、具有时代意义的用品，或是单位某一历史时期或特殊事件中产生的纪念物品等，均可以作为一种实物档案进行归档处理，以便使之成为辅助纸质档案的例证，进一步加深对该历史时期或事件的认知与理解。另一方面，档案的收集应不仅仅只局限于单位内部，还应进一步扩大收集范围。可将新闻媒体报道等社会舆论所产生的与单位相关的资料进行收集与整理，或对与本单位有所合作或串联的其他单位的相关资料进行整合。在充分丰富档案存储的同时，也使单位档案更加全面与完整。

4.3 进一步创新档案的管理手段

一直以来，机关单位大都遵循着人工管理的传统档案管理模式来进行档案管理，制约力档案管理水平的进一步提升以及档案利用程度的提高。因此，需要紧跟时代的步伐，创新档案管理手段。当前，随着各种高新技术的纷纷涌现，为档案管理提供了新的机遇。应加快将办公自动化系统与档案管理进行相结合，可以將档案库中的库藏条目进行录入，实现对馆藏档案的自动化检索，在便利档案归档存放与查找的同时，还可以便利相关工作人员对档案的调阅与使用，进一步提升档案管理的工作效率与服务质量，【5】使之更好的服务于单位的工作与发展，进而赋予档案新的生命与意义。

5 结语

档案归档做为档案管理的重要组成部分，对档案的完整性与安全性起着至关重要的作用。因此，要加强对档案归档的重视程度，进一步规范档案归档的操作流程，从而更好的实现单位档案的归档管理。在此基础上，还应进一步加强对档案管理的创新与应用，以更加便利、实用且完善的方法加强对档案的管理，来保存并延续单位的历史与工作成效。

参考文献

[1]王立国.浅谈档案归档问题与档案安全管理工作[J].东方企业文化，2013，（13）：60-60.

[2]胡桃.论如何做好档案归档管理工作[J].科学与财富，2017，（2）：21-21.DOI.

[3]麦小兰.档案归档范围与保管期限表编制中应注意的问题[J].城建档案，2016，（10）：100-101.DOI1.

[4]山长辉.浅谈档案归档问题与档案安全管理工作[J].时代报告（学术版），2011，（11）：208.

[5]贾珩.文书档案归档新规则的内容和方法[J].黑龙江史志，2015，（8）：56.DOI.